Sneller inzicht in uren dankzij slimme automatisering

Focus op moderne Microsoft-werkplekken

SCALE IT richt zich op managed services rondom Microsoft-omgevingen. De dienstverlening bestaat uit het beheer en ondersteunen van moderne werkplekken, volledig gebaseerd op Microsoft-technologie. Denk aan Microsoft 365, Azure en de bijbehorende cloudservices. Veel werkzaamheden verlopen op afstand, maar voor een aantal klanten zijn consultants ook 1 of meerdere dagen per week op locatie aanwezig. Juist daar ontstaat een belangrijke behoefte: grip op urenregistratie en inzicht in de daadwerkelijke inzet.

Wij werken veel met dienstverlening per gebruiker of device, maar ook met projecten en inzet op locatie.”

Weg van Excel

Binnen SCALE IT speelde efficiëntie al langer een belangrijke rol. Vanuit eerdere ervaringen binnen Be IT kende Daniël Yoobi al jaren. De positieve ervaringen vormden de aanleiding om de software ook binnen SCALE IT te introduceren. De overstap draaide niet alleen om uren registreren. Vooral snelheid en overzicht speelden een belangrijke rol. Met Excel ontstonden verschillende afhankelijkheden, zoals handmatige controles. Dat zorgde ervoor dat uren pas laat beschikbaar kwamen voor verwerking en opvolging.

Het voelde onlogisch dat urenregistratie nog zoveel tijd kostte. Zodra gegevens digitaal binnenkomen en direct doorstromen, ontstaat veel meer snelheid.”

Sneller inzicht leidt tot betere beslissingen

Voor Daniël vormt inzicht in uren de belangrijkste informatiebron. Niet vanuit HR-perspectief, maar vanuit commercieel oogpunt. Wanneer voor een klant bijvoorbeeld 100 uur dienstverlening is afgesproken en er slechts 60 uur geregistreerd staat, ontstaat direct een signaal.

Hoe sneller inzicht beschikbaar komt, hoe sneller actie volgt. Soms blijkt een registratie niet compleet. Soms speelt iets anders. Dat gesprek start veel eerder.”

Die snelheid levert meer op dan alleen overzicht. Ook commerciële kansen komen eerder in beeld. Zo bleek bijvoorbeeld dat voor een project oorspronkelijk 90 uur was begroot, terwijl uiteindelijk ruim 130 uur nodig bleek. Dankzij het snelle inzicht ontstond direct een gesprek met de klant over aanvullende ondersteuning.

Dat soort informatie helpt enorm. Wanneer blijkt dat een klant structureel meer inzet vraagt, ontstaat ruimte om op te schalen.”

Flexibel meegroeien met de organisatie

SCALE IT gebruikt verschillende modules binnen Yoobi, waaronder urenregistratie, planning, CRM-functionaliteiten, Extern Accorderen en koppelingen met andere systemen. Voor klanten waarbij medewerkers op locatie werken, speelt extern accorderen een belangrijke rol. Opdrachtgevers accorderen gewerkte uren digitaal, waarna de verdere verwerking snel verloopt. Daarnaast bestaat een koppeling met Exact voor de financiële verwerking.

De informatie staat sneller op de juiste plek. Daardoor ontstaat ook sneller inzicht in de cijfers.”

Voor Daniël draait moderne software vooral om het ondersteunen van groei en flexibiliteit. Niet alleen uitbreiding van dienstverlening, maar ook het eenvoudig aanpassen van bestaande afspraken. Wanneer een klant bijvoorbeeld teruggaat van twee dagen ondersteuning naar 1 dag per week, blijven processen overzichtelijk en gestructureerd verlopen.

Dat zie ik als een verzameling automatiseringsradertjes. Op zichzelf lijken het kleine onderdelen, maar samen ontstaat veel efficiëntie.”

Positieve feedback

Ook vanuit medewerkers blijven reacties beperkt, en volgens Daniël vormt dat juist een positief signaal. Tijdens de periode met Excel kwamen regelmatig opmerkingen voorbij over de werkwijze. Sinds de overstap naar Yoobi bleef het opvallend stil.

Geen nieuws betekent vaak goed nieuws. Het proces voelt logisch, snel en past beter bij deze tijd.”

Technologie hoort voorop te lopen

Als IT-organisatie vindt SCALE IT dat interne processen dezelfde moderne aanpak verdienen als de dienstverlening richting klanten. Slimmere processen, sneller inzicht en meer grip op inzet zorgen niet alleen voor meer efficiëntie, maar ondersteunen ook de groeiambities van de organisatie.

Voor ons draait het uiteindelijk om inzicht. Hoe eerder duidelijk wordt wat er gebeurt, hoe sneller de juiste beslissing volgt.”

Benieuwd wat Yoobi voor jouw organisatie kan betekenen?

‍Ontdek hoe je meer grip krijgt op projecten, uren, planning en facturatie. Vraag een demo aan en ervaar het zelf.