Beround groeit met Yoobi van basispakket naar volledige bedrijfsvoering

Van software testers naar volwaardig consultancybedrijf

Begonnen als consultancy bedrijf gespecialiseerd in software testing is Beround inmiddels getransformeerd naar een consultancy bedrijf waarin AI, softwaretesting, transformatie en mensgerichte verandering samenkomen. Ze opereren met de overtuiging dat technologie nooit los mag komen te staan van de mensen. Samenwerking en vertrouwen staan hierbij centraal.

Naast het begeleiden en uitvoeren van automatisch testen van software geeft het team van Beround ook trainingen op het gebied van AI, ondersteunen ze met AI-consultantsbedrijven in de adoptie van AI en bouwen ze aan AI-oplossingen die technisch sterk zijn en werken in de praktijk.

Uren registreren: laagdrempelig en soepel

Bij Beround registreert vrijwel iedereen de uren binnen Yoobi. Medewerkers ervaren dit als eenvoudig en kiezen daarbij overwegend voor de webversie boven de app. Het proces van registreren en afsluiten verloopt soepel, en er is nauwelijks een herinnering nodig om medewerkers op tijd hun uren in te laten vullen.   

Een teken dat het proces goed is ingericht en aansluit bij de dagelijkse routine. De projecten waarop uren zijn geregistreerd, worden vervolgens op week- of maandbasis intern of extern geaccordeerd.  

Het is voor iedereen duidelijk wat er verwacht wordt qua urenregistratie, het werkt simpel en snel." 

Extern accorderen: duidelijkheid als succesfactor

Ook het extern laten accorderen van uren door klanten loopt bij Beround opvallend soepel. Een belangrijke sleutel hierin is de sturende rol van Sander richting klanten: hij communiceert helder hoe het proces werkt, waarna klanten eenvoudig akkoord geven en het proces afgerond is. 

Doordat het extern accorderen laagdrempelig is ingericht - de externe accordeur ontvangt een e-mail om de uren goed te keuren - verloopt dit processnel en soepel. Dit blijkt uit opmerkingen van klanten die aangeven dat ze wensen dat meer leveranciers zo werken. Na het goedkeuren van de uren en eventuele onkosten gaat het facturatieproces van start. 

Factureren op meerdere manieren

Beround factureert op meerdere manieren, waarbij het grootste deel op basis van regie gebeurt. Er wordt gewerkt met een all-inclusief tarief, waardoor er geen losse kilometervergoedingen apart gefactureerd worden. De urenstaat wordt automatisch als onderbouwing meegestuurd bij de factuur, wat het proces transparant en efficiënt maakt. Daarnaast heeft Beround ook een aantal fixed price projecten lopen.

Facturatie via Peppol wordt eveneens gebruikt en verloopt eenvoudig en correct. Alles is gekoppeld met SnelStart, waardoor de facturatie direct doorloopt in de boekhouding. Beround verstuurt maandelijks hun facturen en dankzijde koppeling met SnelStart houdt de organisatie hier goed zicht op, zonder dat dit extra handmatig werk oplevert. 

Het factureren werkt op iedere manier in Yoobi, of we nu uren factureren, via Peppol of een vaste prijs, het werkt perfect." 

CRM: van klantinzicht tot gerichte marketing

Toen Beround met Yoobi wilde gaan factureren, was dat het moment om ook CRM Basis toe te voegen. Sindsdien is het CRM-gebruik flink uitgebreid.

Nadat we waren gestart werd het snel duidelijk dat ons pakket uitbreiden een slimme zet zou zijn, daarop hebben we uitgebreid met Facturatie en CRM."

Met CRM basis geeft Beround inzicht in waar een klant zich in het traject bevindt en wordt gebruikt om interacties vast te leggen via CRM-taken. Daarnaast wordt er ook gebruik gemaakt van CRM Verkopen voor volledig inzicht in de salespijplijn: in 1 oogopslag ziet Sander in het dashboard in welke fase prospects zich bevinden en hoeveel dagen zij daar al in zitten. Dat maakt sturen op de verkooppijplijn een stuk concreter.

De offertes maken ze eveneens moeiteloos op in het CRM-systeem. Een andere uitbreiding waar flink gebruikt van wordt gemaakt zijn de Vrije velden. Deze worden slim ingezet om events en trainingen die Beround organiseert te oormerken. Wanneer een relatie een training heeft gevolgd, gaat volgen, of interesse toont in een bepaald product of thema, wordt dit vastgelegd in de vrije velden. Op basis daarvan verstuurt Beround gerichte, persoonlijk e-mailings.

Voor de periodieke algemene nieuwsbrief maakt Beround gebruik van de MailChimp-koppeling, waarmee de 2 vormen van communicatie, persoonlijk en algemeen, elkaar mooi aanvullen.

Alle informatie staat op 1 plek, we kunnen nog meer uit het taakgedeelte halen, maar het CRM biedt een goede basis voor alles omtrent verkopen en inzicht hierin."

Een belangrijke succesfactor bij de inrichting van al deze modules: Beround had vooraf goed nagedacht over de gewenste werkwijze en had hier een duidelijke procesflow voor beschreven. Daardoor verliep de inrichting in Yoobi heel soepel.

Planning en API: inzicht via PowerBI

De planningsmodule gebruikt Beround om medewerkers bij klanten in te plannen. Viade API is deze planning gekoppeld aan een PowerBI-dashboard. Hierdoor ziet Sander direct waar eventuele gaten in de planning zitten, bijvoorbeeld wanneer een medewerker nog niet goed is ingepland.  

Vaak is dit puur administratief en weet hij precies welke projectmanager de medewerkers nog goed in moet plannen. Naast dat de planning naar het powerBI-dashboard wordt gestuurd, heeft Sander daar ook alle verkopen inzichtelijk. Ook wordt er gewerkt met een financieel dashboard waarin alle financiële informatie vanuit SnelStart wordt weergegeven. Doordat Yoobi gekoppeld is met SnelStart is het ook direct duidelijk als er facturen opstaan. Al gebeurt dit in de praktijk zelden.

Dankzij de API hebben we een volledig dashboard in PowerBI waarin we alle belangrijke informatie uit Yoobi in 1 duidelijk overzicht hebben." 

Weinig handwerk, hoge automatiseringsgraad

Doordat zoveel processen inmiddels in Yoobi zijn ondergebracht, van uren en facturatie tot CRM en planning, is er nog maar weinig handmatig werk nodig. Het handwerk dat overblijft, ontstaat vooral doordat sommige medewerkers zowel in het systeem van de klant als in Yoobi registreren. Dit levert af en toe kleine verschillen op in geregistreerde uren of verlof, die vervolgens handmatig worden gecorrigeerd. 

Yoobi groeit stap voor stap mee

Beround laat perfect zien hoe onze software stap voor stap meegroeit met je bedrijf. Beround ging in 5 jaar van een van een compact startpakket met uren, verlof, onkosten en planning, naar een volledig ingericht ecosysteem door de toevoeging van facturatie, uitgebreid CRM, inzicht en diverse koppelingen. Door heldere interne processen, goede voorbereiding bij de inrichting en een sturende aanpak richting klanten, weet Beround het maximale uit de modules te halen.

Meer weten ?

‍Benieuwd wat urenregistratie, facturatie en extern accorderen jouw organisatie brengt? Neem dan gerust contact met ons op via sales@yoobi.nl.