Hoe we R financials stuurt op data met Yoobi

Van accountancy naar in-business finance

we R financials werd in 2020 opgericht door 4 registeraccountants, waaronder oprichter en partner Chris Steenbeek. Na meer dan 15 jaar in de accountancy zagen zij een kans om finance op een andere manier in te vullen: dichter op de business, flexibeler en met meer focus op daadwerkelijke impact.

Op een gegeven moment zagen we veel mensen zagen die als zelfstandige werkten of gedetacheerd werden in verschillende finance rollen. Toen dachten we: dat gaan we zelf beter doen.”

we R financials voert opdrachten uit van debiteuren en crediteuren tot CFO-niveau, doorgaans voor een periode van 3 tot 6 maanden. Of het nu gaat om het wegwerken van een administratieve achterstand, het versterken van de financial control-functie of het tijdelijk overnemen van management

Elke woensdag werkt het team samen vanuit het kantoor op Stationsplein 32 in Utrecht (Creative Valley Utrecht CS). Kennis wordt gedeeld, casussen besproken, en professionals worden sterker.

Van Excel-uren naar geautomatiseerd proces

we R financials gelooft niet in finance als achterkamerfunctie. De professionals werken datagedreven en transparant bij opdrachtgevers. De stap naar Yoobi bracht daarin een grote verandering.  

Het hele proces is geautomatiseerd: van uren verantwoording, tot accorderen en facturatie. Dat levert veel efficiëntie en tijdwinst op."

Geen Excel-overzichten die ergens in de mailbox verdwijnen, maar gestructureerde processen die inzicht geven. Ook aan de opdrachtgever.

Gebruiksgemak en snelheid als belangrijkste eisen

Bij de selectie van nieuwe software lag de nadruk niet op complexiteit, maar juist op eenvoud en gebruiksgemak.

De eisen zaten met name in gebruikersgemak. Niet alleen voor ons, maar ook voor de eindgebruiker, de opdrachtgevers."

Omdat we R financials al werkte met een ander, groter CRM-systeem, was de behoefte duidelijk: een aanvullend systeem dat specifiek sterk is in urenregistratie en facturatie zonder overbodige complexiteit.

Snelle implementatie met directe samenwerking

De implementatie van Yoobi werd intern opgepakt door Chris zelf samen met de Executive Management Assistent Maxime en in samenwerking met Yoobi.

De samenwerking met Rutgher van Yoobi was echt heel prettig. Als accountant wil je dat alles in 1 keer goed staat ingericht in je systeem om in control te zijn."

Ook na de implementatie blijft de support laagdrempelig en snel bereikbaar voor het team.

Snelle maandafsluiting en grip op prestaties

1 van de belangrijkste voordelen voor we R financials is de snelheid waarmee inzicht ontstaat in de prestaties.

Sowieso dat we in de eerste week van de maand afsluiten. Dat is als accountant gewoon heerlijk. Dan weet je snel wat er gebeurd is en waar je op kan bijsturen"

De organisatie gebruikt de data uit Yoobi als basis voor verdere analyse en rapportages, maar vult die volledig aan met eigen inzichten. Chris maakt gebruik van de standaardrapporten in de software, maar stelt wel de managementrapportages wel op naar eigen inzicht.  

Ik gebruik de data uit Yoobi als basis en zet daar AI op in. Op vrijdag staat mijn managementrapportage klaar zoals ik die heb ingericht."

Elke maand wordt de dataset uit Yoobi geëxporteerd en automatisch verwerkt in een AI-omgeving, waarna managementrapportages worden gegenereerd.

Sturen op medewerkers en planning

Naast financiële sturing speelt ook HR-inzicht een belangrijke rol binnen de organisatie. Met name verlofregistratie en contracturen geven waardevolle inzichten in medewerkers en bezetting.

Je hebt de mogelijkheid om op medewerkersniveau te sturen. Niet alleen op uren, maar ook op verlof en planning. Wij vinden het belangrijk dat mensen genoeg vakantie nemen."

Door de combinatie van urenregistratie en verlofdata ontstaat een compleet beeld van het werk en de inzetbaarheid.”

Transparante samenwerking met opdrachtgevers

we R financials werkt met consultants die bij opdrachtgevers op locatie zitten. Extern accorderen door de opdrachtgevers speelt daarbij een belangrijke rol in transparantie en snelheid.

Afgelopen jaar hebben we geen enkele klacht gehad. Het is zo eenvoudig dat een kind de was kan doen. Het is nog nooit voorgekomen dat er verrassingen in urenregistraties van de consultants zitten."

Integratie met boekhouding en andere systemen

Facturatie wordt automatisch doorgeschoten naar Exact Online, terwijl de financiële administratie extern wordt uitgevoerd.

Ondanks dat we zelf accountants zijn, besteden we de boekhouding uit. Dat werkt gewoon prima."

Daarnaast gebruikt we R financials meerdere systemen naast elkaar, waarbij Yoobi fungeert als centrale schakel voor uren, facturatie en inzicht. Het is de basis van een geautomatiseerd en schaalbaar financieel proces.

Benieuwd wat Yoobi voor jouw organisatie kan betekenen?

‍Ontdek hoe je meer grip krijgt op projecten, uren, planning en facturatie. Vraag een demo aan en ervaar het zelf.