Be IT maakt grote automatiseringsslag met Yoobi

Intern meer digitaliseren

Meer efficiëntie en digitaal uren registreren en accorderen. Dat waren de geschetste hoofdthema's voor het automatiseren van processen binnen de organisatie. Be IT is een detachering- en projectorganisatie met ervaren cloud- en infrastructuur specialisten. Ze noemen zichzelf de ‘Verbinder tussen mens en IT'. Ze voorzien vele klanten van een sterkte IT-infrastructuur door het implementeren van onder andere Microsoft Azure en Microsoft 365. Intern werd er gewerkt met een eigen Excel-bestand voor het registreren en verwerken van uren. De zogenaamde urenbriefjes werden voorzien van een handtekening en om dat proces te versnellen is gekozen voor een digitale oplossing.  

Van implementatie naar inzicht

De implementatie van Yoobi was binnen een maand gerealiseerd en van uitstellen was geen sprake volgens Demi. Zij hebben de implementatie gefaseerd gedaan en telkens werden een groep medewerkers ingelicht en voorbereid op het gebruik van de software. De app werd vol enthousiasme ontvangen en wordt ook goed gebruikt voor onder meer de urenregistratie en indienen van verlof. De organisatie kijkt stapsgewijs naar meer modules ter uitbreiding van het huidige pakket en onderstreept de voordelen die zij ervaren na een jaar gebruik.

Een ander doel van Be IT was om met rapportages meer inzicht te krijgen en betere beslissingen te maken. Zoals een nauwkeurige forecasting en inzicht in de opbrengsten per klant en accountmanager. Beschikking hebben over actuele data die de bedrijfsvoering ondersteunt. Veel van de medewerkers werken een periode lang aan hetzelfde project. De urenverantwoording is daarom belangrijk voor zowel de klant als de werkgever.  

Yoobi kent de detacheringsbranche en daarmee ook de uitdagingen en doelstellingen. We zochten met name naar gebruiksvriendelijke software waar we snel mee konden starten.”

Soepele urenregistratie en extern accorderen

Van elke maand, naar elke week de uren indienen. Be IT heeft via de handleidingen de medewerkers voorbereid op de nieuwe manier van urenregistratie. Elke week wordt de controle gedaan of de gewerkte uren zijn ingevoerd. Medewerkers registeren de uren veelal snel en eenvoudig via de app, die volgens Demi intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Alle uren komen automatisch bij de juiste persoon terecht voor het accorderen. Ook Extern Accorderen is een onmisbare functionaliteit voor Be IT. Via een notificatie weet de toegewezen persoon meteen welke uren zijn binnengekomen. Dat kan een opdrachtgever, de klant of een externe projectmanager zijn.

We zijn een IT-bedrijf, en uren bijhouden in een Excel-bestand is niet meer van deze tijd. De modulaire software van Yoobi brengt meer efficiëntie met zich mee en we ervaren meer inzicht. Het is absoluut een aanbeveling voor andere detacheerders met medewerkers in het veld.”

Snelle facturatie met selfbilling

Be IT werkt met een factuurtemplate met eigen logo. Per project en per klant komen andere gegevens op de factuur die na een snelle controle bij de klant terechtkomt. De urenregistratie op projecten sluit naadloos aan op de facturatie. Dit biedt een enorme tijdwinst vertelt Demi; de organisatie verwerkt grotere hoeveelheden en door de automatisering is het proces minder foutgevoelig. Selfbilling is een uitbreiding die Be IT helpt met het versnellen en wordt ook wel reverse billing genoemd. Juist omdat er zoveel gewerkt wordt met zzp’ers en externe krachten. De eigen financiële afdeling stelt een correcte factuur op met alle gemaakte afspraken.  

Verlofaanvragen goed geregeld

Voorheen werd gewerkt met Nmbrs voor het aanvragen en accorderen van verlof. Inmiddels werkt de organisatie met Yoobi die handig koppelt met Nmbrs. Het proces is nauwkeuriger en minder foutgevoelig geworden. Intern keuren verschillende mensen het verlof goed. Zo doet Demi dat voor het team van accountmanagers en kijkt HR naar bijzonder verlof en studieverlof.  

Rapportages voor bijsturing

‍Naast de standaardrapporten maakt Be IT ook gebruik van de Inzichtmodule van Yoobi. Hiermee krijgen ze veel inzicht in de cijfers die in het systeem staan. Demi geeft aan dat ze de rapportages voorheen zelf deden; een tijdrovend en foutgevoelig proces. Elke maand worden rapportages gedraaid van de gewerkte uren (en wat er nog mist), de opbrengsten per klant en accountmanager. De rapportages worden afgestemd op de behoeften van de organisatie en daardoor ontstaat steeds meer inzicht. Dit helpt met het bijsturen en maken van beslissingen. Ook wordt wekelijks bekeken hoe Be IT optimaal gebruik kan maken van Yoobi en waar kansen voor verbetering liggen.