Incomme werkt al sinds 2013 met Yoobi en is nog steeds enthousiast

Incomme is specialist in HR- en salarissoftware, procesoptimalisatie en payroll. Vanuit een onafhankelijke adviesrol helpt de organisatie bedrijven, accountantskantoren en HR-adviesbureaus bij het digitaliseren en optimaliseren van HR- en salarisprocessen. Met diepgaande kennis van software, processen en wetgeving richt Incomme de complete employee journey slimmer en efficiënter in.

Uren: gedetailleerd en specificatiegericht

Bij Incomme registreert iedereen zijn uren, zowel medewerkers op kantoor als de consultants. Wat opvalt is de mate van detail: er wordt veel gebruik gemaakt van opmerkingen bij de urenregistratie om een splitsing per activiteit aan te brengen.  

Iedere klant is bij Incomme ingericht als een project, met daaronder de bijbehorende activiteiten. Een aantal collega’s die terugkerende projecten hebben werken vaak met de optie om een project vast te pinnen. Afhankelijk van de werkzaamheden maakt iedere afdeling gebruik van de functionaliteiten die het beste bij het eigen werkproces passen.  

Die opmerkingen zijn geen bijzaak: ze moeten goed worden ingevuld, omdat klanten deze specificaties terugzien op hun factuur. Mede daarom vult men de uren bij Incomme volledig in via de desktop, omdat deze werkwijze goed aansluit bij de uitgebreide specificaties die bij de urenregistratie worden vastgelegd.  

Naast de uren zelf worden er ook diverse aantallen bijgehouden, deels voor intern gebruik: gereden kilometers, het aantal uren consultancy en support, en het aantal verwerkte loonstroken.  

Omdat we met meerdere entiteiten in 1 omgeving werken, is een correcte interne doorbelasting belangrijk. Door aantallen in Yoobi bij te houden, kunnen we dit snel en nauwkeurig verwerken en voorkomen we onduidelijkheden en fouten."

Kortom, Yoobi is zo veelzijdig dat urenregistratie werkt op iedere afdeling en zich vormt naar het werkproces van de medewerkers. Ongeacht of je op een klein of groot aantal projecten registreert.

Verlof: tijd-voor-tijd en een jaarlijkse toekenning

Incomme maakt bij de verlofregistratie gebruik van tijd-voor-tijd: uren die op de timesheet worden geschreven bouwen een saldo op, dat vervolgens weer kan worden ingewisseld. Aan het einde van de maand dienen medewerkers de gewerkte overuren in als tijd-voor-tijd. Deze worden gecontroleerd en toegekend, dit gebeurt voornamelijk bij declarabele uren. Diederik voegt hieraan toe dat deze manier van overwerk registreren ideaal is en in de piekperiodes veel wordt gebruikt.  

Regulier verlof wordt eenmaal per jaar toegekend via een bulkmutatie. Kleine tussentijdse aanpassingen worden handmatig verwerkt, en inmiddels weet iedereen binnen de organisatie precies hoe het proces werkt. Dat is een verandering ten opzichte van vroeger: waar verlof vroeger rechtstreeks in de agenda werd gezet, verloopt de aanvraag nu gestructureerd via Yoobi. Medewerkers dienen hun verlof in, waarna het volgens een vast proces wordt beoordeeld en goedgekeurd.  

Facturatie: een complete oplossing voor alle soorten facturen

Incomme factureert zowel maandelijks als per kwartaal en verstuurt daarbij zowel abonnementsfacturen als regiefacturen. Zo worden er productfacturen gestuurd voor salarisstroken die verwerkt worden voor klanten van Incomme.  

Voor consultancyprojecten wordt vooraf een vaste prijs afgesproken, deze wordt als dusdanig gefactureerd. Diederik legt uit dat het in de praktijk vaak voorkomt dat er naast de vaste prijs ook nog meeruren worden gefactureerd.

De meeruren nemen we tegen een vaste uurprijs mee op dezelfde factuur. Dat is duidelijk voor onze klanten en houdt het overzichtelijk in ons eigen systeem."

Alle facturen worden opgesteld op basis van een aantal factuurregels, soms is het echter het geval dat een factuur uit meerdere orders wordt opgemaakt. Bij complexere facturen die uit meerdere orders bestaan, voert Incomme aanvullend een controle uit. Voor deze specifieke situatie wordt momenteel nog met een handmatige tussenstap gewerkt.  

Naast de facturatiemodule wordt er ook gekoppeld met het boekhoudsysteem, hierdoor is de betaalstatus altijd inzichtelijk.  

CRM: van offerte tot project, met ruimte voor groei

Incomme breidt het gebruik van CRM binnen de organisatie steeds verder uit en benut de functionaliteit inmiddels op verschillende plekken in het commerciële en administratieve proces.  

Zo zijn er automatische taken ingericht voor intern gebruik bij nieuwe klanten: zodra bijvoorbeeld een offerte wordt goedgekeurd, ontvangen collega's automatisch een mail met de vervolgacties die zij moeten uitvoeren. Is een offerte eenmaal ondertekend, dan wordt direct een project aangemaakt, waarna alleen nog de laatste details worden aangevuld.

De vrije velden worden ingezet om klanten te categoriseren op meerdere vlakken: het type klant, het label waaronder de klant valt (bijvoorbeeld Incomme of Incomme Zuidwest), de dienst die wordt afgenomen (zoals training of salarisstroken), en welke software de klant gebruikt. Deze indeling geeft Incomme waardevol inzicht in het klantenbestand.

Diederik maakt voor zijn werkzaamheden vooral gebruik van het relatiebeheer. Hij maakt selecties op segmenten en exporteert deze voor gebruik in de e-mailmarketing binnen het bedrijf.  

Inzicht: rapportages als dagelijks gereedschap

Hilde maakt intensief gebruik van de standaard rapportages om te signaleren waar zaken moeten worden bijgesteld — bijvoorbeeld wanneer er gewerkte uren zijn die nog niet aan een project zijn gekoppeld. Haar favoriete rapport is Medewerker Uren Details, en het belang van het systeem in haar dagelijks werk blijkt wel uit haar eigen woorden:

Als Yoobi niet werkt, kan ik niet werken."

Gevraagd naar een verbeterpunt, noemt Hilde de zoekfunctie: deze is naar haar mening wat beperkt. Ze adviseert collega's en nieuwe medewerkers dan ook altijd om vooral de grote zoekbalk te gebruiken.

Incomme laat zien hoe verschillende bedrijfsprocessen binnen 1 omgeving kunnen samenkomen. Van gespecificeerde urenregistratie en tijd-voor-tijd verlof tot geautomatiseerde CRM-taken bij nieuwe klanten: Incomme heeft in de loop der jaren een werkwijze opgebouwd waarin Yoobi een centrale, onmisbare rol speelt. Met nog ruimte om het CRM verder uit te bouwen, blijft de samenwerking — na meer dan 10 jaar — springlevend.