Datagedreven keuzes‍

Onprove optimaliseert productieprocessen in de voedingsmiddelenindustrie. Met een team van gedreven en ervaren specialisten zorgen ze voor een slimme inzet van data en techniek met een helder doel: duurzame verbetering in bedrijfsresultaat en prestaties. Met hun aanpak streven ze ernaar om hun opdrachtgevers in de toekomst maximaal efficiënt en flexibel werken. Zo dragen ze bij aan de ontwikkeling van de industrie en verminderen ze verspilling in elke vorm, voor bedrijven én het milieu.

De uitdaging: Een wirwar van losse systemen

Onprove specialiseert zich in het implementeren van software voor andere bedrijven, maar gek genoeg liep hun eigen bedrijfsvoering vast in een wirwar van losse systemen. Voor elk onderdeel gebruikten ze verschillende softwarepakketten of Excel, wat resulteerde in veel handmatig werk, fouten en een gebrek aan overzicht. Deze situatie werd al snel onhoudbaar.

We zijn een urenfabriek en implementeren zelf software voor klanten, dus we weten hoe belangrijk het is om het goed te doen, onze eigen processen waren echter allesbehalve gestroomlijnd."

Marc vond dat dit anders moest en ging op zoek naar de juiste oplossing. Via Google ging Onprove op zoek naar een alles-in-1 pakket. Na het bekijken van een aantal verschillende oplossingen, overtuigde Yoobi direct met de demo.

De presentatie was zo overtuigend dat we nergens anders meer naar hoefden te kijken"

Implementatie: Stap voor stap naar succes

Marc wist 1 ding zeker: alles staat of valt met een goede implementatie. Daarom nam hij Thijs aan, een afstudeerder die een jaar wilde werken. Hij kreeg de verantwoordelijkheid om alles goed uit te rollen. Het proces verliep gefaseerd en Thijs studeerde uiteindelijk zelfs af op de implementatie van Yoobi. Hij is daarna blijven plakken en zorgt nog steeds dagelijks voor optimale processen.

CRM als fundament

Het implementatietraject startte met het CRM-systeem. Onprove maakte een blauwdruk van hun processen, identificeerde pijnpunten en onderhield wekelijks contact met de Yoobi consultants. Ze importeerden gedeeltelijk data en voerden gedeeltelijk handmatig informatie in. Hoewel de basis snel stond, vergde het aanvullen van gegevens nog handmatig werk.

Na het CRM-basisdeel richtten ze het verkoopproces in. Het volledige traject van offerte tot verkoop gaat nu via Yoobi. Het rapportagedeel leverde direct waardevolle inzichten in de salesfunnel: wat loopt er, waar moet worden bijgestuurd?

Projecten gestandaardiseerd

Het projectbeheer vroeg meer aandacht. Verschillende medewerkers hanteerden verschillende werkwijzen voor mijlpalen, taken en opvolging. Marc benadrukt:

‍Automatiseren vereist standaardiseren, dus we gingen op zoek naar een uniforme werkwijze"

Deze fase had daarom meer voeten in de aarde. Ze besloten nieuwe projecten parallel te laten lopen: schaduwdraaien in Yoobi terwijl oude projecten nog in het oude systeem liepen. Medewerkers registreerden uren in beide systemen totdat de overgang compleet was.

Tijdens dit proces was het ook een cruciale stap om alle medewerkers correct in te voeren én Yoobi te koppelen met Nmbrs voor de salarisverwerking. Ook de verlofregistratie moest direct kloppen - geen ruimte voor fouten.

Planning geïntegreerd

Met alle medewerkers correct in het systeem werd het mogelijk om uren te plannen én te registreren op projecten. De planning kreeg hiermee een centrale plek in de bedrijfsvoering.

Toen dit allemaal stond implementeerden ze het facturatie- en selfbillinggedeelte, gekoppeld aan Snelstart.

Projectinkoop maakt plaatje compleet

Om op projectniveau volledig inzicht te krijgen, voegden ze als laatste ook de inkoop toe aan Yoobi. Inkooporders worden nu direct gekoppeld aan projecten voor budgetcontrole.

Dagelijkse impact: Transformatie in cijfers

De implementatie van Yoobi transformeerde de dagelijkse werkzaamheden van Onprove compleet. Alle processen zijn transparant geworden, van salesfunnel tot projectbudgetten. Ook worden er door de automatisering en standaardisatie minder fouten gemaakt en is er veel meer efficiëntie in alle processen gekomen.

Waar we vroeger een heel stuk meer tijd kwijt waren met factureren, hebben we dat nu in een uur gedaan."

Duidelijke uitleg zorgt voor goede registratie

Nieuwe medewerkers krijgen een onboarding programma dat alleen werkt als ze al in Yoobi staan - ze ontsnappen er dus niet aan. De training omvat urenregistratie en wordt nog eens doorgelopen door personeelszaken. Door het accorderingsproces zien managers direct wanneer uren niet geregistreerd zijn.

Medewerkers gebruiken wisselend de app (op locatie) en desktop (op kantoor), met positieve reacties op de mobiele app. Thijs controleert iedere maandag of alles netjes geregistreerd is op de juiste projecten. Zo houden ze altijd een vinger aan de pols en blijft alles van registratie tot factuur doorlopen.

Voordat Onprove het verlof regelde in Yoobi werd dit via een Excel bestand gedaan. Nu regelen ze alle types verlof via Yoobi: van vakantie-uren tot ouderschapsverlof.

Direct alles juist op de salarisstrook‍

Door de koppeling met Nmbrs staat alles van uren tot verlof direct goed op de salarisstroken. Hierbij zijn de geregistreerde uren de basis. Een aantal medewerkers heeft een 0-uren contract en door de koppeling worden deze uren direct doorgegeven aan Nmbrs. Zo is ook hier geen omkijken naar en is er altijd een kloppende salarisstrook. Ook geregistreerde onkosten worden met door de koppeling met Snelstart automatisch meegenomen.

Projectinkoop maakt het projectplaatje compleet

Na het aanmaken van het project en het bijbehorende budget worden de uren geregistreerd, het enige wat dan nog mist zijn de inkoopkosten voor projecten. Door ook te kiezen voor de module Projectinkoop maakt dit het plaatje compleet. Hiermee koppelt Onprove inkooporders direct aan projecten voor budgetinzicht.

Het belangrijkste is dat we alles van een project bij elkaar hebben, dus ook de inkoopkosten."

Facturatie op verschillende manieren

Onprove factureert op verschillende manieren: abonnementen, orders, uurtje-factuurtje. Soms op dezelfde factuur, soms gescheiden - per klant maken ze afspraken hoe ze het gefactureerd willen hebben.

Er is altijd inzicht in betaalde facturen en ook het herinneringsproces verloopt soepel via Yoobi.

Naast de Facturatiemodule maakt Onprove ook gebruik van Selfbilling omdat ze naast vast personeel ook met een aantal zzp’ers werken.

Door de ingehuurde zzp’ers wordt het goed ervaren want ze hebben er weinig werk aan. Ze accorderen zelf de uren, tarieven zijn afgesproken dus de factuur klopt altijd."

Volledig CRM zorgt voor soepele processen

Het CRM vormt de basis met offertes, vrije velden en documenten. Taakbeheer automatiseert veel processen en geeft inzicht in de werkzaamheden die gedaan moeten worden. Er wordt gewerkt met handmatige taken voor interne afstemming en er zijn veel automatische taken voor offertes, nabellen, projectaanmaak.

Het taakbeheer werkt erg goed, zodra een offerte is geaccordeerd wordt deze direct omgezet in een order en vervolgens in een project, hier hebben we geen handmatig werk meer aan”

Documenten zoals functioneringsgesprekken en werkinstructies worden via CRM beheerd en geaccordeerd door klanten.

API-module voor volledig inzicht

Via de API-module wordt diverse data direct naar het HTML-dashboard gekoppeld aan het intranet doorgestuurd. Hierdoor heeft Onprove altijd volledig inzicht in alle belangrijke cijfers.

Samenwerking met Yoobi

Uitermate tevreden, zo vat Onprove de samenwerking met Yoobi samen.

De opvolging is goed, snel en duidelijk. Ook als iets niet mogelijk is, wordt dit helder uitgelegd. Er zijn zelfs dingen waar wij wat van geleerd hebben voor onze eigen processen."

Resultaat: volledige transformatie van de bedrijfsvoering

Wat begon als een zoektocht naar meer overzicht, eindigde in een complete transformatie van de bedrijfsvoering. Onprove ging van een wirwar van losse systemen naar een geïntegreerde oplossing die tijd bespaart, fouten vermindert en volledige transparantie biedt.

Je moet het goed doen of niet doen”

‍