Declarabiliteit en productiviteit zijn twee verschillende dingen die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Urenregistratie is van belang voor beide, want je wilt je declarabele uren berekenen en weten. Iedereen loopt er wel eens tegenaan; minder productiviteit in je dag. Werkzaamheden die je normaal in een handomdraai doet kosten ineens dubbel zo veel tijd. Je to-do lijst wordt niet korter en je hebt geen inzicht in je declarabele uren berekenen. We duiken in deze materie en laten je zien waar precies de verschillen en overlappingen zitten.
Wat zijn declarabele uren?
Binnen de consultancy branche zijn gewerkte uren altijd onderverdeeld in declarabele en niet-declarabele uren. De niet-declarabele uren zijn bijvoorbeeld administratie of sales werkzaamheden. De declarabele uren zijn uren die direct koppelbaar zijn aan werkzaamheden die je voor een klant uitvoert. Dit zijn ook de uren die een klant op de factuur terugziet. Handige informatie voor het je declarabele uren berekenen én je productiviteit op een werkdag.
Productiviteit versus declarabiliteit
Productiviteit is het aantal gewerkte uren ten opzichte van je contracturen. Koffie halen voor je collega’s draagt bijvoorbeeld niet direct bij aan je productiviteit. Ook tellen interne werkzaamheden niet mee in je productiviteit. De wekelijkse team-meeting is tenslotte geen tijd die je spendeert aan werkzaamheden voor klanten. Een andere belangrijke factor hierin zijn vakantiedagen; die worden uitbetaald maar je bent niet productief. Werk je 40 uur in de week en 28 uur voor klanten? Dan heb je een productiviteit van 70%. Vervolgens kijk je hoeveel van die productieve uren je daadwerkelijk doorberekent aan je klant. Een gangbare KPI voor bedrijven is een declarabiliteit tussen de 70% en 80%. Dit betekent dat je van de 8 uur gemiddeld 6 uur spendeert aan klanten.
Declarabele uren berekenen doe je zo
Wanneer je de declarabele uren deelt door de productieve uren van een medewerker bereken je de declarabiliteit. En daarmee indirect ook de productiviteit. Het is dan belangrijk dat je inzicht krijgt in de werkzaamheden en gewerkte uren. De beste manier om dit te doen is door uren volledig te registreren met bijvoorbeeld urenregistratiesoftware. De productieve uren van een medewerker bereken je door verlofuren en feestdagen van de contracturen af te trekken.
Voorbeeldberekening van declarabele uren berekenen:
In dit voorbeeld wordt rekening gehouden met een 36-urige werkweek.
Totaal werkbare uren: 52 weken x 36 uur = 1872 uur
Wettelijke vakantie uren (4 weken) en feestdagen (7 dagen): 200 uur
Productiviteit in 2023: 1872 uur – 200 uur = 1672 uur (89,3% productieve uren)
Met deze voorbeeldberekening weet je dat er 1672 productieve uren per jaar beschikbaar zijn. De volgende stap is om te zorgen dat, afhankelijk van de KPI's van jouw bedrijf, de declarabiliteit inzichtelijk wordt. Wanneer je met urenregistratie software werkt, dan bereken je declarabiliteit door naar de geregistreerde uren te kijken: hoeveel uren van je productieve uren waren declarabel? Een productieve werknemer kan ook weinig declarabel zijn. Bijvoorbeeld wanneer er verkeerd is ingeschat hoeveel uren een project kost en je over budget gaat. Hierdoor worden de extra uren niet doorberekend.
Productiviteit en declarabiliteit: inzicht
Om inzicht te krijgen in productiviteit en declarabiliteit is urenregistratie van groot belang. Als je voor je projecten precies bijhoudt welke uren declarabel zijn en welke niet, dan maak je direct inzichtelijk of je als organisatie declarabel genoeg bent. En daarmee de productiviteit van medewerkers. Je meet je doelen met declarabele uren berekenen. Door de urenregistratie software van Yoobi krijg je direct inzicht in belangrijke cijfers. Zo biedt Yoobi standaardrapporten voor inzichten in projecten, medewerkers en budgetten. Met 1 druk op de knop zie je hoeveel uur een medewerker op een project heeft geregistreerd of welke activiteiten veel invloed hebben op je budget. Dit wordt gekoppeld aan handige notificaties waardoor je een seintje krijgt bij budgetoverschrijding. Zo zorg je voor inzicht en grip op al je projecten.
Verhoog de productiviteit
Naast dat een goede productiviteit belangrijk is voor de declarabiliteit, geeft het ook een goed gevoel wanneer je een productieve dag hebt gehad. Moeite met focussen? Word je steeds gebeld, gemaild of gestoord als je jouw focus hebt? Dan is het belangrijk om je productiviteit te verhogen. Dit kan vaak al met wat kleine aanpassingen zoals het instellen van focustijd in je agenda of door een kort ommetjes te maken. Of je nou thuis of op kantoor werkt, een fijne werkplek draagt ook bij aan de productiviteit. Ontdek meer tips om je productiviteit verhogen.
Nieuwsgierig?
Ben je benieuwd of Yoobi bij je past? Neem dan contact met ons op via sales@yoobi.nl. Onze experts staan voor je klaar om te kijken hoe onze software bijdraagt aan het verbeteren van jouw declarabiliteit en productiviteit.
