Declarabiliteit en productiviteit zijn twee verschillende dingen maar onlosmakelijk verbonden. Urenregistratie is van belang voor beide. Ontdek waarom.
Iedereen loopt er wel eens tegenaan: een minder productieve dag. Werkzaamheden die je normaal in een handomdraai doet kosten op zo’n dag ineens dubbel zo veel tijd. Je to-do-lijst krimpt niet en je ziet weinig vooruitgang.
Dit is natuurlijk supervervelend als je op basis van declarabele uren werkt. Dit geeft direct aan dat, ondanks dat er verschillen zijn, productiviteit en declarabiliteit onlosmakelijk verbonden zijn. Maar wat zijn die verschillen precies én hoe krijg je hier inzicht in?
Wat zijn declarabele uren?
Binnen de consultancy branche worden gewerkte uren eigenlijk altijd onderverdeeld in declarabele en niet-declarabele uren. De niet-declarabele uren zijn bijvoorbeeld administratie of sales werkzaamheden. De declarabele uren zijn uren die direct te koppelen zijn aan werkzaamheden die je voor een klant uitvoert. Dit zijn ook de uren die een klant op de factuur terugziet.
Het verschil tussen declarabiliteit en productiviteit
Productiviteit is het aantal gewerkte uren ten opzichte van je contracturen. Koffie halen voor je collega’s is heel waardevol, maar draagt niet direct bij aan je productiviteit (wel aan die van hun natuurlijk). Ook tellen interne werkzaamheden niet mee in je productiviteit. De wekelijkse team-meeting is tenslotte geen tijd die wordt besteed aan werkzaamheden voor klanten. Een andere belangrijke factor hierin zijn vakantiedagen. Deze worden wel betaald, maar je bent dan niet productief. Wanneer je 40 uur in de week werkt, waarvan bijvoorbeeld 28 uur voor klanten, dan heb je een productiviteit van 70%.
De volgende stap is bekijken hoeveel van die productieve uren je daadwerkelijk doorberekent aan je klant. Een gangbare KPI voor bedrijven is een declarabiliteit tussen de 70% en 80%. Dit houdt in dat van iedere volledige werkdag van 8 uur je gemiddeld 6 uur aan werkzaamheden voor een klant besteed.
Zo bereken je declarabiliteit en productiviteit
Wanneer je de declarabele uren deelt door de productieve uren van een medewerker bereken je de declarabiliteit. Het is dan ook erg belangrijk dat je inzicht krijgt in de werkzaamheden en gewerkte uren. De beste manier om dit te doen is door uren volledig te registreren met bijvoorbeeld urenregistratiesoftware.
De productieve uren van een medewerker bereken je door verlofuren en feestdagen van de contracturen af te trekken.
Voorbeeldberekening om je productiviteit voor 2023 te berekenen:
In dit voorbeeld wordt rekening gehouden met een 36-urige werkweekTotaal werkbare uren: 52 weken x 36 uur = 1872 uurWettelijke vakantieuren (4 weken) en feestdagen (7 dagen) : 200 uurProductiviteit in 2023: 1872 uur – 200 uur = 1672 uur (89,3% productieve uren)Wanneer je met urenregistratie software werkt, dan kan je declarabiliteit ook berekenen door naar de geregistreerde uren te kijken: hoeveel uren van je productieve uren waren declarabel? Een productieve werknemer kan ook weinig declarabel zijn. Bijvoorbeeld wanneer er verkeerd is ingeschat hoeveel uren een project kost waardoor je over budget gaat. Hierdoor kunnen de extra uren niet worden doorberekend.
Zo krijg je inzicht in mijn declarabiliteit en productiviteit
Om inzicht te krijgen in productiviteit en declarabiliteit is urenregistratie van groot belang. Als je voor je projecten precies bijhoudt welke uren declarabel zijn en welke niet, dan maak je direct inzichtelijk of je als organisatie declarabel genoeg bent. Mocht je hiervoor al doelen hebben gesteld dan zie je direct of je deze haalt.
Met de urenregistratie software van Yoobi krijg je direct, automatisch inzicht in belangrijke cijfers. Zo biedt Yoobi standaardrapporten voor inzichten in projecten, medewerkers en budgetten. Met 1 druk op de knop zie je hoeveel uur een medewerker op een project heeft geregistreerd of op welke activiteiten binnen een project je het budget dreigt te overschrijden. Dit wordt ook nog eens gekoppeld aan handige notificaties waardoor je een seintje krijgt wanneer budgetoverschrijding op de loer ligt. Zo zorg je voor inzicht en grip op al je projecten.
Verhoog de productiviteit
Naast dat een goede productiviteit belangrijk is voor de declarabiliteit, geeft het ook gewoon een enorm goed gevoel wanneer je een productieve dag hebt gehad. Moeite met focussen? Word je steeds gebeld/gemaild/gestoord als je net lekker in een flow zit? Dan is het belangrijk om je productiviteit te verhogen. Dit kan vaak al met wat kleine aanpassingen zoals het instellen van focustijd in je agenda of door een kort ommetjes in de buitenlucht te maken. Of je nou thuis of op kantoor werkt, een fijne werkplek draagt ook bij aan de productiviteit. Ontdek meer tips om je productiviteit verhogen.
Nieuwsgierig?
Ben je benieuwd of Yoobi bij je past? Neem dan contact met ons op via sales@yoobi.nl. Onze experts staan voor je klaar om te kijken hoe onze software bijdraagt aan het verbeteren van jouw declarabiliteit en productiviteit.
