Uren registreren, werkzaamheden controleren, facturen opstellen en gegevens verwerken in de boekhouding. Binnen een accountants- of administratiekantoor zijn dit terugkerende processen die veel tijd vragen. Zeker wanneer je klantenbestand groeit, neemt ook de hoeveelheid administratie toe. Door urenregistratie en facturatie met elkaar te verbinden, ontstaat een efficiënter proces. Medewerkers registreren hun gewerkte uren, deze gegevens geven inzicht in werkzaamheden en vormen direct de basis voor de facturatie. Zo werk je vanuit dezelfde gegevens en beperk je handmatige stappen. Maar hoe richt je zo’n proces goed in, en wat levert automatisering jouw accountantskantoor op?
Waarom is urenregistratie belangrijk voor een accountantskantoor?
Een goede urenregistratie geeft inzicht in hoeveel tijd medewerkers besteden aan klanten, werkzaamheden en projecten. Dat inzicht is belangrijk wanneer je factureert op basis van gewerkte uren, met vaste prijzen of abonnementen. Met een actuele urenregistratie zie je bijvoorbeeld hoeveel tijd een klant of opdracht vraagt. Je vergelijkt de bestede uren met gemaakte afspraken en krijgt meer inzicht in declarabiliteit en rendement.
Voor jouw kantoor levert dit waardevolle informatie op. Besteedt je team structureel meer tijd aan een klant dan vooraf ingeschat? Dan zie je dit terug in de geregistreerde uren. Die informatie helpt bij nacalculatie, nieuwe prijsafspraken en het bepalen van tarieven.
Hoe ga je efficiënt van urenregistratie naar facturatie?
Urenregistratie en facturatie zijn nauw met elkaar verbonden. Wanneer beide processen in losse systemen plaatsvinden, zijn vaak extra handelingen nodig. Gegevens moeten worden overgenomen, gecontroleerd en verwerkt voordat een factuur de deur uitgaat.
Met complete bedrijfssoftware verloopt dit proces een stuk overzichtelijker: medewerkers registreren hun uren direct op de juiste klant, activiteit of opdracht. De geregistreerde uren staan vervolgens klaar voor controle en verdere verwerking. Na goedkeuring vormen de uren de basis voor de factuur. Dubbele invoer van gegevens is verleden tijd
Binnen Yoobi zijn urenregistratie en facturatie onderdeel van hetzelfde systeem. Geregistreerde uren zijn gekoppeld aan de bijbehorende projecten en vormen zo de basis voor een duidelijke urenverantwoording en factuur.
Welke onderdelen van urenregistratie en facturatie automatiseer je?
Automatiseren betekent niet dat iedere stap zonder controle verloopt. Het draait vooral om het verminderen van repeterende handelingen en het slim laten samenwerken van processen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Uren registreren op klanten, projecten en activiteiten;
- Tarieven koppelen aan werkzaamheden;
- Uren indienen en accorderen;
- Facturen opstellen vanuit geregistreerde uren;
- Periodieke facturen aanmaken;
- Gegevens doorzetten naar gekoppelde boekhoudsoftware;
- Rapportages maken over bestede en declarabele uren.
Hoe werkt het automatiseringsproces bij vaste prijzen en abonnementen?
Niet ieder accountantskantoor factureert uitsluitend op basis van gewerkte uren. Steeds meer dienstverlening wordt aangeboden tegen een vaste prijs of in abonnementsvorm. Ook dan is urenregistratie onmisbaar.
Betaalt een klant iedere maand een vast bedrag voor administratieve en fiscale werkzaamheden, dan staat de factuur daarmee grotendeels vast. Toch wil je weten hoeveel tijd jouw medewerkers daadwerkelijk aan deze klant besteden.
De geregistreerde uren geven antwoord op die vraag. Zo vergelijk je de afgesproken abonnementsprijs met de werkelijke tijdsbesteding. Blijkt een opdracht structureel meer tijd te vragen dan verwacht? Dan heb je concrete informatie voor een evaluatie van de werkzaamheden en prijsafspraken.
Automatische periodieke facturatie neemt ondertussen een ander terugkerend proces uit handen. De combinatie van urenregistratie, abonnementen en facturatie geeft zo zowel operationeel als financieel inzicht.
Hoe helpt automatisering bij de groei van een accountantskantoor?
Meer klanten betekent meestal meer urenregistraties, facturen en administratieve handelingen. Wanneer deze processen grotendeels handmatig verlopen, groeit de administratieve belasting mee. Automatisering helpt om die groei beter op te vangen.
Een centraal systeem zorgt ervoor dat medewerkers volgens hetzelfde proces werken. Uren staan op 1 plek, facturen worden vanuit dezelfde gegevens opgebouwd en rapportages geven inzicht in de prestaties van de organisatie.
Daardoor draait automatisering niet alleen om tijd besparen. Je bouwt ook een schaalbaar administratief proces op. Dat wordt steeds belangrijker wanneer het aantal klanten, medewerkers of diensten groeit.
Welke inzichten levert een gekoppeld proces op?
Urenregistratie levert meer informatie op dan alleen een totaal aantal gewerkte uren. Door uren te koppelen aan klanten, activiteiten en projecten ontstaat een gegevensbron voor je bedrijfsvoering. Je krijgt bijvoorbeeld inzicht in:
- Bestede uren per klant;
- Declarabele en niet-declarabele uren;
- Tijdsbesteding per activiteit;
- Verschillen tussen begrote en werkelijke uren.
Daarmee verandert urenregistratie van een administratieve verplichting in stuurinformatie. Je ziet eerder waar werkzaamheden meer tijd vragen dan verwacht en gebruikt deze informatie bij toekomstige afspraken.
Hoe automatiseert EDR Advies & Accountancy urenregistratie en facturatie?
EDR Advies & Accountancy laat in de praktijk zien hoe urenregistratie, facturatie en inzicht elkaar versterken. Het accountantskantoor maakte in 2018 de overstap naar Yoobi. Door de groei van het kantoor ontstond behoefte aan meer automatisering en professionalisering van de interne processen.
Een correcte urenregistratie speelt daarin een belangrijke rol. De geregistreerde uren geven EDR inzicht in de tijd die medewerkers besteden aan werkzaamheden voor klanten. Vanuit deze registratie verloopt het proces richting facturatie.
EDR werkt daarbij met verschillende facturatiemethoden. Periodieke werkzaamheden worden per maand of kwartaal via abonnementen gefactureerd. Advieswerkzaamheden worden op basis van nacalculatie verwerkt.
De abonnementsfacturen worden automatisch aangemaakt en voor verzending gecontroleerd. Via de koppeling met Twinfield worden de relevante gegevens vervolgens verwerkt in de boekhouding.
Het kantoor gebruikt de geregistreerde gegevens daarnaast voor rapportages en analyses. Zo ondersteunt de informatie uit het systeem onder andere de nacalculatie en prijsbepaling van abonnementen.
Welke bedrijfssoftware past bij een accountantskantoor?
Bij het kiezen van bedrijfssoftware voor jouw kantoor is het belangrijk om verder te kijken dan urenregistratie of facturatie als losse functionaliteiten. Kijk vooral naar de processen die met elkaar verbonden zijn. Software die deze stappen samenbrengt, voorkomt losse informatiestromen en dubbel werk. Yoobi ondersteunt accountants- en administratiekantoren onder andere met urenregistratie, facturatie, CRM, verlofregistratie en rapportages.
Hoe start je met het automatiseren van urenregistratie en facturatie?
Begin bij het huidige proces: breng in kaart hoe medewerkers uren registreren, wie deze uren controleert en welke stappen nodig zijn voordat een factuur wordt verstuurd.
Kijk daarna vooral naar handelingen die regelmatig terugkomen. Door urenregistratie, facturatie en rapportage met elkaar te verbinden, ontstaat een proces waarin gegevens maar 1 keer worden vastgelegd en daarna op meerdere plekken waarde leveren.
Waarom urenregistratie koppelen aan facturatie?
Een koppeling tussen urenregistratie en facturatie voorkomt dubbel invoerwerk. Geregistreerde en goedgekeurde uren vormen direct de basis voor de factuur. Dat bespaart administratietijd en verkleint de kans op fouten.
Is urenregistratie ook nuttig bij vaste abonnementsprijzen?
Ja. Ook wanneer klanten een vast bedrag betalen, geeft urenregistratie inzicht in de werkelijke tijdsbesteding. Je gebruikt deze gegevens voor nacalculatie en om te beoordelen of de abonnementsprijs nog aansluit bij de werkzaamheden.
Welke processen automatiseer je binnen een accountantskantoor?
Denk aan urenregistratie, het accorderen van uren, periodieke facturatie, gegevensuitwisseling met boekhoudsoftware en rapportages. Welke onderdelen relevant zijn, hangt af van de werkwijze van jouw kantoor.
Wat levert automatisering van urenregistratie en facturatie op?
Je vermindert handmatige administratieve stappen, werkt vanuit dezelfde gegevens en krijgt meer inzicht in uren, klanten en werkzaamheden. Daardoor verloopt het proces van registratie naar factuur efficiënter.
Hoe gebruikt EDR Advies & Accountancy Yoobi?
EDR gebruikt Yoobi onder andere voor urenregistratie, facturatie, verlofregistratie en rapportages. Het kantoor factureert met abonnementen en op basis van nacalculatie. Automatisch aangemaakte abonnementsfacturen en de koppeling met Twinfield ondersteunen een efficiënter administratief proces.
Urenregistratie en facturatie automatiseren met Yoobi
Een goede urenregistratie vormt de basis voor inzicht en een efficiënt facturatieproces. Door beide processen binnen 1 systeem samen te brengen, werk je met actuele gegevens en verminder je terugkerende administratieve handelingen.
Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? Lees de klantcase van EDR Advies & Accountancy en ontdek hoe het accountantskantoor Yoobi inzet voor meer inzicht en efficiency.
