Hoe werkt urenregistratie bij detachering

Waarom is urenregistratie belangrijk in detachering?

Bij detachering werken jouw medewerkers of externe professionals op locatie bij een opdrachtgever. Hun uren vormen een belangrijk onderdeel van de afspraken tussen jouw organisatie en de klant.  

Je wilt precies weten welke uren bij welke klant en opdracht horen. Ook wil je voorkomen dat de financiële afdeling aan het einde van de maand verschillende Excel-bestanden, e-mails en urenbriefjes moet verzamelen voordat de facturatie start. Uren leveren waardevolle informatie over je bedrijfsvoering. Een goede urenregistratie vormt daarmee de basis voor controle, facturatie en inzicht.

Hoe werkt urenregistratie bij een detacheringsbureau?

Het principe is eenvoudig: een medewerker registreert gewerkte uren op de juiste klant, het juiste project en de juiste activiteit. Richt daarom eerst je projecten en afspraken goed in. Denk aan de medewerkers die op een project werken, activiteiten waarop zij tijd registreren en de bijbehorende tarieven.  

Vervolgens registreert de medewerker gedurende de week de gewerkte uren. Dat gebeurt bijvoorbeeld via desktop of een mobiele app. Na registratie volgt controle. Afhankelijk van je werkwijze accordeert een interne manager de uren of stuur je deze naar de opdrachtgever voor externe goedkeuring. Zijn de uren akkoord? Dan staat betrouwbare informatie klaar voor de volgende stap, zoals facturatie of selfbilling.

Waarom werkt Excel minder goed bij groei?

Voor een klein aantal medewerkers lijkt Excel een prima oplossing: je maakt een urenstaat, medewerkers vullen deze in en iemand verzamelt aan het einde van de periode alle bestanden. Bij groei wordt deze werkwijze snel arbeidsintensief.

Stel dat je 50 professionals detacheert. Iedere medewerker registreert wekelijks uren. Dat betekent iedere maand honderden registraties die op tijd binnen moeten zijn, bij de juiste klant moeten horen en soms ook door verschillende opdrachtgevers worden goedgekeurd. Dan wil je niet handmatig controleren wie zijn uren nog niet heeft ingeleverd, maar direct zien wat compleet is en waar actie nodig is.

Hoe registreer je uren als medewerkers bij klanten werken?

Een consultant die de hele week bij een klant werkt, wil niet eerst terug naar kantoor om zijn urenadministratie af te ronden. Mobiele urenregistratie speelt daarom een belangrijke rol bij detachering. Medewerkers registreren hun uren op het moment en de plek die bij hun werkdag passen. Bijvoorbeeld direct na een werkdag bij de opdrachtgever of aan het einde van de week. Met de Yoobi App registreren medewerkers uren via hun smartphone. Op kantoor werken zij ook via desktop.

Hoe werkt extern accorderen van uren?

Bij detachering wil de opdrachtgever vaak bevestigen dat de geregistreerde uren kloppen. De professional registreert de uren op een klantproject en vervolgens ontvangt de verantwoordelijke persoon bij de opdrachtgever deze uren ter goedkeuring.  
Daarmee ontstaat een duidelijke urenverantwoording voordat de facturatie start. Jouw organisatie heeft bevestiging dat de klant de uren heeft goedgekeurd, en de opdrachtgever houdt controle over de uren die aan de opdracht worden toegerekend.

Wie geef akkoord op de uren bij detacheren?

Bij de ene klant is een projectmanager verantwoordelijk voor de goedkeuring. Bij een andere organisatie ligt deze taak bij een teamleider of andere contactpersoon. Daarom wil je per situatie vastleggen wie de uren moet beoordelen. Goede urenregistratiesoftware ondersteunt deze verschillen zonder dat de administratie iedere week handmatig hoeft uit te zoeken waar een urenstaat naartoe moet. De geregistreerde uren volgen het afgesproken accorderingsproces. Zo weet je wie verantwoordelijk is en welke uren nog wachten op goedkeuring.

Wat doe je als medewerkers hun uren vergeten?

Iedere organisatie met urenregistratie kent het probleem: ontbrekende uren. Wanneer je uren pas aan het einde van de maand verzamelt, ontdek je ontbrekende registraties mogelijk pas wanneer er gefactureerd moet worden. Met actuele urenregistratie volg je dit gedurende de periode. Managers zien welke uren ontbreken en grijpen eerder in. Maak daarnaast duidelijke afspraken met medewerkers, bijvoorbeeld dat alle uren uiterlijk aan het einde van iedere week geregistreerd moeten zijn. Zo wordt urenregistratie onderdeel van de normale werkweek in plaats van een administratieve inhaalslag aan het einde van de maand.

Hoe ga je van goedgekeurde uren naar een factuur?

Hier begint urenregistratie financieel interessant te worden. Als geregistreerde uren losstaan van je facturatiesysteem, moet iemand de gegevens alsnog verzamelen en verwerken. Daarmee voeg je opnieuw handmatig werk toe. Door urenregistratie en facturatie te verbinden, gebruik je goedgekeurde uren verder in hetzelfde proces. De medewerker registreert de uren, de verantwoordelijke persoon accordeert ze, en daarna staan de gegevens klaar voor facturatie volgens de gemaakte afspraken en tarieven.

Voor een detacheringsbureau met veel professionals en klanten telt die tijdwinst snel op. Iedere handmatige stap die je per urenstaat verwijdert, vermenigvuldigt zich namelijk over alle medewerkers, weken en facturen.

Hoe pakte Be IT de urenregistratie aan?

Be IT weet uit ervaring hoeveel verschil een goed ingericht urenproces maakt. De organisatie detacheert IT-professionals en werkte voorheen met Excel en ondertekende urenbriefjes. Uren werden maandelijks verzameld, wat veel handmatig werk opleverde. Met Yoobi stapte Be IT over op digitale urenregistratie.

Medewerkers registreren hun uren inmiddels wekelijks. Veel medewerkers gebruiken daarvoor de Yoobi App, wat goed aansluit bij professionals die op locatie bij opdrachtgevers werken. Na registratie gaan de uren door naar de juiste persoon voor accordering. Dat is bijvoorbeeld de opdrachtgever, klant of externe projectmanager. Ze zoem welke uren wel en niet geregistreerd zijn. Dat geeft de organisatie gedurende de periode grip op de volledigheid van de administratie.

Welke rol speelt urenregistratie bij selfbilling?

Detachering draait niet altijd uitsluitend om medewerkers in loondienst. Veel organisaties werken ook met zzp'ers en andere externe professionals. Be IT gebruikt hiervoor onder andere selfbilling. De financiële afdeling stelt daarbij de factuur op voor de externe professional op basis van de afgesproken tarieven en goedgekeurde uren. De externe professional hoeft niet zelf een factuur op te stellen aan de hand van een urenstaat. De afspraken en geregistreerde uren vormen de basis.

Wat levert digitale urenregistratie jouw detacheringsbureau op?

Medewerkers registreren hun uren sneller, managers zien eerder wanneer registraties ontbreken, opdrachtgevers accorderen uren digitaal en de administratie werkt verder met goedgekeurde gegevens en dezelfde registratie levert informatie op voor rapportages. Urenregistratie wordt zo een onderdeel van je bedrijfsvoering in plaats van een verplicht klusje aan het einde van de maand.

Van urenbriefje naar een soepel urenproces

Be IT ging van maandelijkse Excel-bestanden en ondertekende urenbriefjes naar wekelijkse digitale urenregistratie en extern accorderen. Daarmee kreeg de organisatie meer grip op geregistreerde en ontbrekende uren en ontstond een betere basis voor de processen die daarna volgen.

Werk je binnen jouw detacheringsbureau nog met losse urenstaten, Excel of handmatige goedkeuring? Dan is het interessant om niet alleen naar de urenregistratie zelf te kijken. Bekijk het volledige proces vanaf het moment waarop een professional zijn uren werkt tot het moment waarop deze uren op een factuur terechtkomen.

Lees de klantcase van Be IT en zie hoe de organisatie Yoobi inzet voor urenregistratie, externe accordering, facturatie, selfbilling en inzicht.