Of je nu een zzp’er bent met een handvol bonnetjes per maand, of een groeiend bedrijf met meerdere medewerkers, de onkostenregistratie is onderdeel van je administratie. Goed inzicht in je kosten helpt je bij het nemen van betere beslissingen en een soepelere btw-aangifte elk kwartaal. Met de juiste aanpak en software is het regelen van de onkostenregistratie zo gedaan. Lees 5 praktische tips die dit proces verbeteren en optimaliseren.
1. Digitaliseer je bonnetjes
Papieren bonnetjes in een schoenendoos meenemen naar de boekhouder past niet meer bij deze tijd. Je loopt risico bij het verzamelen, opbergen en vervoeren van de bonnetjes. Je wilt direct aan de slag wanneer dat nodig is. Digitaliseren is daarom stap 1. Maak er een gewoonte van om elke bon digitaal vast te leggen:
- Scan of fotografeer bonnetjes meteen met je telefoon;
- Gebruik een app om ze direct aan een onkostenpost te koppelen;
- Gooi daarna het papieren origineel weg.
Zo voorkom je dat bonnetjes zich ophopen in je dashboardkastje of jaszak. Bovendien heb je altijd een compleet digitaal overzicht, want alles vind je terug op 1 plek.
2. Houd zakelijk en privé gescheiden
Het gebeurt iedere ondernemer wel eens. Die tankbeurt tijdens een weekendje weg op de bedrijfskaart zetten, of een zakelijke lunch privé betalen. De betaling is zo gebeurt, maar het maakt je administratie onnodig ingewikkeld. Houd privé en zakelijk daarom altijd gescheiden. Denk aan:
- Gebruik een aparte zakelijke bankrekening en creditcard;
- Boek kosten direct onder de juiste categorie;
- Controleer regelmatig of alles nog goed is gescheiden.
In de onkostenregistratie geef je eenvoudig aan of een uitgave privé of zakelijk is. Zo houd je grip op je administratie. Een heldere scheiding voorkomt gedoe met de Belastingdienst, en je weet altijd waar je geld naartoe gaat.
3. Automatiseer het proces
Onkostenregistratie is bij uitstek een proces dat vraagt om automatisering. Waarom handmatig invoeren als slimme software het sneller, beter en foutloos doet? Er zijn tal van voordelen. Hieronder lees je er alvast 3:
- Automatische herkenning van factuurgegevens;
- Koppelingen met je bank, zodat betalingen direct zichtbaar zijn;
- Rapportages die in 1 klik inzicht geven in je kostenstructuur.
Automatisering betekent minder handwerk en daardoor minder fouten. Het onkostenregistratieproces automatiseren draagt ook bij aan het snel afhandelen van onkostendeclaraties van medewerkers en teams.
4. Werk regelmatig bij
Veel ondernemers stellen hun onkostenregistratie uit tot het echt moet. Dan wil je niet aan de slag met Excel en papieren bonnetjes. De oplossing is om er een vast onderdeel van je week te maken. Uiteraard is uitbesteden mogelijk. Zorg dan wel dat je op de hoogte bent en vraag advies aan je boekhouder of accountant voor meer inzicht. Werk regelmatig bij, en:
- Je administratie blijft altijd up-to-date;
- Je hebt direct inzicht in je financiële situatie;
- Je voorkomt fouten of vergeten kostenposten.
Met online software via de desktop of app wordt dit nog eenvoudiger: nieuwe bonnetjes uploaden, kosten koppelen en klaar.
5. Analyseer je kosten
Een goede onkostenregistratie is een bron van waardevolle informatie. Door regelmatig te analyseren waar je geld naartoe gaat, maak je bewuste keuzes en bespaar je als ondernemer kosten. Ontdek:
- Welke uitgaven maandelijks terugkeren;
- Welke abonnementen of diensten weinig opleveren;
- Waar je slimmer inkoopt of bespaart zonder kwaliteit te verliezen.
Software biedt handige rapportages waarmee je trends en patronen herkent. Zo zie je bijvoorbeeld dat reiskosten de pan uit rijzen, of dat marketinguitgaven stijgen zonder dat de omzet meegroeit. Inzicht is de eerste stap naar optimalisatie.
Investeer in onkostenregistratiesoftware
Een goede onkostenregistratie vraagt om een paar dingen. Door te digitaliseren, privé en zakelijk te scheiden, te automatiseren, regelmatig bij te werken en te analyseren, leg je een stevige basis voor financieel inzicht en rust in je administratie. Met onkostenregistratiesoftware neem je deze stappen eenvoudig op in je dagelijkse routine. Alles wordt centraal opgeslagen, gekoppeld en is inzichtelijk.
Meer weten over onkostenregistratiesoftware?
Wil je direct meer inzicht in het gebruik van de software en ontdekken hoe Yoobi jouw bedrijf verder helpt? Plan een demo met 1 van onze specialisten.
