Factureren hoort bij ondernemen en vormt een belangrijk onderdeel van een gezonde bedrijfsvoering. Een factuur die te laat wordt verstuurd of onvolledig blijkt, zorgt al snel voor vertraging in de betaling. Automatisch factureren biedt hiervoor een praktische oplossing. Kies ook voor een geautomatiseerde aanpak. Wanneer vaste afspraken, abonnementen of terugkerende werkzaamheden vanzelf leiden tot een correcte factuur, hebben jij en je team meer tijd over voor andere belangrijke zaken.
Wat is automatisch factureren?
Bij handmatig factureren ligt veel verantwoordelijkheid bij 1 moment. Uren verzamelen, afspraken nalopen, bedragen controleren en alles netjes verwerken in een factuur. Dat proces herhaalt zich steeds opnieuw. Automatisch factureren doorbreekt dit patroon door vooraf duidelijke afspraken vast te leggen en deze structureel te volgen. Binnen jouw bedrijf ervaar je de voordelen:
- Facturen verschijnen op vaste momenten;
- Vergeten facturen verdwijnen uit beeld;
- Bedragen sluiten aan op gemaakte afspraken;
- Administratief werk neemt sterk af.
Voor jou als ondernemer met vaste klanten, periodieke werkzaamheden of abonnementen biedt deze werkwijze extra zekerheid. De administratie beweegt mee met de dagelijkse praktijk en geeft continu inzicht in verwachte inkomsten. Ook richting klanten zorgt dit voor duidelijkheid. Facturen volgen een herkenbaar ritme en bevatten een vaste opbouw en toelichting vanuit jouw organisatie.
Hoe maak je een proces rondom automatisch factureren?
Automatisch factureren draait niet alleen om de factuur zelf. Het begint eerder in het proces. Denk aan vastgelegde afspraken die je hebt met de klant, geregistreerde uren en vooraf ingestelde tarieven. Wanneer deze onderdelen goed op elkaar aansluiten, ontstaat een soepel proces van registratie tot facturatie.
Handig: in plaats van telkens opnieuw gegevens in te voeren, werkt het systeem vanuit bestaande informatie. Een wijziging in een tarief of afspraak werkt direct door in toekomstige facturen. Hierdoor blijft de administratie altijd actueel.
Automatisch factureren binnen Yoobi
Binnen Yoobi vormt automatisch factureren een logisch vervolg op urenregistratie en projectadministratie. De functionaliteit sluit aan op bestaande gegevens en afspraken. Uren, vaste bedragen en periodieke werkzaamheden vormen de basis van de factuur.
Zodra deze onderdelen zijn ingericht, neemt het systeem het over. Facturen ontstaan automatisch op het juiste moment en met de juiste inhoud. Denk aan maandelijkse facturen voor onderhoud, vaste prijsafspraken per project of periodieke diensten.
Alles wat eerder is vastgelegd, komt samen op de factuur voor de klant. Belangrijke kenmerken van deze functionaliteit:
- Facturen volgen vaste afspraken en periodes;
- Inhoud sluit aan op geregistreerde uren of vaste bedragen;
- Overzicht van geplande en verzonden facturen;
- Minder handmatige invoer en correcties.
Wat zijn de voorwaarden voor automatisch factureren?
Voor automatisch factureren dient er aan de volgende voorwaarden te zijn voldaan in Yoobi:
- In het project moet ingesteld zijn dat er automatisch gefactureerd dient te worden (wekelijks of maandelijks);
- Er moet een order zijn aangemaakt (dit is mogelijk wanneer een relatie is gekoppeld);
- De registraties moeten zijn goedgekeurd. Is ‘Project accorderen’ en/of ‘Extern accorderen’ ingesteld in het project, dan moeten de registraties door de projectmanager of externe accordeur goedgekeurd worden.
Automatisch factureren voor jouw bedrijf
Automatisch factureren brengt structuur, overzicht en rust in je administratie. Door vaste afspraken en registraties als uitgangspunt te nemen, verdwijnen herhalende handelingen en neemt de kans op fouten af. Je ervaart tijdswinst, voorspelbare inkomsten en een professionele uitstraling richting klanten.
Binnen Yoobi sluit deze functionaliteit naadloos aan op bestaande processen zoals urenregistratie en projectbeheer. Alles werkt samen vanuit 1 centrale omgeving. Benieuwd naar de mogelijkheden? Plan een demo en kijk direct mee in de software.
