Verlof aanvragen, contractwijzigingen doorvoeren en onkosten declareren: het zijn dagelijkse processen die vaak meer tijd kosten dan gepland. Tijdens het webinar ‘Verlof en onkosten moeiteloos geregeld’ nam sales-collega Joey van der Kuijl deelnemers stap voor stap mee door de Verlof- en Onkostenregistratiemodule van Yoobi. Niet alleen om te laten zien hoe het werkt, maar vooral welke mogelijkheden er zijn. Maak volledig gebruik van de modules en ontdek hoe flexibel en overzichtelijk verlof- en onkostenregistratie is. Voor medewerkers, managers en HR: iedereen ervaart de voordelen.
Duidelijke verlofregeling als basis
Alles begint met een heldere verlofregeling. In Yoobi leg je eenvoudig vast hoeveel wettelijk en bovenwettelijk verlof medewerkers per jaar krijgen. Tijdens het webinar laat Joey zien hoe zo’n regeling eruitziet aan de hand van een voorbeeld van 200 uur verlof per jaar, wat neerkomt op 25 dagen. Het fijne is dat deze afspraken direct zichtbaar zijn in rapportages. Zo zie je in het verlofsaldorapport in 1 oogopslag hoeveel verlof iemand nog heeft.
Contractwijzigingen zonder rekenwerk
Een contractwijziging is vaak een moment waarbij je extra oplet, zeker als het gaat om verlof. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een medewerker halverwege het jaar minder gaat werken? Als voorbeeld: Marco gaat van fulltime naar 4 dagen per week. In Yoobi hoef je hier niet zelf voor te rekenen. Het systeem maakt automatisch een nieuw contract aan per ingangsdatum, rekent het verlof pro rata door en geeft direct inzicht in wat dit betekent voor het verlofsaldo. Zo blijft alles correct vastgelegd en zonder handmatige berekeningen.
Verlof aanvragen
Ook het aanvragen van verlof is in Yoobi bewust laagdrempelig gehouden. Medewerkers dienen hun verlof in via de timesheet of eenvoudig via de Yoobi App. Na goedkeuring ziet de medewerker direct dat de aanvraag is verwerkt, zowel in het systeem als in de app. Dat zorgt voor rust en duidelijkheid. Geen losse mailtjes of onduidelijke afspraken, maar 1 centraal proces waarin iedereen dezelfde informatie ziet.
Verlof in je agenda
Wie is wanneer afwezig? Die vraag beantwoord je met 1 blik op de agenda. Door verlof zichtbaar te maken in de agenda, zien collega’s en planners direct wanneer iemand vrij is. Dat maakt het plannen van werk en bezetting een stuk eenvoudiger en voorkomt verrassingen.
Feestdagen automatisch toekennen
Feestdagen zijn een terugkerend onderwerp dat vaak handmatig wordt bijgehouden. In de software ken je automatisch feestdagen automatisch toe bij een nieuw contract, maar ook achteraf via bulkmutaties. Zo weet je zeker dat alle medewerkers de juiste feestdagen krijgen.
Ouderschapsverlof slim ingericht via projecten
Ouderschapsverlof is de afgelopen jaren steeds uitgebreider geworden. Daarom adviseert Yoobi om dit niet meer via de standaard verlofregeling te laten lopen, maar via een apart project ‘Ouderschapsverlof’. Door te werken met een project houd je ouderschapsverlof gescheiden van regulier verlof. Budgetten zijn eenvoudig te bewaken en medewerkers krijgen automatisch een melding wanneer hun budget bijna op is. Kopieer projecten eenvoudig per medewerker, stel rechten in en activeer of deactiveer activiteiten. Uren boeken en budget volgen gebeurt vervolgens gewoon vanuit de timesheet.
Tijd-voor-tijd: flexibel omgaan met extra uren
Voor organisaties die werken met overuren is tijd-voor-tijd een fijne aanvulling. Door deze vorm toe te voegen aan de verlofregeling ontstaat er een apart saldo dat automatisch meebeweegt met de geboekte en geaccordeerde uren. Zodra uren worden goedgekeurd, past Yoobi het saldo direct aan.
Verlofmutaties: extra dagen kopen of laten uitbetalen
Soms wil een medewerker extra verlof kopen of juist verlofdagen laten uitbetalen. Ook dit proces is in de software netjes ingericht. Via een verlofmutatie verwerk je deze aanpassing centraal in het systeem, zodat het saldo altijd klopt en terug te zien is in de rapportages. Dit maakt uitzonderingen eenvoudig, zonder dat het overzicht verloren gaat.
Automatische goedkeuring voor extra gemak
Wil je het verlofproces nog soepeler laten verlopen? Stel dan in dat verlof automatisch wordt goedgekeurd, bijvoorbeeld na een bepaald aantal dagen of tot een maximaal aantal uren. Dit is ideaal voor kleine aanvragen of in periodes waarin managers niet altijd direct beschikbaar zijn.
Onkosten registreren zonder gedoe
Naast verlof speelt ook onkostenregistratie een belangrijke rol in de dagelijkse administratie. In Yoobi dienen medewerkers eenvoudig onkosten in door bonnetjes te scannen of te uploaden via de app of webomgeving. Onkosten worden gekoppeld aan de juiste categorie en een project voor direct inzicht of doorfacturatie. Je voegt zoveel mogelijk categorieën toe als je wilt. Voor HR en de financiële adeling levert dit overzicht op. Met duidelijke rapportages per medewerker zie je welke onkosten zijn ingediend, goedgekeurd of nog openstaan.
Behandelde vragen tijdens het webinar
Wat gebeurt er met het verlofrecht als het fte-percentage gedurende het jaar wijzigt?
Vaak wordt dan het huidige contract afgesloten en een nieuw contract aangemaakt waarin het aangepaste verlofsaldo in wordt meegenomen. Uiteraard moet dan bekeken worden of de verlofsaldo correct is. Dit pas je eenvoudig aan via een (bulk)mutatie.
In Yoobi mag iedereen 36 uur meenemen naar volgend jaar. Bij ons hangt dit af van je contract. Werk je 20 uur, dan mag je maar 20 uur meenemen. Hoe kan ik dit instellen in Yoobi?
Verlofregelingen wijzig je per medewerker, per contract, óf met een bulkmutatie.
Hoe kan ik voorkomen dat de medewerker een verlofaanvraag doet op de regel "feestdagen"?
Je stelt bij het verloftype 'feestdagen' in dat alleen rechtstreeks in de timesheet geregistreerd mag worden (dus niet via verlofaanvraag). Vervolgens trek je de registratierechten in op deze activiteit 'feestdagen'.
Kun je de extra 10 uren splitsen in 5 overuren en 5 tvt uren?
Ja, dat is mogelijk. Dit hangt wel af hoe je je projecten hebt ingericht.
Kun je ook een Excel-bestand (kilometer registratie) indienen bij onkosten?
Nee, Excel is niet mogelijk. Zet het Excel-bestand om naar een pdf en doe de upload.
Kan je elk type bestand (pdf/png/Excel bijvoegen in de onkosten?
Ja, dat is mogelijk, behalve Excel.
Wat gebruikers over Yoobi zeggen
Regelmatig publiceren wij klantcases op onze website. We gaan in gesprek met de gebruikers van onze software en vragen naar hun ervaringen. Welke modules gebruiken ze? Wat levert het hen op? Waar hebben ze behoefte aan? Lees de ervaringen:
Grip op uren en verlof met slimme digitalisering
”We kunnen nu eenvoudig verschillende vormen van verlof bijhouden, van standaard vakantiedagen tot ouderschapsverlof en incidenteel overwerk. Het systeem doet het rekenwerk voor ons." - Niels Overeem, Directeur bij Ovendo.
Yoobi ondersteunt in snelle groei van Adjust
"Onkosten indienen via de app gaat eenvoudig en snel. Medewerkers maken een foto van de bon, uploaden deze en dienen hem direct, voorzien van de juiste kostenpost, in” - Isabella Vermeulen, Office Manager bij Adjust
Je verlof en onkosten goed geregeld
Met de Verlof- en Onkostenregistratiemodule van Yoobi breng je structuur, overzicht en flexibiliteit samen. Ontdek hoe eenvoudig deze processen zijn met de juiste ondersteuning en hoeveel mogelijkheden er vaak nog onbenut blijven. Of je nu net begint met deze modules, ze al langer gebruikt of een nieuwe klant bent: haal alles uit je investering. Meer informatie? Neem contact op met onze salescollega's via +31 (0)181 69 76 70, of mail naar sales@yoobi.nl.
