Een CRM-systeem is bedoeld om je werk eenvoudiger te maken. Zorg dat je niet alleen een online systeem aanschaft, maar dit ook op de juiste manier gebruikt. Met CRM heb je grip op klanten, kansen en afspraken, zonder dat je het overzicht verliest. Juist omdat alles netjes bij elkaar staat en niet in verschillende systemen. Je werkt beter samen met collega's, hebt altijd inzicht in de actuele gegevens en weet wat er speelt bij klanten. Maak betere keuzes en verhoog je productiviteit met deze 5 regels voor een goedwerkend CRM-systeem.
Regel 1: houd het eenvoudig
Hoe meer velden je hebt, hoe groter de kans dat ze niet worden ingevuld. Je weet niet meer wat verplicht is, waar je informatie moet noteren en wat nu echt belangrijk is. Een goed CRM focust zich op de kern voor meer consistentie: minder velden, minder statussen en minder uitzonderingen. Eenvoud maakt het systeem toegankelijk en zorgt voor een hoog gebruiksgemak onder je collega's. Ook afdelingen werken beter samen vanwege de transparantie in gegevens.
Regel 2: duidelijke afspraken over gebruik
Een CRM werkt alleen als iedereen het op dezelfde manier gebruikt. Zonder duidelijke afspraken ontstaat er versnippering: informatie staat erin, maar is niet vindbaar. De 1 noteert contactmomenten als notitie, de ander als taak of activiteit. Goede afspraken zorgen voor meer inzicht, zo weet je bijvoorbeeld:
- Waar contactmomenten worden vastgelegd;
- Wanneer een lead wordt omgezet naar een klant;
- Welke status een kans krijgt en wanneer.
Regel 3: samen zorgen voor actuele gegevens
De gegevens in je CRM moeten kloppen. Daar zorgen jij en je collega's voor. Een CRM dat wordt gebruikt, sluit beter aan bij de dagelijkse praktijk en wordt vanzelf onderdeel van het werk. Werk een klantgesprek direct uit, maak taken aan en koppel die aan personen en projecten. Managers doen er goed aan om hun teams duidelijk te vertellen wat de werkwijze is en wat de verwachtingen zijn. In Yoobi wordt alles veilig opgeslagen en je gegevens zijn beschikbaar via desktop of de app.
Regel 4: zorg dat het CRM iets oplevert
Jouw CRM-systeem moet helpen bij overzicht, opvolging en prioriteiten. Een goed ingericht CRM ondersteunt bijvoorbeeld door:
- Inzicht te geven in openstaande acties en kansen;
- Te helpen herinneren aan opvolgmomenten;
- Overzicht te bieden in klantgeschiedenis en afspraken.
Hoe duidelijker het voordeel voor de gebruiker, hoe vanzelfsprekender het gebruik wordt. Een CRM-systeem bespaart tijd en zorgt voor een duidelijke werkwijze en inzicht in je gegevens. Alles wat je erin stopt, geeft een resultaat waar je mee analyseert en stuurt.
Regel 5: aansluiting dagelijkse werkzaamheden
Een CRM dat losstaat van andere processen voelt al snel als extra werk. De kracht zit juist in de aansluiting op wat je collega's dagelijks doen. Wanneer klantinformatie direct samenkomt met projecten, planning of facturatie, verdwijnt het gevoel van een los systeem erbij hebben. Door het CRM onderdeel te maken van de werkwijze, wordt registreren geen aparte taak meer.
Yoobi CRM voor jouw organisatie
Een goedwerkend CRM-systeem draait niet om complexiteit, maar om eenvoud, duidelijke afspraken en praktisch gebruik. Als het systeem aansluit op hoe mensen echt werken, levert het overzicht, structuur en tijdwinst op. Met Yoobi CRM breng je klantrelaties, projecten en opvolging samen in 1 overzichtelijk systeem. Benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uitziet? Plan een demo.
