Hybride werken is de standaard in veel sectoren. Medewerkers waarderen de flexibiliteit en de balans die het biedt, en ook voor werkgevers is het een manier om aantrekkelijk te blijven op de arbeidsmarkt. Toch blijkt uit recent onderzoek van de Universiteit van Amsterdam dat deze manier van werken vaak juridisch en organisatorisch slecht is geregeld. Het resultaat: veel bedrijven hebben geen structurele afspraken op papier, waardoor er onduidelijkheid ontstaat over verantwoordelijkheden.
Wat zeggen onderzoekers over hybride werken?
Volgens de onderzoekers is hybride werken flink ingeburgerd, maar dit betekent niet altijd dat werkgevers en medewerkers helder hebben hoe het eruit ziet voor het bedrijf. De belangrijkste pijnpunten:
- Veel afspraken blijven informeel, zonder duidelijke beleidspunten of contractuele basis;
- Er is onduidelijkheid over aansprakelijkheid en risico’s rond werkplekken buiten het kantoor;
- Werkgevers zijn zich lang niet altijd bewust van hun verplichtingen op het gebied van ergonomie, veiligheid en welzijn als iemand thuis werkt.
Dit probleem speelt op het niveau van individuele afspraken en op het niveau van beleid: bedrijven hebben vaak geen uniforme aanpak voor hybride werken.
Waarom een beleid voor hybride werken?
Een slecht ingericht hybride werkbeleid is op meerdere fronten nadelig voor bedrijven:
Verhoogde juridische risico’s
Zonder duidelijke afspraken zijn werkgevers mogelijk verantwoordelijk voor situaties die niet goed te manager zijn. Bijvoorbeeld als medewerkers langdurig met een slecht ingerichte werkplek zitten.
Verminderde productiviteit en communicatieproblemen
Informele regels maken het lastiger om consistente werkafspraken te realiseren, wat leidt tot inefficiënte samenwerking. Dit heeft altijd impact op het resultaat.
Slechte medewerkerservaring
Medewerkers voelen zich onvoldoende ondersteund en dat heeft effect op motivatie, werkgeluk en uiteindelijk behoud van talent.
Hoe speelt bedrijfssoftware een rol in hybride werken?
Bedrijfssoftware speelt een belangrijke rol bij het verbeteren van de manier waarop bedrijven hybride werken faciliteren. Goede software ondersteunt processen, structuur en samenwerking. Laat dat nou precies de domeinen zijn waar veel bedrijven nu mee worstelen.
1. Centrale vastlegging van afspraken
Hybride werken moet buiten de losse mondelinge afspraken om worden georganiseerd. HR- en documentatiesystemen helpen dit standaardiseren:
- Vastleggen van hybride werkregelingen per team of functie;
- Rechten en plichten rond thuiswerkplekken en vergoedingen;
- Registratie van werkafspraken in arbeidscontracten.
Door alles op 1 plaats beschikbaar te maken, voorkom je misverstanden en zorg je voor transparantie richting medewerkers.
2. Integraal overzicht van taken en beschikbaarheid
Systemen die planning en beschikbaarheid zichtbaar maken, helpen teams om beter samen te werken:
- Agenda-integratie voor aanwezigheid op kantoor of remote;
- Overzicht wie wanneer bereikbaar is en via welk kanaal;
- Visualisatie van teamroosters, waardoor onduidelijkheden voorkomen worden.
3. Verbetering van communicatie
1 van de grootste uitdagingen van hybride werken is communicatie. Mensen die thuis werken missen informatie die spontaan op kantoor gedeeld wordt. Software ondersteunt hierbij:
- Overkoepelend systeem voor alle soorten communicatie;
- Integratie van afspraken, agenda's en takenbeheer, zodat context en communicatie op 1 plek te vinden zijn;
- Automatische notificaties en reminders om iedereen op de hoogte te houden.
Deze systemen helpen om de afstand tussen fysieke en digitale communicatie te overbruggen.
4. Monitoring van welzijn en ergonomie
Veel werkgevers realiseren zich niet dat ze ook bij thuiswerken verantwoordelijk zijn voor aspecten als ergonomie en welzijn. Ook hier helpt bedrijfssoftware:
- Digitale checklists voor thuiswerkplekken, gekoppeld aan HR-systemen;
- Surveys en rapportages over welzijn en werkdruk;
- Integratie met systemen voor gezondheid en fitheid, waarmee trends vroegtijdig gesignaleerd worden.
Hoe zorg je voor een strategie voor hybride werken?
Hybride werken als concept is vooral ingeburgerd, maar veel bedrijven hebben het nog niet goed ondergebracht. Werknemers en medewerkers vinden het allemaal prima zolang het werkt. Zodra het complexer wordt, bijvoorbeeld bij verzuim, ergonomie of juridische vragen, ontstaan risico’s. Een belangrijk deel van de oplossing zit in het formaliseren van afspraken en structuren. Bedrijfssoftware sluit hier naadloos op aan.
Dit artikel is gebaseerd op een artikel van Intermediair over onderzoek van de Universiteit van Amsterdam naar hybride werken, waaruit blijkt dat dit werkmodel weliswaar de norm is geworden, maar vaak onvoldoende formeel en juridisch is vastgelegd.
