In een eerder blog schreef ik dat professionalisering geen project is en juist een manier van werken die meegroeit met je organisatie. Zodra je die manier van werken onder de knie hebt ontstaat de behoefte aan meer samenhang. Je wilt alles goed vastleggen zodat iedereen beschikt over dezelfde, actuele informatie. Structuur aanbrengen is de volgende stap die organisaties zetten richting professionalisering. Met de juiste middelen voelt structuur niet als beperking en blijven je collega's betrokken. Vind een structuur die jouw processen ondersteunt en meeschaalt met je bedrijf.
Waarom roept structuur weerstand op?
Veel ondernemers en teams associëren structuur met regels, controle en verlies van autonomie. Helemaal wanneer structuur wordt ingevoerd als reactie op problemen die ontstaan in je organisatie. Dan voelt het als iets dat 'moet’, in plaats van iets dat helpt. Je collega's willen wel, maar afspraken zijn informeel, informatie is verspreid en het is niet altijd duidelijk wie er voor wat verantwoordelijk. Structuur zorgt ervoor dat die verouderde werkwijze zichtbaar wordt. Je hoeft niet per se méér te doen, maar juist op een andere manier concreet en helder organiseren wat er al is. Is iedereen vervolgens ingewerkt, dan kijk je terug op een positieve verandering binnen je organisatie.
Waar begin je met structuur aanbrengen?
Structuur aanbrengen begint niet bij het tekenen van schema’s of het beschrijven van processen. Het begint bij kijken wat er momenteel in je bedrijf speelt. Door te kijken naar waar werk vastloopt, waar misverstanden ontstaan en waar mensen onnodig tijd verliezen. Vaak zijn dat plekken waar:
- Taken mondeling worden besproken;
- Besluiten niet goed worden vastgelegd;
- Informatie op meerdere plekken wordt bijgehouden.
Dit zijn signalen dat je organisatie toe is aan een volgende stap. Bepaal samen wat voor iedereen duidelijk moet zijn voor het goed uitvoeren van de taken en werkzaamheden.
Hoe helpt rol- en taakverdeling bij professionalisering?
Waar moet je op letten bij het structureren van je werkprocessen? Kijk kritisch naar de duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden binnen je organisatie. In veel organisaties weet iedereen ongeveer wat er gedaan moet worden en blijkt dat het niet altijd helder is wie waarvoor eindverantwoordelijk is. Wanneer zorgt dit voor problemen? Op de momenten dat iets blijft liggen of onnodig dubbel wordt gedaan. Structuur aanbrengen betekent dat verwachtingen helder worden gemaakt.
- Wie neemt het voortouw?
- Wie beslist?
- Wie wordt (extra) geïnformeerd?
Je zorgt hiermee voor een hogere productiviteit, want medewerkers hoeven minder af te stemmen, overleg wordt concreter en verantwoordelijkheid voelt minder vaag.
Is structuur in informatie net zo belangrijk als structuur in werk?
In een eerder blog gaf ik aan dat professionalisering zichtbaar wordt in het dagelijkse werk. Een belangrijk onderdeel daarvan is hoe informatie wordt vastgelegd en gedeeld. Wanneer informatie onoverzichtelijk is en verspreid is over collega’s en toevallige momenten, is het overduidelijk dat het een keer misgaat. Structuur in informatie betekent dat afspraken, voortgang en inzichten logisch terug te vinden zijn. Het grootste voordeel: werk is eenvoudig overdraagbaar.
Dit is vaak het punt waarop organisaties nadenken over ondersteunende systemen. Een duurzame oplossing om structuur vol te houden. Systemen die aansluiten bij de manier van werken, versterken dan ook de professionalisering binnen je organisatie.
Blijft flexibiliteit bestaan met structuur?
Een veelgehoorde angst is dat structuur leidt tot starheid. Dat ontstaat vooral wanneer structuur wordt ingericht vanuit een bepaalde controle die je wilt hebben. Structuur werkt pas wanneer er ruimte is voor afwegingen: wanneer duidelijk is wat vaststaat en waar bewegingsvrijheid zit voor iedereen die ermee te maken heeft. Dat vraagt om regelmatig reflecteren en het stellen van vragen:
- Helpt deze afspraak ons nog?
- Wat krijgen we terug van ons team?
- Sluit deze werkwijze aan bij hoe we nu werken?
Wat is jouw volgende stap in professionalisering?
Structuur aanbrengen is een belangrijk onderdeel van (verdere) professionalisering van je organisatie. Maak helder wat in de loop van de tijd onduidelijk of vaag is geworden. Door te beginnen met kijken, duidelijkheid te creëren in rollen en informatie, en structuur te zien als hulpmiddel, ontstaat meer structuur. Precies die basis die nodig is om verder te groeien. In het volgende blog ga ik dieper in op processen. Ik onderzoek wat professionele organisaties anders doen met hun processen, en waarom juist daar vaak het verschil wordt gemaakt met duurzaam organiseren.
Over de auteur
Joey van der Kuijl is accountmanager bij Yoobi. In zijn rol houdt hij zich bezig met sales en relatiebeheer. Met veel passie deelt hij dagelijks zijn kennis en kunde om Yoobi gebruikers en prospects met behulp van bedrijfssoftware hun bedrijf (verder) te professionaliseren.
Het geeft me energie wanneer een nieuwe klant enthousiast is over Yoobi en tevreden terugkijkt op het implementatietraject. Ook motiveert het me wanneer bestaande klanten aangeven dat ze nog lang met Yoobi willen samenwerken.”
Eerder verschenen ‘Professionalisering’ blogs:
Professionalisering als een manier van werken
.webp)
