Leer Yoobi beter kennen: beheerderstips

‍Rechten en rollen: structuur als fundament

Een efficiënte Yoobi omgeving begint bij een doordachte inrichting van rechten en rollen. In de praktijk ziet Ruthger vaak dat organisaties in de loop der tijd extra rechten toekennen. Dat werkt op korte termijn, maar zorgt op langere termijn voor onduidelijkheid en risico’s.

Het is daarom belangrijk om scherp onderscheid te maken tussen gebruikersrollen en de koppeling aan medewerkers. De gebruikersrol bepaalt wat iemand in het systeem ziet en doet, terwijl de medewerker gekoppeld is aan operationele processen zoals uren schrijven en verlof registreren. Door dit goed in te richten, voorkom je dat mensen onbedoeld toegang krijgen tot informatie die niet voor hen bedoeld is.

Daarnaast spelen afdelings- en projectrollen een grote rol in het beheersbaar houden van je organisatie. Door verantwoordelijkheden op afdelingsniveau te structureren, geef je managers precies genoeg inzicht om hun team aan te sturen zonder dat zij organisatiebreed toegang hebben. Op projectniveau stuur je nóg gerichter: wie mag uren accorderen, wie mag budgetten aanpassen, wie heeft alleen leesrechten?

Urenregistratie en accorderen: van registratie naar controle

Voor veel bedrijven is er winst te behalen in de urenregistratie, met name in het accorderingsproces. Een goed ingerichte accorderingsflow voorkomt discussies achteraf en verhoogt de betrouwbaarheid van rapportages en facturatie.

Het accorderen van timesheets zorgt ervoor dat geschreven uren daadwerkelijk worden gecontroleerd voordat ze definitief worden verwerkt. Door dit proces strak in te richten, met duidelijke verantwoordelijkheden en vaste momenten, creëer je rust en voorspelbaarheid. Daarnaast is accordering op projectniveau essentieel om budgetten te bewaken. Projectverantwoordelijken krijgen zo tijdig inzicht in de voortgang sturen tijdig bij.

In sommige situaties biedt ook extern accorderen uitkomst, bijvoorbeeld wanneer opdrachtgevers uren vooraf willen goedkeuren. Dit vergroot de transparantie en verkleint de kans op correcties tijdens het facturatieproces.  

Systeemvoorkeuren en instellingen

Onder de oppervlakte van Yoobi bevinden zich talloze instellingen die bepalend zijn voor het dagelijks gebruik. Ruthger benadrukt dat beheerders hier vaak meer invloed hebben dan ze denken.

Een belangrijke afweging is of je instellingen generiek voor het hele bedrijf toepast of ruimte laat voor individuele voorkeuren. Standaardisatie zorgt voor uniformiteit en duidelijkheid, maar soms is maatwerk per gebruiker wenselijk. Het vinden van de juiste balans maakt het systeem zowel beheersbaar als gebruiksvriendelijk.

Ook notificatie instellingen verdienen aandacht. Te veel meldingen leiden tot ruis’, terwijl te weinig meldingen zorgen dat belangrijke acties blijven liggen. Door bewust na te denken over wie welke notificaties ontvangt, verhoog je de effectiviteit van het systeem. Hetzelfde geldt voor e-mailteksten: door deze aan te passen aan jullie processen, zorg je voor heldere en professionele communicatie richting medewerkers en externe partijen.

Dashboard inrichten

Een dashboard is meer dan een verzameling cijfers; het is een hulpmiddel om te sturen. Door inzichtblokken strategisch in te richten, krijgt iedere gebruiker direct relevante informatie te zien. Denk aan geschreven uren, budgetverbruik of openstaande acties.

Daarnaast filter je eenvoudig in lijsten en voeg je deze selecties toe aan het dashboard. Zo ontstaat een persoonlijk en actueel overzicht dat aansluit bij iemands rol. Ook rapporten worden opgeslagen, gedeeld met collega’s en direct op het dashboard geplaatst.  

Rapportages en automatische inzichten

Rapportages vormen de brug tussen data en besluitvorming. Het maken van een goed rapport begint met scherp filteren: welke periode, welke afdeling, welke projecten zijn relevant? Door rapporten op te slaan, creëer je herbruikbare bouwstenen die tijd besparen en consistentie waarborgen.

Een krachtige, maar soms onderbenutte mogelijkheid is automatische rapportdeling. Door rapportages periodiek te laten versturen naar managers of directie, borg je dat belangrijke informatie structureel wordt gedeeld. Dit voorkomt dat inzichten afhankelijk zijn van 1 beheerder en zorgt voor een vaste informatiestroom binnen het bedrijf.

Opschonen en herstructureren

Net als iedere digitale omgeving heeft ook Yoobi onderhoud nodig. Medewerkers die uit dienst gaan, hoeven niet verwijderd te worden; door hen te deactiveren blijft historische data intact terwijl de omgeving overzichtelijk blijft.

Hetzelfde geldt voor projecten. Door projecten tijdig te sluiten of te voorzien van een duidelijke einddatum, voorkom je dat oude projecten blijven terugkomen in overzichten en rapportages. Regelmatig opschonen zorgt niet alleen voor een net systeem, maar ook voor betrouwbaardere cijfers en snellere analyses.

Veelgemaakte beheerdersfouten

Tot slot staat Ruthger stil bij valkuilen die hij in de praktijk regelmatig tegenkomt. Een belangrijke is het gebrek aan kennisdeling. Wanneer processen en instellingen niet worden vastgelegd, ontstaat afhankelijkheid van 1 persoon. Dat maakt een bedrijf kwetsbaar.

Ook het ontbreken van een back-upbeheerder kan risico’s opleveren. Door minimaal 2 mensen verantwoordelijk te maken voor het beheer, borg je continuïteit. Daarnaast is een goede overdracht essentieel bij functiewisselingen. Tot slot is het verstandig om kritisch te kijken naar de toekenning van beheerdersrechten: geef alleen volledige toegang aan wie dat echt nodig heeft.

Blijven optimaliseren

De rode draad in het webinar is duidelijk: goed beheer stopt niet na de inrichting. Door kritisch te blijven kijken naar rollen, processen, dashboards en rapportages, maak je Yoobi steeds slimmer en waardevoller voor de organisatie. Met relatief kleine aanpassingen zet je grote stappen in gebruiksgemak, inzicht en controle.

Behandelde vragen tijdens het webinar

Hoe kan ik de geregistreerde gegevens van oud-medewerkers opslaan?

Alle geregistreerde gegevens blijven bestaan, ook als de medewerker op inctief staat.

Kan ik de geregistreerde gegevens exporteren?

Bij beheer > export is het mogelijk om gegevens te exporteren, zoals bijvoorbeeld alle uren. Met de Inzichtmodule exporteer je uren naar Excel en pdf. Deze module heeft als voordeel dat je ook over meerdere jaren heen rapportages maakt.

Kunnen de afdelingsmanagers overuren toewijzen?  

Ben je manager en heb je toegang tot de urenstaat van de medewerker die overuren schrijft, dan is het toewijzen van overuren mogelijk.

Kunnen we de rol van een Yoobi beheerder aanpassen? Dus specifieke toestemming voor accorderen verlof uitzetten?  

In de beheerdersrol is het mogelijk om verlof accorderen uit te zetten.

Is het mogelijk om te verhinderen dat de afdelingsmanager ook diens eigen timesheet kan goedkeuren?

Dit is alleen op te lossen door een extra afdeling aan te maken, zodat de overkoepelende manager die uren goedkeurt.

We willen het verlof accorderen alleen uitzetten voor 1 van de beheerders, niet voor de rol in het algemeen.

Hiervoor maak je een extra gebruikersrol 'Beheerder zonder verlof' aan die je koppelt aan de specifieke medewerker.

Moet je voor extern accorderen extra licenties afnemen? Moeten ze dan ook inloggen in een Yoobi omgeving?

Extern Accorderen is een uitbreiding. Je stuurt dan een e-mail naar een externe opdrachtgever die vanuit zijn e-mail de uren accordeert. Je hebt geen extra Yoobi licentie nodig.

Is het mogelijk om uren automatisch te laten goedkeuren en dan een overzicht te genereren waarop te zien is wie zijn/haar uren nog niet heeft afgesloten?  

Je stelt eenvoudig in dat uren automatisch na een x aantal dagen worden goedgekeurd. Bij Personeel zie je rechts de optie 'Timesheet niet afgesloten'. Hier krijg je een rapport van iedereen die de uren nog niet heeft afgesloten.

De notificatie voor het aflopen van een arbeidsovereenkomst gaat naar de afdelingsmanager. Die hebben we niet als gebruikersrol. Hoe kan ik dat aanpassen?

Bij Beheer > Systeemvoorkeuren > Afdelingsrollen heb je de mogelijkheid om een afdelingsrol aan te maken. Iemand die de manager van de afdeling is, krijgt die rol toebedeeld.

En als ik dit niet naar een afdelingsmanager wil laten sturen, maar naar een specifieke medewerker (HR)?

Bij de afdeling zelf krijg je alle afdelingsrollen te zien. Zo selecteer je eenvoudig welke rol op die medewerker van toepassing is.

Kan je voor een medewerker waarvan het dienstverband eindigt, in Yoobi automatisch een e-mail notificatie sturen naar een extern e-mailadres?

Nee, niet automatisch. Dit is een handmatige actie.

Heeft iedereen die Yoobi gebruikt de Inzichtmodule? Of moet je deze apart aanschaven?

De Inzichtmodule is een extra module. Wanneer je niet voldoende hebt aan de standaardrapportages en eigen rapportages wilt maken, dan is dit een goede optie.

Kun je medewerkers anonimiseren? Idem contactpersonen?

Ja, dit is mogelijk. Personeel > Medewerkerslijst > Medewerker anonimiseren.  

Maak optimaal gebruik van je Yoobi licentie

Ben jij beheerder en heb je het gevoel dat er meer uit Yoobi te halen valt? Kijk dan eens kritisch naar je inrichting, processen en rapportages. Kleine optimalisaties in rollen, accorderingsflows of dashboards maken een groot verschil in gebruiksgemak, datakwaliteit en stuurinformatie. Wil je weten waar voor jouw bedrijf de meeste winst te behalen valt? Ga voor een training of consultancy, en laat je adviseren door 1 van onze specialisten.

‍