Zo boekt WeY Strategie Realisatie 80% tijdswinst op het facturatieproces

Van volledig in Excel naar een gestroomlijnde administratie met Yoobi. WeY deed het en bespaart zo 80% tijd op hun facturatieproces.



WeY Strategie Realisatie maakte tot vorig jaar geen gebruik van urenregistratie of facturatie software. Op de backoffice was 1 persoon verantwoordelijk voor de volledige administratie. Toen deze tijdelijk wegviel moest er een oplossing komen, en snel. Ze kozen voor Yoobi. Eric Yntema vertelt waarom en wat het hen oplevert.
 
Thuis in logistieke processen
WeY Strategie Realisatie werkt met zowel eigen consultants als interim managers aan complexe logistieke projecten. De WeY-ers zijn thuis in alle logistieke processen. Ze lossen lastige logistieke vraagstukken op, zetten logistieke operaties op en weten alles van supply chain operations & contract logistics. Kortom, als er iets aan de hand is op logistiek gebied dan lossen zij het op.
 
Administratie optimaliseren
50 opdrachten over de hele wereld en een volledig handmatig proces van urenregistratie in Excel tot facturen knippen en plakken in een boekhoudpakket en in Word. Het was foutgevoelig en bewerkelijk maar het liep prima. Totdat de verantwoordelijke persoon tijdelijke gedurende een langere periode wegviel door ziekte.
 
‘Niemand wist hoe het werkte en geen één van de opdrachten konden we factureren, daardoor moesten we optimaliseren, en snel ook. We waren altijd bezig met het verbeteren van de processen bij onze klanten, en niet met onze eigen processen.’
 
Op zoek naar software
Om een snelle optimalisatieslag te maken gingen ze op zoek naar software voor urenregistratie en facturatie waarbij een koppeling met het boekhoudpakket mogelijk was.

Op advies van één van de interim managers uit de inner circle van WeY en via Google kwam Eric snel uit bij Yoobi. Vanwege de mogelijke koppeling met Twinfield en de mogelijkheid van self-billing en om uren extern goed te keuren een perfecte match.

‘Doordat we Yoobi koppelen aan Twinfield, wat op haar beurt weer koppelt met Basecone, zorgen we voor een gesloten systeem’.

Van 2 weken naar 2 dagen
Mede dankzij de self-billing oplossing van Yoobi bespaart WeY Strategie Realisatie 80% tijdswinst op het volledig facturatieproces.

Urenstaten werden voorheen in Excel bijgehouden, gingen vervolgens naar de opdrachtgever voor een handtekening, WeY ontving de factuur van de door hen ingehuurde consultant, betaalde deze binnen 2 dagen en maakte vervolgens een factuur voor hun opdrachtgever.

‘Door te werken met Yoobi is het voor de ingehuurde consultants voldoende als ze hun uren correct registreren in Yoobi. Vervolgens sturen wij met de self-billing optie direct de inkoopfactuur naar de consultant en de verkoopfactuur naar onze opdrachtgever. De koppelingen zorgen voor een optimaal boekhoudproces. We factureren tegenwoordig in 2 dagen in plaats van 2 weken’
 
Praktische machine
René Helsloot was met een ruime ervaring op ICT gebied en zijn mind set om in chaos orde te scheppen, de perfecte man om Yoobi te implementeren vanuit WeY.  Samen met de consultant van Yoobi was de omgeving van WeY snel ingericht en konden ze uit de startblokken.

Inmiddels werkt WeY naar grote tevredenheid met Yoobi. Natuurlijk zijn er 1 of 2 kleine dingen die beter kunnen. Zo geeft Eric aan dat een interfacing van de crediteurenkant in Yoobi met Twinfield voor nog meer tijdswinst zal zorgen.

"Ook was Yoobi niet optimaal ingericht voor internationaal factureren, maar dat heeft Yoobi op ons verzoek opgelost in de standaard software. Yoobi is een praktische machine voor WeY. We boeken tijdswinst en fouten in de facturatie zijn drastisch geminimaliseerd. Wij moeten er alleen voor zorgen dat de basisgegevens waarmee we Yoobi voeden op orde zijn.’

Meer weten ?
Benieuwd wat urenregistratie, facturatie en self-billing jouw organisatie brengt? Neem dan gerust contact met ons op via sales@yoobi.nl
 

  • Gepubliceerd op:
    08-06-2021
  • Gemaakt door:
    Margot Jonker
  • Bijgewerkt op:
    11-06-2021
  • Tag:
    klantcase
  • Delen:
    Delen