NB2N heeft grip op projecten, uren en processen

Voor oprichter en directeur Ronnie Niesink draait succesvol ondernemen om expertise, maar ook om betrouwbare processen en inzicht in de organisatie. Daarom koos NB2N in 2021 voor een geïntegreerde softwareoplossing waarmee urenregistratie, CRM, planning, facturatie en rapportages samenkomen.

Groeiende organisatie

NB2N werd opgericht in 2011 en groeide vanuit een detacheringsbedrijf uit tot een zelfstandig ingenieursbureau met een breed dienstenpakket. De organisatie ondersteunt opdrachtgevers vanaf het eerste idee tot en met de uitvoering en het beheer van projecten in de openbare ruimte.

Vanaf de eerste gedachte van een opdrachtgever adviseren wij, werken we projecten uit, begeleiden we aannemers en zorgen we uiteindelijk dat de openbare ruimte beheerd kan worden.”

De projecten van NB2N zijn vaak omvangrijk en lopen over langere periodes. De organisatie werkt onder andere voor gemeenten, overheidsorganisaties en grote opdrachtgevers binnen de infrastructuur.

Er is een hele grote kans dat als je buiten loopt en het gaat over bomenonderhoud, groenonderhoud of de inrichting van de openbare ruimte, dat wij daar iets van gevonden hebben.”

De groei van NB2N kwam volgens Ronnie vooral door het vasthouden van mensen en het bouwen aan vertrouwen binnen de organisatie.

Je geeft mensen de kans, sluit ze aan bij het bedrijf en je hebt vertrouwen. Als er vervolgens geen mensen weggaan, groei je eigenlijk automatisch.”

Systeem dat met je meegroeit

Toen het bedrijf groeide, ontstond de behoefte aan een betere verbinding tussen verschillende systemen. De organisatie gebruikte meerdere oplossingen voor onder andere CRM, administratie en urenregistratie, maar deze systemen sloten onvoldoende op elkaar aan. De belangrijkste wens: geen alles-in-1 pakket dat allerlei functies bevat die niet nodig zijn, maar juist een oplossing die goed aansluit op de dagelijkse praktijk.

Ik wilde dat mijn urenregistratie en facturatie aansloten bij mijn boekhouding. Omdat wij maar 30 man groot zijn, heb je geen totale oplossing nodig. Je wilt een specifiek systeem voor wat je nodig hebt, maar het moet wel met elkaar praten.”

Voor NB2N was de koppeling met de financiële administratie doorslaggevend.

Mijn hele backoffice en de doorvertaling naar mijn boekhouding vond ik belangrijker dan de vertaling naar mijn CRM-systeem.”

Gebruiksgemak zorgt voor betere adoptie

NB2N gebruikt inmiddels vrijwel alle belangrijke onderdelen van de software: urenregistratie, CRM, offertes, planning, inzicht en de mobiele app. Volgens Ronnie zit de grootste kracht in de eenvoud van het systeem. Juist omdat medewerkers het dagelijks gebruiken, is een logische werkwijze essentieel.

Het grootste voordeel is dat het eenvoudig is. Urenregistratie is logisch om in te vullen en als iets logisch werkt, wordt het veel en juist gebruikt.”

Ook nieuwe medewerkers ervaren weinig drempels. De mobiele app speelt daarbij een belangrijke rol. Medewerkers gebruiken deze vooral voor urenregistratie en het indienen van onkosten.

Ik denk dat de app bij medewerkers meer gebruikt wordt dan de desktop. Het is gewoon makkelijk als je onderweg bent of bij een klant zit.”

1 centrale omgeving voor projecten en inzicht

Naast de dagelijkse administratie gebruikt NB2N de software steeds meer om beter inzicht te krijgen in de organisatie. Dat is belangrijk, omdat Ronnie als directeur jarenlang sterk op ervaring en gevoel stuurde.

Ik doe heel veel op gevoel als directeur. Maar op het moment dat je met 30 man werkt, weet je niet altijd of je goed zit.”

Door rapportages en dashboards te gebruiken, krijgt NB2N meer grip op rendement, projecten en capaciteit. De inzichtmogelijkheden worden onder andere gebruikt voor:

• Financiële prognoses;  

• Gerealiseerde en nog te factureren omzet;  

• Projectbewaking;  

• Capaciteit en uren;  

• Onderhoudsbeheer van het wagenpark.  

Een opvallend voorbeeld is het gebruik van projecten voor voertuigen. NB2N gebruikt de software voor klantprojecten, maar ook voor intern beheer.

Ik heb een project gemaakt voor mijn auto’s. Daar stop ik de deelprojecten in met kenteken. Zo kijk ik naar onderhoudsdata en vervaldata. Eigenlijk gebruik ik het als een beheersysteem.”

Planning die aansluit bij de praktijk

Ook de planningsmodule sluit goed aan bij de manier waarop NB2N werkt. De organisatie maakt bijvoorbeeld planningen voor offertes richting opdrachtgevers.

Wij maken offertes voor het ingenieursbureau en daar moeten wij vaak een planning meesturen. Wij maken die planning vanuit beschikbaarheid en medewerkers.”

Toen NB2N merkte dat een specifieke functionaliteit in de planning was verdwenen, gaf Ronnie dit direct terug.

Mijn collega zei: ze hebben de pdf-mogelijkheid eruit gehaald. Wij gebruiken dat juist voor offertes. We hebben dat gemeld en toen kregen we terug: dan zetten we hem terug, want veel mensen willen hem niet zien, maar jullie wel.”

Voor Ronnie laat dit zien dat feedback serieus wordt genomen en geeft aan dat Yoobi luistert naar wat gebruikers nodig hebben.

Klaar voor verdere groei

NB2N blijft zich ontwikkelen en kijkt steeds verder naar hoe data en automatisering kunnen helpen bij betere besluitvorming. Door processen verder te digitaliseren ontstaat meer ruimte om als organisatie professioneel te blijven groeien. De combinatie van gebruiksgemak, flexibiliteit en inzicht maakt voor Ronnie het verschil. Zelf ervaren? Plan een demo en ontdek de mogelijkheden voor jouw bedrijf.

‍