Hoe Regiekr8 met Yoobi zorgt voor efficiënte processen

Vertrouwen, betrokkenheid en veel plezier

‍Regiekr8 is een organisatie actief binnen het onderwijs. Regiekr8 bestaat uit een stel enthousiaste mensen die gek zijn van kinderen en van bewegen. Regiekr8 heeft een prachtige droom dat ieder kind plezier ervaart in bewegen, spelen en sporten want daar wordt je fysiek en mentaal gelukkiger van. Zij geven uitvoering aan het verzorgen van bewegingsonderwijs, implementeren van bewegend leren o.a. door educatieve beweegmatten, hebben een eigen software ontwikkelt; een leerlingvolgsysteem en voor het samen organiseren van bewegingsonderwijs en geven uitvoering aan diverse andere projecten op het gebied van bewegen of talentontwikkeling.

Nooit meer zonder‍

De afgelopen jaren is Regiekr8 flink gegroeid. Zo werd Regiekr8 Zeeland opgericht en is Gertjan naast deze 2 bedrijven ook druk met Stichting Hoeksche Waard Actief. Alle drie werken ze inmiddels met Yoobi. Op de vraag hoe Yoobi de bedrijfsvoering ondersteunt antwoord Gertjan resoluut; ‍

Yoobi is onmisbaar voor ons, alles staat op 1 plek.”

Hoewel het met Yoobi mogelijk is om meerdere entiteiten in 1 omgeving te beheren is er toch de keuze gemaakt om ieder in hun eigen omgeving te werken. ‍

Door in een eigen omgeving te werken is Yoobi voor alledrie naar eigen inzicht ingericht. Dit zorgt er ook voor dat het overzicht goed wordt bewaard.”

‍Vooruitgang voor medewerkers‍

Regiekr8 had al veel geautomatiseerd in een vergelijkbaar softwarepakket maar zag nog ruimte voor verbetering, met name in de timesheet van het personeel. Gertjan was vanuit een voorgaande werkgever bekend met Yoobi.  

Ik wist dat het een fijn en makkelijk werkbaar systeem was als het gaat om het managen van uren. Het is ideaal dat je vanuit de urenregistratie direct een rooster plant.”

‍

Met Yoobi hebben de gymdocenten van Regiekr8 hun rooster inzichtelijk en registreren ze eenvoudig eventuele overuren. De keuze voor urenregistratie is daarom vooral voor de medewerkers een flinke vooruitgang. Wat voor Gertjan ook aantrekkelijk was, is dat de instapprijs voor Yoobi per gebruiker lager was dan bij het voorgaande softwarepakket.

Voor een interessante investering kan ik al mijn collega's in Yoobi plaatsen en zo heb je in een minimale tijd een maximaal effect en rendement, ook is de koppeling met de loonadministratie een gunstige bijkomstigheid."

Gestroomlijnde processen ‍

Voor de overstap naar Yoobi waren een aantal zaken in losse systemen ondergebracht. Met de komst van Yoobi is het hele proces van uren, verlof, planning, facturatie en CRM gestroomlijnd. Zeker ook met de koppelingen voor de boekhouding en loonadministratie.  

Yoobi is een systeem dat eenvoudig, snel en overzichtelijk werkt, en grip biedt op bedrijfsprocessen van A tot Z.”

Het is door de grip op het urenmanagement niet nodig meer om achteraf te verantwoorden, het is aan de voorkant immers goed georganiseerd. Alle medewerkers krijgen instructies over de werkwijze. Zo blijft alles lopen als een trein.  

Je weet waar je staat

Voorheen werkte Gertjan al met facturatiesoftware maar toch is ook hier een verbetering in zichtbaar. Zo heeft hij bijvoorbeeld meer grip op hoe de factuur er uit ziet. Door alles in 1 pakket onder te brengen weet Gertjan waar hij staat. Alles is inzichtelijk én overzichtelijk;  

Met Yoobi weet ik precies wat ik wanneer moet factureren, of er offertes zijn die goedgekeurd moeten worden. Het geeft rust dat alles op 1 plek staat”.

Regiekr8 factureert scholen 2 keer per jaar. Aan het begin van het schooljaar wordt een offerte gemaakt. Deze wordt vervolgens omgezet in een order en in 2 termijnen gefactureerd. De werkzaamheden die Regiekr8 voor de BSO’s verricht worden op uurbasis gefactureerd. Hier is soms een wisseling in de uren die geoffreerd zijn en die werkelijk worden gemaakt. ‍

Alles gaat snel, uren registreren, onkosten indienen, factureren en het maken van offertes. Soms passen we even de facturatiewijze aan, zo weet je altijd waar je staat” .

Op volle toeren

Regiekr8 ging in juni 2020 aan de slag met uren, verlof, planning en facturatie en CRM. Dit werd tijdens de zomer geïmplementeerd en zo konden alle docenten na de zomervakantie direct aan de slag met de urenregistratie. De inrichting ging soepel, samen met onze consultants en de supportafdeling.

Tijdens het implementatietraject werden we extreem goed ondersteund vanuit support en de consultant, als er vragen waren kregen we snel en goed antwoord".

Inmiddels draait alles al een aantal jaar op volle toeren en kijkt Gertjan naar de toekomst. Daarom is er inmiddels ook uitgebreid met CRM documenten en Inzicht.

Het is voor Gertjan erg fijn dat alles op klantniveau in de CRM basismodule verwerkt is. Ook de rest van het CRM wordt steeds vaker gebruikt en biedt, ten opzichte van de voorganger, echt veel kansen op het gebied van taakbeheer.

Met de Inzichtmodule hoopt Gertjan volgend jaar veel financiële rapportages te maken;‍

De inzichtrapporten gaan voor belangrijke inzichten in onze KPI’s zorgen. We gaan aan de slag met rapporten voor overschrijding van projectbudgetten en hoeveel declarabele uren per afdeling er worden geregistreerd.”

Yoobi voor het leven‍

Dat Gertjan Yoobi ontzettend fijn vindt is duidelijk. Inmiddels werkt hij met 3 verschillende omgevingen en maakt hij gebruik van het grootste deel van de modules. Een écht totaalpakket dus. Hij durft zelfs stellig te beweren dat hij voor altijd bij Yoobi blijft en nooit meer op zoek gaat naar een ander pakket. Dat horen we graag!

Benieuwd?

Benieuwd of Yoobi ook perfect bij jouw bedrijf past? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende demo.  

‍