Duende HR services groeit met slimme automatisering

Van corporate HR naar ondernemerschap

Voordat Mariska haar eigen bedrijf startte, werkte zij jarenlang als HR-manager bij grotere organisaties. Toch begon het ondernemerschap steeds meer te trekken.

Ik ben gewoon begonnen. Als het niet zou bevallen, kon ik altijd weer terug."

Dat bleek niet nodig. De opdrachten volgden elkaar snel op en al binnen een jaar sloot de eerste collega zich aan. Inmiddels bestaat Duende uit 5 HR-professionals.

Het bureau ondersteunt organisaties op 2 manieren. Enerzijds met interim HR-professionals die tijdelijk een HR-adviseur of -manager vervangen. Anderzijds als partner voor mkb-organisaties zonder eigen HR-afdeling.

Soms sparren we met een directeur-eigenaar, soms verzorgen we de volledige personeels- en salarisadministratie, of we vliegen in bij complexe HR-vraagstukken. Geen dag is hetzelfde."

Van Excel naar een professionele werkwijze

In de beginperiode hield Mariska haar administratie bij in Excel. Dat werkte prima zolang zij alleen werkte, maar naarmate het team groeide, ontstond behoefte aan meer structuur.

Met de komst van nieuwe collega's werd Excel steeds uitgebreider. Ik werkte zelf volledig bij klanten en deed de administratie 's avonds. Toen dacht ik: dit moet slimmer."

Via een collega-ondernemer kwam Mariska in aanraking met Yoobi.

Wat mij direct aansprak, was dat je klein begint. We startten met urenregistratie en facturatie en breidden daarna stap voor stap verder uit. De software groeit eigenlijk vanzelf mee met de organisatie."

Later volgden ook de salariskoppeling met Nmbrs en de boekhoudkoppeling met Yuki.

Snel aan de slag dankzij een goede implementatie

De implementatie verliep soepel dankzij de begeleiding vanuit Yoobi.

Samen hebben we de basis goed ingericht. Daarna kom je onderweg altijd wel situaties tegen waarbij je iets wilt aanpassen of optimaliseren. Dan is het heel eenvoudig om contact op te nemen en word je direct verder geholpen."

Ook de collega's hadden de software snel onder de knie.

Ik heb eigenlijk nooit vragen gekregen over hoe iets werkt. Als er iets niet klopt, blijkt meestal dat ik zelf ergens een instelling vergeten ben."

Overzicht als basis voor groei

Voor Mariska is overzicht het grootste voordeel van Yoobi.

Ik heb gewoon heel goed overzicht. Ik zie waar onze uren naartoe gaan, welke klanten de meeste tijd vragen en hoe de declarabiliteit van het team ervoor staat."

Na iedere maandfacturatie bekijkt zij de resultaten en deelt deze periodiek met haar collega's.

We bespreken samen hoe we ervoor staan, hoe de omzet zich ontwikkelt en waar we naartoe werken. Die informatie haal ik allemaal uit Yoobi."

Iedere medewerker heeft toegang tot dezelfde klantinformatie. Dat maakt samenwerken eenvoudiger en zorgt ervoor dat collega's elkaar moeiteloos vervangen wanneer dat nodig is.

We runnen de organisatie echt samen. Iedereen heeft inzicht in de projecten en klantgegevens. Als iemand met vakantie is, pakt een collega het zonder problemen over."

Flexibel voor uiteenlopende klantvragen

Duende werkt voor uiteenlopende organisaties. Sommige opdrachtgevers vragen eenvoudige urenregistratie, terwijl andere projecten juist uitgebreide onderbouwingen of subsidieadministraties vereisen.

Soms vraagt een subsidieproject om allerlei verschillende uren- en budgetcodes. Dat is af en toe even puzzelen, maar uiteindelijk lukt het altijd. Ik ben nog nooit iets tegengekomen dat uiteindelijk niet mogelijk bleek."

Dankzij de flexibiliteit van Yoobi sluit de administratie aan op de wensen van verschillende opdrachtgevers.

Vooruitkijken blijft belangrijk

Naast terugkijken wil Mariska steeds beter vooruitplannen. Vooral capaciteit en beschikbaarheid van medewerkers spelen daarin een belangrijke rol.

Ik wil in 1 oogopslag zien wie wanneer beschikbaar is voor een nieuwe opdracht. Dat overzicht houd ik nu nog bij in Excel."

De vernieuwde planningsmodule volgt zij dan ook met veel belangstelling. Daarnaast ziet zij kansen om toekomstige wet- en regelgeving, zoals de WTTA en SNA-certificering, verder te ondersteunen binnen de software.

Een systeem dat meegroeit

Voor Duende vormt Yoobi inmiddels veel meer dan alleen een urenregistratiesysteem. De software ondersteunt de dagelijkse processen, biedt inzicht in prestaties en groeit stap voor stap mee met de organisatie.

Ik begon met urenregistratie en facturatie. Inmiddels zijn ook de salaris- en boekhoudkoppeling toegevoegd. Dat past precies bij hoe wij als organisatie groeien."

Door processen te automatiseren, ontstaat meer tijd voor waar Duende echt waarde toevoegt: organisaties ondersteunen met professioneel HR-advies en persoonlijke begeleiding.

Benieuwd wat Yoobi voor jouw organisatie kan betekenen?

‍Ontdek hoe je meer grip krijgt op projecten, uren, planning en facturatie. Vraag een demo aan en ervaar het zelf.