Van urenregistratie naar stuurinformatie: Studio for New Realities kijkt met Yoobi vooruit

Van architectuur tot gebiedsontwikkeling

De projecten van Studio for New Realities lopen sterk uiteen. Het bureau werkt aan stedenbouwkundige vraagstukken, architectuur en strategie ontwikkeling en beweegt daarbij tussen verschillende schaalniveaus. De gebruiker vormt in ieder project de rode draad. Riemer Postma, Associate bij New Realities, vertelt:

Het leuke aan New Realities is dat we in hele uiteenlopende schalen werken, maar dat de methodiek en denkwijze voor iedereen gelijk zijn."

Die diversiteit maakt een goede projectsturing extra belangrijk. Riemer houdt zich binnen het bureau steeds meer bezig met de inhoudelijke kant van planning, urenbesteding en offertes. Daarbij kijkt hij vooral naar wat de cijfers vertellen over de toekomst.

Yoobi als spiegel voor projecten

New Realities gebruikt Yoobi vrijwel vanaf de oprichting van het bureau. In eerste instantie was de behoefte vooral praktisch: uren op een eenvoudige en toegankelijke manier registreren. De offertes van het bureau zijn doorgaans gebaseerd op een project of projectfase en niet op losse uren. Urenregistratie was daarom in eerste instantie vooral bedoeld voor het bureau zelf.

Naast de urenverantwoording voor de opdrachtgever gebruiken we de uren vooral om te spiegelen: klopt onze offerte en klopt onze inschatting van de personeelsinzet?"

Data is steeds waardevoller geworden. Door projecten achteraf te analyseren, ontstaat inzicht in de manier waarop eerdere projecten zijn verlopen. Dat helpt vervolgens bij het maken van nieuwe offertes en het inschatten van toekomstige projecten.

Uniforme manier van uren registreren

Een belangrijke stap was het stroomlijnen van de manier waarop medewerkers hun uren registreren. In de beginjaren bleek dat medewerkers daar verschillende gewoontes op nahielden. De een schreef bijvoorbeeld alle uren op een project, terwijl een ander algemene werkzaamheden of overleg anders verwerkte.

Het bureau heeft daarom duidelijke afspraken gemaakt over de registratie. Ook overuren, studie- en onderzoekstijd en algemene werkzaamheden worden op een eenduidige manier verwerkt.

Eén van de dingen die we een paar jaar geleden vooral hebben gedaan, is ervoor zorgen dat iedere werknemer zijn uren op een manier invult die we met elkaar kunnen vergelijken."

Dat lijkt op het eerste gezicht vooral een administratieve verbetering, maar levert in de praktijk veel meer op. Wanneer projecten op dezelfde manier worden geregistreerd, is vergelijken veel eenvoudiger.

Van terugkijken naar vooruitkijken

De volgende stap was het toevoegen van de Planningsmodule. Studio for New Realities werkte daarvoor met een eigen Excel-overzicht om vooruit te kijken. De informatie uit die planning wordt nu steeds meer gekoppeld aan de daadwerkelijke uren in Yoobi.

We merken dat het heel waardevol is om vroeg te weten dat we afwijken van de urenbesteding."

Projectfases duren vaak meerdere maanden. Projecten worden ook steeds groter, waardoor soms 5 mensen tegelijk aan een project werken. Dan ga je sneller over je urenbesteding heen. Het omgekeerde gebeurt ook. Een project loopt achter op de planning, terwijl de urenbesteding lager ligt dan verwacht.  

Met Yoobi leggen we die 2 kanten naast elkaar. We hebben direct inzicht: loopt het project achter omdat we te weinig mensen hebben, of besteden we juist te veel uren?"

Planning als stuurinstrument

De planningsmodule wordt binnen het bureau steeds nadrukkelijker onderdeel van het reguliere overleg. Waar de monitoring eerder vooral bij individuele projectleiders lag, wordt er nu meer bureau breed naar gekeken.

Elke eerste maandag van de maand staat tijdens het planningsoverleg de urenbesteding centraal. Hoe verloopt een project ten opzichte van de verwachting en waar zijn afwijkingen zichtbaar?  

Vooral de mogelijkheid om prognoses visueel te bekijken, maakt daarbij verschil.  

We waren heel blij verrast met de nieuwe mogelijkheden. Eerst spiegelden we vooral: welk budget heb ik per activiteit en hoeveel uren heb ik nu geboekt? Met de prognose en planningsmodule kunnen we veel nauwkeuriger zien waar we naartoe gaan."

Samen ontwikkelen tijdens de pilot

Studio for New Realities deed mee aan de pilot van de vernieuwde planningsmodule. Daardoor was er niet alleen de mogelijkheid om de nieuwe functionaliteit te gebruiken, maar ook om vanuit de praktijk feedback te geven.

Die samenwerking leverde soms heel concrete verbeteringen op. Zo bleek bijvoorbeeld dat architectuurprojecten binnen het bureau een eigen kleurcodering hebben. In de planning ontbrak aanvankelijk de mogelijkheid om die specifieke kleur te gebruiken. Ook wilde het bureau geplande onderdelen eenvoudig kunnen verschuiven.

We hadden veel opmerkingen waarvan we dachten: misschien zijn die wel heel specifiek voor ons. Maar daar is vervolgens iets mee gedaan."

De pilot had bovendien een effect dat verder ging dan de software zelf.  

In die pilot hebben we Yoobi beter leren kennen, ook de personen die erachter werken. We hebben in een aantal teamoverleggen kunnen aangeven: dit zijn onze behoeften."

Eerder vooruitkijken

Voor New Realities draait projectsturing uiteindelijk niet om het simpelweg signaleren van overschrijdingen. Het bureau wil vooral leren van de informatie die uit projecten komt.

Het gaat ons vooral om leren. Hebben we het goed ingeschat? Zowel in de capaciteit van de mensen als in de urenbesteding van projecten."

Dat inzicht helpt ook bij capaciteitsplanning. Wanneer duidelijk wordt dat een project over enkele maanden extra capaciteit nodig heeft, wordt daar eerder op geanticipeerd. Zeker bij een bureau waar projecten meerdere maanden lopen, is dat belangrijk.

Software waar het helpt en mensen waar het nodig is

Hoewel Studio for New Realities steeds meer data gebruikt om projecten te sturen, betekent dat niet dat alles in software wordt vastgelegd. Sommige onderdelen van de samenwerking blijven bewust menselijk. Het bureau gebruikt bijvoorbeeld geen CRM binnen Yoobi en kiest er ook bewust voor om taken niet volledig via software toe te wijzen. Projectleiders houden het overzicht en blijven met hun teams in gesprek.

Ook de urenregistratie zelf blijft een menselijke discipline. De meeste medewerkers werken regelmatig op kantoor en gebruiken de app daarom niet intensief. Op drukke dagen of wanneer iemand onderweg is, kan de app wel helpen om uren direct vast te leggen.

Hoe sneller je registreert, hoe nauwkeuriger het wordt."

Klaar voor de volgende stap

De manier waarop Studio for New Realities met software werkt, blijft zich ontwikkelen. Naast verdere professionalisering van planning en projectsturing onderzoekt het bureau bijvoorbeeld wat AI kan betekenen voor het vakgebied. Van tekstcontrole en mailassistentie tot toepassingen binnen gebiedsontwikkeling en ontwerp.

Daarbij blijft dezelfde werkwijze leidend: technologie moet iets toevoegen en passen bij de manier waarop het bureau werkt. Dat geldt voor AI, maar ook voor projectsoftware.

Voor Riemer is de ontwikkeling van Yoobi dan ook niet alleen een kwestie van nieuwe functies toevoegen. Het gaat er vooral om dat de informatie steeds beter bruikbaar wordt voor de beslissingen die het bureau moet nemen.

Kijk mee met een Yoobi demo

Wil je meer weten over de bedrijfssoftware en basispakketten van Yoobi voor jouw bedrijf? Plan een demo en kijk direct mee in de software.

Headerfoto: Paviljoen aan de Plas (Jorn van Eck).