In de advies- en consultancywereld draait alles om de waarde die je levert aan klanten. Voor jou is declarabiliteit een belangrijke graatmeter. Dit is het percentage van gewerkte tijd dat rechtstreeks aan klanten wordt gefactureerd. Voor bedrijven die adviesdiensten verkopen, vertegenwoordigt declarabiliteit je omzet. Ook geeft het inzicht in proces-efficiëntie, projectstructuur en de gezondheid van de bedrijfsvoering. Wat is declarabiliteit precies, waarom is het belangrijk voor dienstverlenende bedrijven en welke inzichten haal je uit je data?
Wat betekent declarabiliteit?
Declarabiliteit biedt een blik op hoe goed je bedrijf facturabele werkuren maakt. Als medewerkers uren besteden aan klantprojecten, wil je dat deze uren ook gefactureerd worden. Dit percentage geeft direct weerhoeveel van de kosten van je bedrijf worden omgezet in opbrengsten. In de praktijk zegt dit iets over:
- De verhouding tussen interne tijd (zoals overleg, administratie en opleidingen) en uren die bijdragen aan klantprojecten;
- De efficiëntie van planning, tijdsregistratie en budget;
- Of je team tijd besteedt op manieren die waarde teruggeven aan het bedrijf.
Adviesbureaus doen er goed aan om niet onder de 70% uit tekomen. Bedrijven met percentages daaronder lopen het risico dat een groot deel van de gemaakte uren niet direct bijdraagt aan omzet, wat op termijn marges onder druk zet.
Wat is het verschil tussen declarabiliteit en productiviteit?
Het is belangrijk om declarabiliteit niet te verwarren met productiviteit. Productiviteit meet hoeveel tijd je medewerkers besteden aan werkzaamheden binnen hun contracturen. Declarabiliteit kijkt specifiek naar wat daarvan gefactureerd wordt aan klanten. Een medewerker is misschien productief, maar heeft toch een laag declarabiliteitspercentage als een groot deel van die uren niet factureerbaar is. Dit onderscheid helpt je bij het:
- Herkennen van inefficiënties in interne processen;
- Signaleren van activiteiten die weinig waarde opleveren voor klanten;
- Bepalen van correcte tarieven in projectbegrotingen.
Goede definities van deze KPI’s vormen de basis voor financieel inzicht en sturen. Software voor tijdsregistratie en projectbeheer speelt hierbij een grote rol, omdat het uren vastlegt op klant-, project- en activiteitniveau.
Inzicht uit data: wat vertelt je declarabiliteit?
Het analyseren van declarabiliteit levert waardevolle managementinformatie op. Bijvoorbeeld:
Hoog percentage: kan duiden op een sterk gefocuste organisatie, maar een structureel extreem hoog percentage kan ook wijzen op overbelasting. Medewerkers ronden werk af buiten uren die bijvoorbeeld gepland waren voor overleg of verbetering van processen, wat later de kwaliteit kan ondermijnen.
Laag percentage: geeft aanleiding om te onderzoeken waar tijd verdwijnt — denk aan inefficiënte teammeetings, administratieve rompslomp of een onbalans tussen projectwerk en interne taken. Dit soort inzichten helpt om workflows en resourceplanningen bij te sturen.
Deze inzichten ondersteunen een data-gedreven bedrijfsvoering en maken het mogelijk om op strategisch niveau beslissingen te nemen over teamcapaciteit, tariefstructuren en procesverbeteringen.
Wat zijn praktische toepassingen binnen bedrijfssoftware?
Moderne bedrijfssoftware heeft functionaliteiten die helpen om declarabiliteit te optimaliseren. Dit zijn onder meer:
- Geïntegreerde registratiemogelijkheden: registreer tijd direct bij taken of opdrachten, via verschillende apparaten en platformen;
- Dashboards en KPI-rapportages: real-time inzicht in declarabele versus niet-declarabele uren, per team en project;
- Projectbudgettering en tariefbeheer: stel budgetten in en monitor voortgang om tijdig bij te sturen;
- Notificaties en workprocessen: herinner medewerkers aan tijdige registratie en houd planningsafwijkingen in de gaten.
Door deze functionaliteiten effectief in te zetten, krijg je grip op waar tijd naartoe gaat en welke projecten financieel bijdragen. Dit draagt bij aan beter projectresultaat, hogere omzet per consultant en een sterkere concurrentiepositie.
Hoe verbeter je de declarabiliteit?
Het vergroten van declarabiliteit hoeft niet te betekenen dat medewerkers meer uren moeten draaien. Het draait om slim werken en processen die onnodige tijdverspilling minimaliseren:
- Stimuleer directe registratie van uren zodat er geen waardevolle tijd verloren gaat;
- Analyseer terugkerende niet-declarabele activiteiten;
- Maak gebruik van automatische tijdsynchronisatie met agenda’s;
- Verbind urenregistratie met projectadministratie zodat facturering en planning altijd aansluit.
Door te werken met geïntegreerde systemen voor urenregistratie, projectbeheer en rapportages leg je een basis waarmee deze verbeteringen meetbaar worden en onderdeel van de procesroutine.
Hoe ziet jouw declarabiliteit eruit?
Declarabiliteit vormt een belangrijke KPI voor bedrijven die diensten leveren op projectbasis. Het draagt direct bij aan omzet en winstgevendheid en biedt inzicht in hoe je werkdag wordt ingevuld. Door scherpe definities, gericht inzicht in data en de juiste functionaliteiten te benutten, ontstaat een cultuur rond efficiënt werken en transparante prestaties. Wil je weten hoe dit eruit ziet voor jouw bedrijf? Plan een demo en maak kennis met Yoobi.
