Werkdruk is nooit ineens te hoog en sluipt er langzaamaan in. Taken stapelen zich op, agenda’s lopen over en collega’s doen nog wel even het werk van een ander. Tot het moment dat het niet meer gaat. Juist omdat werkdruk zo geleidelijk ontstaat, is het lastig om het op tijd te herkennen bij jezelf of je collega's. Bij bedrijven wordt werkdruk pas zichtbaar wanneer medewerkers uitvallen, deadlines worden gemist, of de sfeer verandert. In dit blog onderzoek ik de vraag ‘hoe krijg je eerder zicht op wat er speelt binnen je bedrijf, je team of bij individuele collega’s?’
Waarom is werkdruk zo moeilijk te herkennen?
Werkdruk is meer dan alleen te veel taken en verantwoordelijkheid voelen. Het gaat over de verhouding tussen wat er gevraagd wordt en wat iemand binnen de ervaring en het functieprofiel aankan. Dat verschilt per persoon, per periode en per context. Jouw ene collega bijt zich vast in volle agenda’s, terwijl de ander vastloopt door onduidelijkheid of gebrek aan prioriteiten. Daarnaast is werkdruk op het kantoor vaak onzichtbaar. Medewerkers willen loyaal zijn aan hun werkgever en leidinggevenden, laten niet snel merken dat het te veel wordt, of hebben zelf niet altijd scherp waar hun grens ligt. Zeker in bedrijven waar de betrokkenheid hoog is, wordt extra werk vaak als vanzelfsprekend opgepakt. Daarin is het risico groot dat signalen worden gemist.
Welke signalen wijzen op oplopende werkdruk?
Hoewel werkdruk voor iedereen ander is, laat het zich wél herkennen in patronen. Denk aan structureel overwerken, weinig ruimte voor herstel, of taken die steeds blijven liggen op je bureau. Ook veranderingen in gedrag zijn een signaal zijn: je hebt een korter lontje, minder focus of trekt je terug van sociale momenten met collega's. Binnen bedrijven zie je werkdruk ook terug in processen. Wanneer werkzaamheden blijven schuiven, overdrachten rommelig zijn, of beslissingen steeds worden uitgesteld, is dat een signaal van te veel druk op je processen.
Hoe helpt software bij het zichtbaar maken van werkdruk?
Software helpt om patronen zichtbaar te maken die je niet eerder zijn opgevallen. Het geeft je direct inzicht in hoe het werk zich ontwikkelt. Denk aan de verdeling van werkzaamheden, de voortgang van taken, of de balans tussen gepland en uitgevoerd werk van teams. Wanneer informatie centraal wordt vastgelegd, ontstaat er overzicht. Je ziet waar:
- Pieken in het werk ontstaan;
- Werk structureel blijft liggen;
- Welke teams of collega’s (langdurig) onder druk staan.
Belangrijk om te weten daarbij is dat software ondersteunend is. Met de juiste data in handen begrijp je wat er speelt en welke actie je moet ondernemen.
Waarom is inzicht belangrijker is dan sturen op gevoel?
Veel beslissingen over werkdruk worden genomen op basis van gevoel. Een leidinggevende ziet dat het druk is, of een collega geeft aan het even niet meer te overzien. Dat zijn waardevolle signalen en inzicht helpt om gevoel te onderbouwen. Door data te combineren met gesprekken ontstaat een completer beeld. Je ziet dat het druk is, waar de druk vandaan komt en hoe lang die al aanhoudt. Dat maakt het mogelijk om eerder bij te sturen, nog voordat werkdruk problematisch wordt.
Wat vraagt dit van de manier waarop je werkt?
Werkdruk signaleren vraagt jou om na te denken over een cultuur waarin inzicht wordt gewaardeerd. Waar gekeken wordt naar het resultaat én de werkdruk die daarbij ontstaat. Kies voor ondersteunende software, maak duidelijke afspraken zorg dat je gegevens veilig zijn. Vraag jezelf regelmatig de vragen:
- Hoe (ver)loopt het werk?
- Is de verdeling nog logisch?
- Waar ontstaan structurele knelpunten?
Gaat software jouw bedrijf redden van te hoge werkdruk?
Werkdruk ontstaat vaak geleidelijk en blijft daardoor lang onzichtbaar. Door patronen zichtbaar te maken en inzicht te krijgen in hoe werk zich ontwikkelt, zie je eerder de signalen. Software biedt dat inzicht en zorgt voor een waardevolle ondersteuning. In het volgende blog ga ik dieper in op dit inzicht. Ik laat zien welke 3 soorten inzichtrapporten helpen om werkdruk voor te zijn, en hoe ze bijdragen aan betere beslissingen.
Over de auteur
Margot is teamleider marketing bij Yoobi. Zij stuurt dagelijks het team van specialisten aan (o.a. SEO/SEA/GEO, e-mail, design en copy), zorgt dat planningen helder en SMART zijn en houdt zich bezig met de overkoepelende strategie.
‘De afgelopen jaren heb ik de marketingactiviteiten binnen Yoobi flink verbeterd en stuur ik inmiddels het marketingteam aan. Van e-mailmarketing tot de website en van het schrijven van blogs tot het bijsturen, alles doen we met het team. Dat maakt het uitdagend, afwisselend en nooit saai.”
