In de vorige blogs las je hoe werkdruk zich opbouwt, hoe inzicht helpt om signalen te herkennen en hoe online software bijdraagt aan overzicht en een realistische planning. Maar hoe zit het met het werk dat niemand ziet, het ‘onzichtbare’ werk. Want ook dat is overal te vinden, door het hele bedrijf en afdelingsbreed. Tel maar bij elkaar op: talloze afstemmomenten, het oplossen van problemen voordat ze daadwerkelijk plaatsvinden, het schakelen tussen taken en systemen. Het staat niet altijd op een planning en is moeilijk te meten. Daarom wordt het zo vaak onderschat binnen bedrijven.
Wat verstaan we onder onzichtbaar werk?
Onzichtbaar werk is alles wat nodig is om het zichtbare werk mogelijk te maken, alleen wordt het niet altijd geregistreerd of opgemerkt. Toch is het een gemene deler tussen processen, mensen en systemen. Denk aan het beantwoorden van tussentijdse vragen, het bijwerken van informatie, het corrigeren van fouten of het trainen van collega’s. Binnen jouw bedrijf herken je dit misschien als het gevoel dat iedereen druk is, terwijl het niet altijd duidelijk is waar de tijd precies naartoe gaat. Het werk gebeurt wel, maar het staat niet op de planning of in rapportages. Daardoor ontstaat een vertekend beeld van capaciteit en productiviteit.
Waarom leidt onzichtbaar werk tot hogere werkdruk?
Werkdruk ontstaat wanneer de verwachtingen niet aansluiten op de praktijk. Wanneer onzichtbaar werk niet wordt meegenomen in planning en prioriteiten, ontstaat er steeds meer overbelasting. Collega’s doen dit werk er even bij, iets dat werkt op de korte termijn, maar op de lange termijn gaat er veel mis. Het leidt tot langere werkdagen, minder herstelmomenten en het gevoel van achter de feiten aanlopen. Bovendien maakt onzichtbaar werk het lastig om goed te plannen. Projecten lijken haalbaar op papier, maar in de praktijk blijken ze veel meer tijd te kosten.
Hoe maak je onzichtbaar werk zichtbaar binnen je bedrijf?
Onzichtbaar werk zichtbaar maken begint met het bespreekbaar maken in teams en in je gesprekken over planning en capaciteit. Dat vraagt om vragen als:
- Welke taken kosten tijd maar staan niet in onze planning?
- Waar besteden we structureel meer tijd aan dan verwacht?
Software en inzicht, zoals we in de eerdere blogs beschreven, helpen om dit zichtbaar te maken. Door niet alleen te kijken naar het resultaat, maar ook naar activiteiten en onverwachte onderbrekingen. Zo ontstaat een realistischer beeld van wat er nodig is om werk goed te doen. Een manier om onzichtbaar werk concreet te maken, is door het te categoriseren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Losse vragen en onderbrekingen;
- Overleg, afstemming en training;
- Correcties, extra werk en kwaliteitscontrole.
Wat vraagt dit van leiderschap en werkcultuur?
Onzichtbaar werk zichtbaar maken vraagt om een omgeving waarin mensen eerlijk aangeven waar hun tijd naartoe gaat, zonder het gevoel dat ze zich moeten verantwoorden. Leiderschap speelt hierin een belangrijke rol. Door ruimte te geven aan realistische gesprekken over werkdruk, door planning aan te passen op basis van inzichten en door te erkennen dat niet al het waardevolle werk direct meetbaar is. Zoals ik al eerder vertelde: werkdruk gaat niet alleen over hoeveelheid werk, maar over de balans tussen wat gevraagd wordt en wat haalbaar is.
Hoe helpt zichtbaarheid bij duurzame professionalisering?
Dit onderwerp verandert de manier waarop je naar werk kijkt. De planning wordt realistischer, prioriteiten worden scherper en gesprekken over capaciteit worden inhoudelijker. Dat draagt bij aan professionalisering als manier van werken binnen je bedrijf. Het sluit ook aan bij de structuur en processen uit eerdere blogs. Alleen wanneer alle onderdelen van werk in beeld zijn, worden processen goed ingericht en heeft software die belangrijke ondersteunende functie.
Heb jij inzicht in de werkdruk binnen jouw bedrijf?
Onzichtbaar werk is een belangrijke, maar vaak onderschatte bron van werkdruk. Maak al het werk zichtbaar zodat er een realistischer beeld ontstaat van de capaciteit en belasting. In deze reeks heb ik aten zien hoe werkdruk ontstaat, hoe inzicht helpt om signalen te herkennen en hoe software werkdruk vermindert. Werkdruk aanpakken begint met kijken, begrijpen en eerlijk organiseren. Door inzicht, structuur en realistische verwachtingen, creëer je snel meer rust in je bedrijf.
Over de auteur
Margot is teamleider marketing bij Yoobi. Zij stuurt dagelijks het team van specialisten aan (o.a. SEO/SEA/GEO, e-mail, design en copy), zorgt dat planningen helder en SMART zijn en houdt zich bezig met de overkoepelende strategie.
De afgelopen jaren heb ik de marketingactiviteiten binnen Yoobi flink verbeterd en stuur ik inmiddels het marketingteam aan. Van e-mailmarketing tot de website en van het schrijven van blogs tot het bijsturen, alles doen we met het team. Dat maakt het uitdagend, afwisselend en nooit saai.”
Eerder verschenen ‘Werkdruk’ blogs
Zo helpt software je bij het signaleren van werkdruk
.webp)
