Dit zijn de mogelijkheden van goede planningssoftware

Tijdens het webinar van 5 november over de vernieuwde Planningsmodule nam accountmanager Joey van der Kuijl de belangrijkste mogelijkheden door. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld liet hij zien hoe je een project van begin tot eind plant en beheert.

‍1. Capaciteitsplanning: hebben we ruimte voor nieuw werk?

Voordat je een nieuw project aanneemt, wil je weten of je organisatie voldoende ruimte heeft om het uit te voeren. Welke medewerkers zijn beschikbaar, hoeveel uren zijn er nog vrij, en hoe ziet de bezetting er de komende periode uit?

Met capaciteitsplanning krijg je vooraf inzicht in de beschikbare uren en capaciteit binnen je organisatie. Dit helpt bij het beoordelen van nieuwe aanvragen en projecten. Je ziet waar nog ruimte is en schat beter in of je een opdracht aanneemt.

2. Projectplanning: wanneer voeren we het werk uit?

Is er voldoende capaciteit? Dan is het tijd om het project in te plannen. Met de projectplanning bepaal je wanneer werkzaamheden plaatsvinden en hoe je de verschillende fases van een project verdeelt. De projectplanning biedt onder andere:

• Een overzichtelijke planning op basis van Gantt;

• Inzicht in het budget per project;

• De mogelijkheid om medewerkers aan activiteiten te koppelen;

• De mogelijkheid om werkzaamheden automatisch in te plannen.

Hiermee krijg je grip op de grote lijnen van een project. Je ziet hoe werkzaamheden zich over een bepaalde periode verdelen en hoe verschillende activiteiten zich tot elkaar verhouden.

3. Resourceplanning: wie werkt wanneer en hoeveel?

Wanneer de projectplanning staat, wil je weten hoe je de beschikbare medewerkers en uren verdeelt. Daar komt de resourceplanning in beeld.

Met resourceplanning zie je hoeveel uur per activiteit wordt ingepland, bijvoorbeeld per dag of per week. Ook verlof, de beschikbaarheid van medewerkers en contracturen zijn zichtbaar. Dit maakt het eenvoudiger om de personeelsinzet af te stemmen op de werkzaamheden. Je ziet waar medewerkers ruimte hebben en waar de planning mogelijk knelt.

Zo houd je niet alleen rekening met de planning van projecten, maar ook met de daadwerkelijke beschikbaarheid van je medewerkers.

4. Medewerkersplanning: wie staat waar ingepland?

Naast het overzicht op project- en activiteitenniveau wil je natuurlijk ook kunnen zien wat er bij individuele medewerkers op de planning staat.

De medewerkersplanning geeft inzicht in de bezetting over meerdere projecten en activiteiten. Je kunt de planning bekijken vanuit het perspectief van een medewerker of juist vanuit een project. Hierdoor zie je snel wie waar is ingepland en hoe de werkzaamheden verdeeld zijn. De belangrijkste mogelijkheden zijn:

• Een overzicht van medewerkers over meerdere projecten en activiteiten;

• De planning bekijken vanuit medewerker- of projectperspectief;

• Snel zien wie waar is ingepland;

• Inzicht in de huidige bezetting en verdeling.

Dit helpt om de werkzaamheden goed te verdelen en eventuele knelpunten in de personeelsplanning tijdig te herkennen.

5. Mijn planning: wat staat er voor mij ingepland?

Ook voor medewerkers zelf is een duidelijk planningsoverzicht belangrijk. Met 'Mijn planning' zien medewerkers welke werkzaamheden voor hen zijn ingepland.

Deze weergave richt zich op de eigen planning. Medewerkers verdelen hun eigen uren en hebben inzicht in de werkzaamheden die voor hen klaarstaan. Daarnaast zijn er koppelingen met Outlook en CRM-taken; ook het registreren van uren wordt hierdoor eenvoudiger. Zo hebben medewerkers een praktisch overzicht van hun eigen werkzaamheden en sluit hun dagelijkse planning aan op de bredere project- en personeelsplanning.

6. Verschillende werkplekken voor inzichten

Niet iedereen gebruikt een planning op dezelfde manier; een projectleider wil bijvoorbeeld vooral inzicht in de voortgang en verdeling van projecten, terwijl een medewerker juist wil weten welke werkzaamheden voor hem of haar gepland staan.

Daarom werk je in de vernieuwde Planningsmodule met verschillende werkplekken. Met filters en voorkeuren bepaal je welke informatie je ziet en hoe je naar de planning kijkt. De 5 onderdelen vullen elkaar aan:  

• Capaciteitsplanning helpt bij het aannemen van werk;

• Projectplanning bij het bepalen wanneer werkzaamheden plaatsvinden;

• Resourceplanning bij het verdelen van uren;

• Medewerkersplanning bij het inzichtelijk maken van de bezetting;

• Met 'Mijn planning' hebben medewerkers vervolgens zicht op hun eigen werkzaamheden.

Samen zorgen deze onderdelen voor een samenhangend overzicht van de planning binnen je organisatie.

Probeer de vernieuwde Planningsmodule 30 dagen uit

Overstappen naar een vernieuwde werkwijze hoeft niet direct. Daarom probeer je de vernieuwde Planningsmodule eerst 30 dagen uit met je eigen gegevens. De proefperiode bestaat uit 3 stappen:

1. Probeer

Start de proefperiode. Maak je al gebruik van de huidige Planningmodule? Dan kun je beginnen met een kopie van je eigen gegevens.

2. Ontdek

Ervaar de vernieuwde planning en ontdek of deze aansluit bij jouw manier van werken. Probeer de verschillende weergaven en werkplekken uit en ontdek hoe je projecten, capaciteit en medewerkers plant.

3. Kies

Na 30 dagen bepaal je zelf of je overstapt naar de vernieuwde Planningsmodule. Daarbij kun je ervoor kiezen om je bestaande gegevens mee te nemen of met een lege planning te beginnen.

Ook organisaties die de huidige Planningsmodule nog niet gebruiken, ontdekken direct de vernieuwde mogelijkheden. Laat medewerkers eventueel mee testen, zodat je samen ervaart hoe de nieuwe planning in de praktijk werkt.

Betere keuzes en grip op je planning

Met de vernieuwde Planningsmodule van Yoobi kijk je verder dan alleen de verdeling van werkzaamheden. Je krijgt inzicht in de beschikbare capaciteit, plant projecten en activiteiten, verdeelt uren en houdt zicht op de bezetting van medewerkers.

Doordat de verschillende planningsonderdelen op elkaar aansluiten, overzie je het volledige proces. Van het moment waarop een nieuwe opdracht binnenkomt tot de uitvoering en het bijsturen van projecten.

Benieuwd wat de vernieuwde Planningsmodule voor jouw organisatie voor mogelijkheden biedt? Stuur een mail naar Yoobi collega en acoountmanager joey.van.der.kuijl@yoobi.nl of sales@yoobi.nl.