De oplossing! Zo wordt een nieuw softwaresysteem vaak aangekondigd binnen bedrijven. Voor meer overzicht, betere samenwerking of minder fouten. Medewerkers vragen zich juist af wat dit voor hun werk betekent, hoeveel tijd het kost om te leren en of het echt beter wordt dan wat ze nu gebruiken. In het vorige blog schreef ik dat verandering pas slaagt wanneer mensen begrijpen waarom iets gebeurt en zich betrokken voelen. Dat geldt misschien wel het meest bij de introductie van nieuwe software. Draagvlak onder je collega's vraagt om aandacht, een goede planning en een duidelijk verhaal.
Waarom roept een nieuw systeem weerstand op?
Weerstand tegen een nieuw systeem zit niet per se in de technologie zelf. Medewerkers denken na over de gevolgen ervan: ze vrezen extra werk, verlies van controle of het idee dat hun manier van werken wordt vervangen. Nieuwe systemen worden bijna altijd vanuit het management gekozen en ingevoerd. Systemen die niet aansluiten op de praktijk, onvolledig zijn ingericht of waarbij ondersteuning ontbreekt. Voorkom dit en zorg vanaf het eerste moment voor draagvlak onder je collega's. Begrijp de terughoudendheid en denk goed na over het overgangsproces.
Waarom kies je voor een nieuw systeem?
In blog 1 benoemde ik het belang van een helder verhaal. Bij software betekent dat: niet beginnen bij functies, maar bij het probleem dat je wilt oplossen.
- Waar loopt het nu vast?
- Wat kost onnodig veel tijd?
- Waar ontstaat frustratie of onduidelijkheid?
Door het waarom te koppelen aan herkenbare situaties binnen je bedrijf, wordt het verhaal concreet. Medewerkers herkennen zichzelf erin en begrijpen beter waarom verandering nodig is. Pas daarna krijgt het gesprek over het systeem zelf betekenis.
Wanneer betrek je medewerkers bij je keuze?
Een gouden tip: betrek medewerkers al voor dat de keuze wordt gemaakt. Eerdere betrokkenheid onder medewerkers zorgt voor realistische verwachtingen en betere beslissingen. Dat betekent niet dat jouw collega's meebeslissen, maar wel dat ervaringen en behoeften worden opgehaald. Doe je dit met de verschillende functies binnen je bedrijf, dan krijg je goed inzicht in het werk en de communicatie hierover. Dat vergroot de kans dat het systeem aansluit bij de praktijk.
Wat helpt om verwachtingen realistisch te houden?
Nieuwe software is niet zomaar een snelle oplossing voor een probleem binnen je bedrijf. Leren werken met een nieuw systeem kost tijd en daar moet vanaf het begin goed over gecommuniceerd worden. Draagvlak onder medewerkers groeit wanneer de verwachtingen kloppen. Benoem daarom wat het systeem wel en niet direct oplost, en dat niet alles vanaf dag 1 perfect loopt. Met die transparantie creëer je vertrouwen en breng je eventuele weerstand terug.
Hoe ondersteun je collega's bij verandering?
Draagvlak is hard nodig vóór de livegang van een nieuw softwaresysteem. Maar vergeet ook niet de eerste periode daarna. Richt het zo in dat medewerkers vragen mogen stellen, fouten durven maken en ondersteuning ervaren. Bedrijven die hier aandacht aan besteden, zorgen voor duidelijke aanspreekpunten en momenten om ervaringen te delen. Benoem successen en maak knelpunten bespreekbaar tijdens interne updates. Dat sluit aan bij wat ik in blog 1 beschreef: verandering is een proces, geen momentopname.
Wat is de rol van leidinggevenden bij draagvlak?
Leidinggevenden spelen een grote rol in hoe nieuwe software binnen bedrijven wordt ontvangen. Wanneer je zelf actief met het systeem werkt, vragen stelt en feedback ophaalt, ben je betrokken en benadruk je de belangrijkheid. Daarnaast helpt het wanneer je ruimte creëert. Zodat collega's het nieuwe systeem aanleren en onderdeel laten worden van het dagelijks werk.
Kijk naar hoe jij draagvlak creëert binnen je bedrijf
Draagvlak voor een nieuw softwaresysteem ontstaat niet door een goede handleiding, maar door aandacht voor mensen. Door het waarom helder te maken, medewerkers tijdig te betrekken, verwachtingen realistisch te houden en ondersteuning te bieden tijdens de overstap. In het volgende blog kijk ik verder naar wat medewerkers nodig hebben wanneer er iets verandert. Welke voorwaarden helpen hen om mee te bewegen, en waar hebben organisaties vaak te weinig oog voor?
Over de auteur
Wahaj Ghani is onboarding consultant bij Yoobi. Hij begeleidt nieuwe klanten tijdens de opstartfase en zorgt ervoor dat nieuwe gebruikers snel aan de slag gaan. Zo halen ze vanaf dag 1 waarde uit de software. Wahaj studeert aan de TU Delft en is actief in de lokale politiek (gemeente Nissewaard).
"Ik krijg er energie van om klanten te helpen hun processen slimmer en efficiënter in te richten, en het is mooi om te zien wanneer iemand na de implementatie écht enthousiast is over de oplossing die we samen hebben opgebouwd."
Eerder verschenen ‘Adoptie en verandermanagement’ blogs
Tips voor succesvolle verandering binnen organisaties
