Verandering binnen bedrijven wordt vaak bekeken vanuit plannen, systemen en deadlines. In de praktijk speelt de echte verandering zich af op de werkvloer en bij collega’s die hun routines moeten loslaten, nieuwe werkwijzen moeten aanleren en ondertussen hun dagelijkse werk doen. Eerder schreef ik dat verandering een compleet proces is en dat draagvlak creëren nodig is. Nu ga ik in op de vraag: wat hebben medewerkers nodig om daadwerkelijk mee te bewegen met verandering?
Hoe voelt verandering voor medewerker?
Wil je een verandering doorvoeren, dan heb je nagedacht over een duidelijke aanleiding, een doel en een beoogd resultaat. Voor medewerkers voelt diezelfde verandering vaak persoonlijk: hun manier van werken verandert, zekerheden verdwijnen en verwachtingen zijn niet altijd helder. Daarbij komt dat verandering meestal boven op het bestaande werk komt. Alles willen ze goed doen en op een verantwoorde manier. Daar is tijd, rust en ruimte voor nodig. Neem deze gedachte altijd mee bij een veranderproces en verplaats jezelf in de mensen die dagelijks gaan werken met de nieuwe systemen en werkwijzen.
Welke rol speelt duidelijkheid bij verandering?
Duidelijkheid is 1 van de belangrijkste voorwaarden om verandering te laten slagen. Medewerkers willen weten waar ze aan toe zijn en meegenomen worden in wat er verandert én wat hetzelfde blijft. Onduidelijkheid leidt tot aannames, geruchten en weerstand, helemaal wanneer veranderingen impact hebben op verantwoordelijkheden en de samenwerking. Door helder te communiceren over het doel, de planning en de verwachtingen, worden nieuwe werkwijzen binnen je bedrijf eigen gemaakt.
Wat hebben medewerkers concreet nodig?
Verandering vraagt om meer dan instructies of trainingen: er is behoefte aan ondersteuning op meerdere niveaus. Hieronder beschrijf ik een stappenplan dat houvast biedt bij verandering:
Begrip
Medewerkers moeten begrijpen waarom de verandering nodig is. Dit sluit aan op het waarom uit het eerdere blog. Zonder begrip ontstaat geen betrokkenheid.
Betrokkenheid
Door medewerkers actief te betrekken bij de invulling, voelen zij zich onderdeel van de verandering in plaats van toeschouwer.
Vaardigheden
Nieuwe werkwijzen vragen om nieuwe vaardigheden: training, begeleiding en planning zijn hierbij belangrijk.
Ruimte
Geef medewerkers de tijd om te leren, fouten te maken en vragen te stellen.
Ondersteuning
Een aanspreekpunt, duidelijke communicatie en zichtbare betrokkenheid van leidinggevenden maken het verschil.
Wat heeft veiligheid te maken met verandering?
Misschien denk je niet direct aan de term veiligheid bij een verandering binnen je bedrijf. Toch moeten medewerkers het gevoel hebben dat ze vragen mogen stellen en onzekerheid mogen uitspreken. Bedrijven die hierin investeren, creëren ruimte voor een open gesprek: ze luisteren actief, nemen signalen serieus en passen waar nodig de aanpak aan. Dat sluit aan bij wat ik in een eerder blog schreef, want reflectie is altijd nodig. Zelf wanneer iets goed lijkt te lopen, is extra aandacht nodig.
Wat is de invloed van leidinggevenden?
Leidinggevenden zijn bepalend voor hoe verandering binnen een bedrijf wordt ervaren. Wanneer zij zelf open zijn over wat ze lastig vinden, nodigt dat medewerkers uit hetzelfde te doen. Daarnaast helpt het wanneer leidinggevenden zichtbaar prioriteit geven aan de verandering. Door tijd vrij te maken, vragen te stellen en successen te benoemen. Zo wordt duidelijk dat de verandering onderdeel is van het werk. Je ziet verandering slagen wanneer medewerkers een nieuwe werkwijze als normaal gaan zien en het slim inzetten voor het vereenvoudigen van hun werkzaamheden.
Verandering als blijvend resultaat
Verandering doorvoeren vraagt om meer dan een goed plan. Medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid, betrokkenheid, ruimte en ondersteuning. Door hier bewust aandacht aan te besteden, vergroot je de kans dat verandering ook echt wordt omarmd. In het volgende blog kijk ik naar het geheel: hoe zorg je ervoor dat een nieuwe werkwijze niet tijdelijk wordt toegepast, maar blijvend onderdeel wordt van je bedrijf?
Over de auteur
Wahaj Ghani is onboarding consultant bij Yoobi. Hij begeleidt nieuwe klanten tijdens de opstartfase en zorgt ervoor dat nieuwe gebruikers snel aan de slag gaan. Zo halen ze vanaf dag 1 waarde uit de software. Wahaj studeert aan de TU Delft en is actief in de lokale politiek (gemeente Nissewaard).
Ik krijg er energie van om klanten te helpen hun processen slimmer en efficiënter in te richten, en het is mooi om te zien wanneer iemand na de implementatie écht enthousiast is over de oplossing die we samen hebben opgebouwd."
Eerder verschenen ‘Adoptie en verandermanagement’ blogs
Tips voor succesvolle verandering binnen organisaties
Zo creëer je draagvalk voor een nieuw softwaresysteem
