WeY heeft het perfecte pakket in huis met Yoobi

Thuis in logistieke processen

‍WeY Strategie Realisatie werkt met zowel eigen consultants als interimmanagers aan complexe logistieke projecten. De WeY-ers zijn thuis in alle logistieke processen: ze lossen lastige logistieke vraagstukken op, zetten logistieke operaties op en weten alles van supply chain operations en contract logistics. Kortom, als er iets aan de hand is op logistiek gebied dan ben je hier aan het goede adres.

Noodzaak voor software

WeY Strategie Realisatie maakte voordat ze met Yoobi begonnen nog geen gebruik van urenregistratie- of facturatie software. Op de backoffice was 1 persoon verantwoordelijk voor de volledige administratie. Toen deze tijdelijk wegviel, moest er snel een oplossing komen.

Op zoek naar software

‍Om een snelle optimalisatieslag te maken gingen ze op zoek naar software voor urenregistratie en facturatie, waarbij een koppeling met het boekhoudpakket mogelijk was. ‍Op advies van 1 van de interimmanagers uit het netwerk van WeY en via Google kwam Eric uit bij Yoobi. Vanwege de koppeling met Twinfield, de mogelijkheid van selfbilling en om uren extern goed te keuren, was dit een perfecte match.

Doordat we Yoobi koppelen aan Twinfield, wat op haar beurt weer koppelt met Basecone, zorgen we voor een gesloten systeem.”

Administratie optimaliseren

‍Opdrachten over de hele wereld en een volledig handmatig proces van urenregistratie in Excel, tot facturen knippen en plakken in een boekhoudpakket en in Word. Het was foutgevoelig en bewerkelijk maar het liep prima. Totdat de verantwoordelijke persoon tijdelijke gedurende een langere periode wegviel door ziekte.

Niemand wist hoe het werkte en geen 1 van de opdrachten konden we factureren, daardoor moesten we snel optimaliseren. We waren altijd bezig met het verbeteren van de processen bij onze klanten, en niet met onze eigen processen.”

Van 2 weken naar 2 dagen

Mede dankzij de selfbilling oplossing van Yoobi bespaart WeY Strategie Realisatie 80% tijdswinst op het volledig facturatieproces.

Urenstaten werden voorheen in Excel bijgehouden en gingen vervolgens naar de opdrachtgever voor een handtekening. WeY ontving de factuur van de door hen ingehuurde consultant, betaalde deze binnen 2 dagen en maakte vervolgens een factuur voor hun opdrachtgever.

Door te werken met Yoobi is het voor de ingehuurde consultants voldoende als ze hun uren correct registreren in Yoobi. Vervolgens sturen wij met de selfbilling optie direct de inkoopfactuur naar de consultant en de verkoopfactuur naar onze opdrachtgever. De koppelingen zorgen voor een optimaal boekhoudproces. We factureren tegenwoordig in 2 dagen in plaats van 2 weken.”

Meer tijdswinst dankzij aanpassing in boekhoudkoppeling

‍
Toen we in 2021 met Eric spraken was 1 van zijn wensen dat de crediteurenkant van Twinfield beter zou integreren met Yoobi. Inmiddels is dit op verzoek van WeY volledig gerealiseerd. De eerste stap die gezet was bij de start met Yoobi was de facturatie op orde krijgen in een goed systeem. Wat echter ontbrak was een automatisering op het inkoopgedeelte. Voor WeY juist enorm belangrijk om alles goed op orde te houden.  

Echter is inkoop niet opgenomen in de basis van Yoobi of de boekhoudkoppelingen. Daarom is dit aan de hand van maatwerk gerealiseerd voor Eric en zijn team. Dankzij het maatwerk wordt een verkoopfactuur nu gekoppeld aan een inkoopfactuur. In combinatie met het stuk selfbilling zorgt dit ervoor dat alles automatisch doorloopt zonder handmatig werk.  

Boekhoudkoppeling in de praktijk

Als de betaling binnenkomt op een gekoppelde bankrekening én er een openstaande boeking is, dan koppelt Twinfield deze automatischaan een openstaande financiële boeking. Zodra de boeking volledig is betaald, krijgt deze de status ‘Betaald’. Yoobi haalt iedere ochtend om 07.00 uur de openstaande financiële boekingen op uit Twinfield en vergelijkt deze met de openstaande facturen in Yoobi. Staat een factuur niet meer tussen de openstaande boekingen in Twinfield, dan zet Yoobi de factuur automatisch op de status ‘Betaald’. Dit geldt voor zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen (selfbilling). Door dit op deze manier te regelen is er geen handmatig werk meer nodig én krijgt de ingehuurde consultant direct en snel betaald.  

Het grootste voordeel is dat we nooit meer hoeven te zoeken welke inkoop bij welke verkoop hoort, en dat een korte controle genoeg is. Het gaat eigenlijk nooit fout.”

Koppeling met MySolution via Zapier

‍
Een andere grote stap in de optimalisatie van Yoobi is de in 2025 gerealiseerde koppeling met MySolution, wat draait op het SalesForce platform. Deze koppeling was belangrijk omdat alles van lead tot klant niet in Yoobi wordt geregeld maar in het ATS.

‘Ons salesteam is tevreden over MySolution en wil daar absoluut mee blijven werken, alleen zorgde dit ervoor dat er veel overgetypt moest worden in Yoobi, dit was tijdrovend en foutgevoelig, daarom wilden we graag een koppeling’

Dankzij de mogelijkheid om deze koppeling via Zapier te bouwen profiteert WeY nu van een volledig geoptimaliseerd proces, alles van lead tot de uiteindelijke betaling aan ingehuurde consultants.

De koppeling werkt goed en Eric kijkt er naar uit om dit binnenkort wederom samen met Vincent op te pakken. Momenteel is er nog een handmatige controle nodig waarbij vaak dingen nog moeten worden aangevuld in Yoobi. Daarom hebben Sissi en Tanja, beide verantwoordelijk voor de facturatie en administratie  samen aan een wensenlijst gewerkt om de koppeling nog verder te optimaliseren.  

Het was ontzettend fijn dat ik samen met Vincent de koppeling stap voor stap heb uitgewerkt, het werd echt een hobbyproject van me’."

Inmiddels werkt WeY naar grote tevredenheid met Yoobi. Natuurlijk zijn er 1 of 2 kleine dingen die beter kunnen. Zo geeft Eric aan dat een interfacing van de crediteurenkant in Yoobi met Twinfield voor nog meer tijdswinst zal zorgen.

Nog steeds dik tevreden

Ondanks wat wensen voor de MySolution koppeling is WeY StrategieRealisatie nog steeds dik tevreden over Yoobi. Vooral de mate waarin er goed wordt meegedacht en samengewerkt bevalt goed. Bij de start van Yoobi ging de implementatie soepel en efficiënt en door de jaren heen is het pakket dusdanig geoptimaliseerd dat er steeds meer tijdswinst wordt geboekt.  

In het begin was Yoobi niet optimaal ingericht voor internationaal factureren, maar dat is op ons verzoek opgelost in de standaard software. Yoobi is een praktische machine voor WeY. We boeken tijdswinst en fouten in de facturatie zijn drastisch geminimaliseerd. Wij moeten er alleen voor zorgen dat de basisgegevens waarmee we Yoobi voeden op orde zijn.”

‍Meer weten ?

‍Benieuwd wat urenregistratie, facturatie en selfbilling jouw organisatie brengt? Neem dan gerust contact met ons op via sales@yoobi.nl.