Yoobi levert maatwerk oplossing voor POPAY

Klanthistorie

‍POPAY is een internationale organisatie, gespecialiseerd in HR oplossingen. Zij werken vanuit 8 vestigingen, verspreid over 6 landen, voor ruim 300.000 eindgebruikers. POPAY is gespecialiseerd in de implementatie van toonaangevende HR- en payroll software, zoals Oracle en PeopleSoft. Dit doen zij met een team van 50 medewerkers, die advies en ondersteuning bieden bij klanten.

POPAY werkt sinds 2014 met Yoobi. Medewerkers van POPAY registreren hun uren in Yoobi en de gemaakte uren worden vanuit Yoobi doorbelast aan de klant. Door gebruik te maken van de CRM Module, in combinatie met de module facturatie worden facturen maandelijks automatisch gegenereerd en verzonden.

Iedere vestiging van POPAY is een is een dochteronderneming, met een eigen aparte winst-en-verliesrekening. Daarom is het belangrijk dat opbrengsten en kosten worden toegewezen aan de juiste dochterondernemingen.

Situatie

‍In de praktijk worden medewerkers ingezet voor meerdere projecten vanuit verschillende dochterondernemingen. Medewerkers van afdelingen worden in feite ‘verhuurd’ aan andere afdelingen. Hoe kan POPAY de door de medewerker geregistreerde uren doorbelasten aan de klant en tegelijkertijd een vergoeding betalen aan afdeling voor de inzet van de medewerker?

Oplossing

‍Om dit probleem te ondervangen heeft POPAY samen met ons een oplossing gerealiseerd op basis van intercompany facturatie. Hierbij zijn de 8 afdelingen van POPAY aangemaakt als rechtspersoon, zodat uit naam van de afdeling gefactureerd kan worden. Dit stelt hen in staat om een interne factuur van een afdeling A naar afdeling B te sturen.

Zo worden de kosten van een adviseur (op de loonlijst van dochteronderneming A) die werkt aan een project (van dochteronderneming B) aan de juiste klant én dochteronderneming gefactureerd. Per project wordt een order aangemaakt die de betreffende boekingen maandelijks en automatisch factureert. Om dit maandelijks goed in beeld te brengen is er een rapportage ontwikkelt, waar alle interne facturatiegegevens op getoond worden.

Bruikbaar voor meerdere klanten

‍Bij maatwerk oplossingen voor klanten wordt altijd bekeken of het een permanente verbetering voor Yoobi is en of het bruikbaar is voor andere Yoobi klanten. In dit geval was dat zeker het geval. POPAY had zelf al een vergevorderd ontwerp gemaakt (waarin de werkwijze was vastgelegd) en waarbij een stuk maatwerk nodig was om het missende stuk functionaliteit te realiseren. Inmiddels zijn er ook meerdere gebruikers die gebruik maken van Intercompany facturatie.

Voordelen voor de klant

• Door voor deze oplossing te kiezen is er niets veranderd voor de 50 gebruikers. Zij registreren hun uren op dezelfde manier, zonder extra handelingen;
• Handmatige facturatie behoort tot het verleden, doordat Yoobi het complete proces ondersteunt en inzichtelijk maakt;
• Managers kunnen het automatisch gegenereerde factuurvoorstel te allen tijde handmatig aanpassen.

Voor meer informatie over POPAY kunt u contact opnemen met Bert Vandenbussche of een bezoek brengen aan de website. Wilt u meer weten over deze oplossing? Of heeft u ook een specifieke vraag voor e-dynamics B.V.? Neemt u dan contact op met ons. Wij bespreken graag met u de mogelijkheden van onze maatwerk oplossingen.
‍