Yoobi levert maatwerkoplossing voor Popay

Focus op HR- en payroll service

Popay is een internationale organisatie, gespecialiseerd in HR-oplossingen. Zij werken vanuit 8 vestigingen, verspreid over 6 landen, voor ruim 300.000 eindgebruikers. Popay is gespecialiseerd in de implementatie van toonaangevende HR- en payroll software, zoals Oracle en PeopleSoft. Dit doen zij met een team van 64 medewerkers, die advies en ondersteuning bieden aan klanten.

Popay werkt sinds 2014 met Yoobi. Medewerkers van Popay registreren hun uren in Yoobi en de gewerkte uren worden vanuit Yoobi doorbelast aan de klant. Door gebruik te maken van de CRM Module, in combinatie met de module Facturatie worden facturen maandelijks automatisch gegenereerd en verzonden.

Iedere vestiging van Popay is een dochteronderneming, met een eigen aparte winst-en-verliesrekening. Daarom is het belangrijk dat opbrengsten en kosten worden toegewezen aan de juiste dochterondernemingen.

Uren factureren dochterondernemingen

‍In de praktijk worden medewerkers ingezet voor meerdere projecten vanuit verschillende dochterondernemingen. Medewerkers van afdelingen worden in feite ‘verhuurd’ aan andere afdelingen. Hoe kan Popay de door de medewerker geregistreerde uren doorbelasten aan de klant en tegelijkertijd een vergoeding betalen aan de afdeling voor de inzet van een medewerker?

Realisatie intercompany facturatie

‍Om dit probleem te ondervangen heeft Popay samen met ons een oplossing gerealiseerd op basis van intercompany facturatie. Hierbij zijn de 8 afdelingen van Popay aangemaakt als rechtspersoon, zodat uit naam van de afdeling gefactureerd kan worden. Dit stelt hen in staat om een interne factuur van afdeling A naar afdeling B te sturen.

Zo worden de kosten van een adviseur (op de loonlijst van dochteronderneming A) die werkt aan een project (van dochteronderneming B) aan de juiste klant én dochteronderneming gefactureerd. Per project wordt een order aangemaakt die de betreffende boekingen maandelijks en automatisch factureert. Om dit maandelijks goed in beeld te brengen, is er een rapportage ontwikkelt waarop alle interne facturatiegegevens te zien zijn.

Bruikbaar voor meerdere klanten

‍Bij maatwerkoplossingen voor klanten wordt altijd gekeken of het een permanente verbetering voor Yoobi is en of het bruikbaar is voor andere Yoobi klanten. In dit geval was dat absoluut waar. Popay had zelf al een vergevorderd ontwerp gemaakt, waarin de werkwijze was vastgelegd en waarbij een stuk maatwerk nodig was om het missende stuk functionaliteit te realiseren. Inmiddels zijn er ook meerdere gebruikers die werken met intercompany facturatie.

Voordelen voor de klant

• Door voor deze oplossing te kiezen is er niets veranderd voor de 64 gebruikers. Zij registreren hun uren op dezelfde manier, zonder extra handelingen;
• Handmatige facturatie behoort tot het verleden, doordat Yoobi het complete proces ondersteunt en inzichtelijk maakt;
• Managers kunnen het automatisch gegenereerde factuurvoorstel te allen tijde handmatig aanpassen.

Jouw bedrijf ook klaar voor de juiste software?

Ruim 800 bedrijven kiezen voor de software van Yoobi. Benieuwd hoe Yoobi het verschil maakt binnen jouw kantoor? Onze specialisten staan voor je klaar en kijken graag welk pakket bij jou past. Plan een vrijblijvende demo of vraag een proefversie aan en ontdek het zelf.