Kenonz: grip op uren, projecten en facturatie met Yoobi

1 systeem voor een complexe organisatie

Kenonz werkt met een mix van interne medewerkers, zzp’ers en gedetacheerden. In totaal gaat het om honderden gebruikers en zo’n 600 actieve projecten. De financiële afdeling, bestaande uit 5 collega’s, beheert Yoobi volledig zelf. Nieuwe gebruikers aanmaken, projecten inrichten of uren corrigeren? Dat gebeurt allemaal intern.  

We zijn met meerdere beheerders en kunnen daardoor snel schakelen.”

Om nieuwe medewerkers goed op weg te helpen, ontwikkelde Kenonz een eigen campus met uitlegvideo’s. Toch blijven sommige vragen terugkomen.  

Dat hoort er ook bij. Maar de basis snapt iedereen snel: uren schrijven en verlof aanvragen is heel intuïtief.”

Van urenregistratie tot facturatie

Binnen Kenonz wordt Yoobi breed ingezet. Medewerkers registreren hun uren via desktop of app, vooral jongere collega’s maken veel gebruik van mobiel, zeker nu thuiswerken de norm is. De organisatie werkt met verschillende vormen van accordering. Externe opdrachtgevers keuren uren goed, maar in sommige gevallen gebeurt dat intern.  

We hanteren meestal een termijn van 5 tot 7 werkdagen. Daarna sluiten we de uren af en wordt automatisch een mail verstuurd.”

Met meer dan 5000 facturen per jaar is facturatie een cruciaal proces. Kenonz werkt grotendeels met vaste prijsafspraken, waardoor discussies over uren nauwelijks voorkomen. Ook selfbilling speelt een rol: in sommige gevallen worden uren op meerdere plekken geregistreerd. Dat vraagt wel om een goede afstemming en Yoobi ondersteunt dit volledig.

Data als stuurmiddel

De kracht van Yoobi zit voor Kenonz niet alleen in registratie, maar vooral in de data. Uren, projecten en financiële informatie worden gekoppeld aan andere systemen zoals Power BI en het salarispakket.

De data uit Yoobi is altijd betrouwbaar. Daar bouwen we verder op in onze rapportages.”

Die rapportages worden vooral na de maandafsluiting geanalyseerd. Denk aan prestaties per locatie, voortgang op doelstellingen en financiële prognoses.

Je hebt de data, maar de vraag is: wat ga je ermee doen? Daar worden we steeds beter in.”

Koppelingen en doorontwikkeling

Kenonz werkt met meerdere systemen naast Yoobi, waaronder een CRM-oplossing voor contractbeheer en frontofficeprocessen. Dankzij koppelingen sluiten deze systemen goed op elkaar aan.

De integraties werken gewoon goed en dat scheelt veel handmatig werk.”

Tegelijkertijd ziet de organisatie nog kansen voor verdere optimalisatie. Zo zou het toevoegen van regels binnen facturen of abonnementen eenvoudiger mogen. Ook bij het koppelen van medewerkers aan projecten of het gebruik van vrije velden is soms wat extra afstemming nodig. Als ze er niet uitkomen, wordt support ingeschakeld. Over die service is Kenonz heel positief.

Support die echt helpt

Over de ondersteuning van Yoobi is Kenonz unaniem positief. Vragen worden snel opgepakt en opgelost.

Als we een supportmelding doen, krijgen we altijd snel reactie. Vaak is het gewoon een kwestie van even uitleggen hoe iets werkt.”

Het vaste contact met Yoobi wordt ook gewaardeerd.  

In het begin sparren we elk kwartaal over de toekomst en nieuwe mogelijkheden. Dat helpt om verder te groeien in het gebruik van het systeem.”

Samen blijven verbeteren

Na de start in 2017 ontdekt Kenonz steeds meer mogelijkheden. Nieuwe functionaliteiten, zoals automatisch factureren en uitgebreidere rapportages, worden stap voor stap verkend.

Eerst leer je de basis en daarna ga je steeds meer de diepte in.”

Die combinatie van gebruiksgemak, uitgebreide mogelijkheden en betrouwbare data maakt Yoobi voor Kenonz een onmisbare schakel in de bedrijfsvoering.

Het staat gewoon goed en we zijn er nog lang niet klaar mee.”

Meer weten?

‍Wil je meer weten over Yoobi en of het bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op via sales@yoobi.nl of vraag direct een vrijblijvende demo aan.

‍