Selfbilling zorgt bij Fuuse voor enorme tijdsbesparing

Netwerk als drijfkracht

‍Fuuse is een boutique finance recruitment bureau. Met 20 jaar ervaring in het vak en een flinke bak passie, lol en eigengereidheid hebben ze door de jaren heen een groot netwerk opgebouwd. Hierdoor weten ze precies wat opdrachtgevers zoeken én welke mensen daar perfect bij passen.  

Fuuse levert interimmers en vaste finance professionals aan een breed scala van bedrijven. Kleinere bedrijven maar ook grote namen waaronder PicNic, Maandag en Action. De afgelopen jaren zijn ze goed gegroeid.  

Op zoek naar betere urenregistratie

Voordat Fuuse voor Yoobi koos werd er al met andere software gewerkt. Dit voldeed echter niet aan de wensen. Deels omdat het urenportaal niet goed werkte, er ging veel mis en het kostte veel tijd, deels omdat ze liever alles in 1 systeem onder wilden brengen. Hierbij was er de wens om een goede oplossing voor selfbilling te implementeren.  

Na een aantal demo's van diverse aanbieders was de keuze voor Yoobi snel gemaakt. Doorslaggevend hierin was het intuïtieve karakter van Yoobi en de optie om alles in 1 pakket samen te voegen.  
‍

We hebben een aantal demo's aangevraagd, maar al snel bleek dat Yoobi echt alles had wat we op dat moment zochten. Een compleet systeem zonder dat het ingewikkeld wordt."

Soepele inrichting met goede begeleiding

Wanneer je voor software kiest dan volgt daarna wellicht de belangrijkste stap: de implementatie. Bij Yoobi houden we niet van een langdurig en ingewikkeld implementatietraject. Afhankelijk van de modules die je kiest helpt onze consultant je snel op weg. Nadat de implementatie is afgerond ga je zelf aan de slag.  

Bij Fuuse ging dit soepel omdat Sandra van de consultant praktische tips kreeg. Zo is het mogelijk om een bestand te importeren zodat je direct alle data in Yoobi hebt staan. Toch werd het advies gegeven om een aantal dingen alsnog handmatig in te voeren. Dit om het proces te begrijpen van het invoeren van bepaalde informatie, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuwe medewerker, voor als je er later mee aan de slag moet.  

Tijdens de implementatie werden we goed ondersteund door Ruthger. Hij gaf hierbij goede adviezen en is heel deskundig. De 4 uur hulp bij inrichting was ruim voldoende."

Medewerkers registreren zonder problemen gewerkte uren

Nieuwe medewerkers krijgen een activatie e-mail om uren te registreren. Vanuit Yoobi is hier een standaard e-mail voor gemaakt. Deze heeft Fuuse aangepast aan hun processen. Hierdoor is het voor nieuwe medewerkers direct duidelijk wat er verwacht wordt en hoe het werkt.  

‍Nieuwe medewerkers zijn vanuit vorige opdrachten vaak al gewend aan het registreren van uren. Hierdoor is het niet nieuw. Daarnaast is Yoobi eenvoudig in gebruik dus ik krijg nooit vragen hoe het werkt. Dat is fijn want dan kost het me ook geen tijd.”

Geen omkijken naar het accorderen van uren

Wanneer je met opdrachtgevers werkt dan worden uren door hen goedgekeurd. Speciaal daarvoor hebben we bij Yoobi de module Extern Accorderen ontwikkeld. Dit is 1 van de modules waar Fuuse vanaf het begin met veel plezier mee werkt. Zodra een medewerker de timesheet afsluit worden de uren automatisch aangeboden bij de opdrachtgever. Deze controleert de uren en keurt ze goed of wijst ze af, inclusief opmerking.  

Bij het extern accorderen is het ideaal dat het gewoon via de mail gaat. Onze opdrachtgevers krijgen een e-mail en keuren uren direct goed via deze e-mail. Zo hebben wij er verder geen omkijken naar. Extra fijn is de herinnering die automatisch wordt verstuurd wanneer uren niet tijdig worden geaccordeerd."

Facturen op maat voor de klant

Naast dat Fuuse hun uren registreert in Yoobi maken ze ook gebruik van de Facturatiemodule. De urenregistratie is dan ook de basis voor de facturen die worden gemaakt. Medewerkers registreren uren op een project en deze worden na akkoord direct gefactureerd. Omdat deze al zijn goedgekeurd door de opdrachtgevers hoeft er geen extra controlemoment plaats te vinden en gaat de facturatie snel en foutloos.  

Dat is echter niet het enige voordeel geeft Sandra aan. Een ander voordeel is dat ze sinds kort factureren in dezelfde omgeving voor 2 bv’s. Daarnaast is ook de flexibiliteit van het systeem een pluspunt.

In principe factureren we onze opdrachtgevers per maand, we hebben echter ook een opdrachtgever die graag de factuur per 4 weken ontvangt. Dit hebben we zo ingesteld in het project en op deze manier gaat dat gemakkelijk.”

Voordat Fuuse met Yoobi aan de slag ging werkten ze al met een ander pakket voor facturatie, er is dus niet zozeer tijdswinstgeboekt door te factureren met Yoobi, wel is het een stuk gebruiksvriendelijker dan de voorganger. Fuuse is flink gegroeid maar maakt in dezelfde tijd nu bijna 4 keer zoveel facturen, dit omdat het niet langer nodig is om de inkoop- en verkoopfacturen handmatig te controleren.

Het bleek al snel dat ondanks onze groei we evenveel tijd kwijt waren aan administratieve werkzaamheden. Het is een efficiënt en intuïtief systeem."

Door gebruik te maken van de boekhoudkoppeling met Exact Online komt ook alles direct goed in de boekhouding terecht.  

Van rapportages in Excel naar forecasts met de Inzichtmodule

Iets meer dan een jaar na de keuze voor Yoobi is het pakket uitgebreid met planning en inzicht. Deze keuze is gemaakt door Lucas, Interim Finance Manager bij Fuuse. De keuze voor de Inzichtmodule is gemaakt om inzicht te krijgen in omzetprognoses en in projectbudgetten. Dit werd voorheen nog handmatig in Excel gedaan, dat kostte echter veel tijd. Rapportages maken is tegenwoordig dan ook een stuk gemakkelijker.

De combinatie met de Planningsmodule zorgt ervoor dat ze een goed inzicht hebben in aflopende contracten. Hierdoor weten ze dus ook wanneer ze actie moeten ondernemen. Het werken met de planningsmodule staat echt nog in de kinderschoenen en dit is dus nog best veel handmatig werk. Daardoor is dit nog net iets minder intuïtief dan de rest van de software.  

Goede support maakt totaalplaatje compleet

Zeker door de groei van Fuuse in de afgelopen 2 jaar is Sandra blij met de keuze voor selfbilling. Hierdoor vervalt er een hoop handmatig werk. Als alles eenmaal goed is ingesteld dan worden deze facturen foutloos verstuurd. Daardoor worden facturen ook sneller betaald.  

De toevoeging van planning en inzicht zorgt ervoor dat het Yoobi volledig geïntregeerde oplossing is. Dat de support in het Nederlands is maakt het totaalplaatje compleet.  

Het is heel fijn dat er altijd snel een antwoord komt van support. Vaak word ik even gebeld door Annehil en dan is het zo opgelost. Door het snelle schakelen en deskundige advies zijn we heel tevreden over de ondersteuning en support van Yoobi”.