Zelfs nu de maatregelen (grotendeels) zijn vervallen, werken veel mensen nog regelmatig vanuit huis. Veel werknemers en werkgevers willen afspraken maken om (deels) thuis te werken. Het kabinet heeft daarom een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per dag geïntroduceerd.
Hybride werken
Ondanks het vervallen van de maatregelen lijkt het de norm om hybride te werken. Dit vereist de benodigde administratie van werkgevers. Wanneer je met Yoobi werkt regel je dit eenvoudig, direct in de timesheet.
De nieuwe regelgeving
Bij de nieuwe regelgeving geldt dat er enkel een thuiswerkvergoeding wordt uitgekeerd op dagen waarop een werknemer vanuit huis werkt. Daadwerkelijke thuiswerkdagen worden belastingvrij vergoed tot € 2,00 per dag. De vergoeding is echter niet verplicht en verschilt per cao.
Aantonen
Met deze nieuwe regelgeving zijn werkgevers verplicht aan te tonen wanneer werknemers thuis of op kantoor werken. Er mag immers geen reiskostenvergoeding plaatsvinden voor thuiswerkdagen en geen thuiswerkvergoeding op kantoordagen.
Vastleggen in de urenregistratie
Om mee te gaan met deze nieuwe regelgeving is dit, uiteraard, in Yoobi aangepast. Thuiswerkdagen leg je vast in de urenregistratie. Dit doe je als volgt:
- Maak een project aan waarin de medewerkers kunnen aangeven dat zij thuis werken
- Maak een activiteit aan (bijv. ‘Thuiswerkdag’, de naam kun je zelf bepalen) met het declaratietype aantal
- De medewerkers vullen dan op de dagen dat zij thuis werken een 1 in. De aantallen worden niet meegeteld in het totaal aantal geregistreerde uren.
Trefwoord ‘Thuiswerkdag’ aanmaken en koppelen
Maak een trefwoord aan:
- Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Trefwoorden Kies ‘Nieuw trefwoord’
- Vul de naam in ‘Thuiswerkdag’ (Let op: dit moet echt Thuiswerkdag zijn, hier kun je géén andere naam voor gebruiken. In het Engels gebruik je Home working day)
- Selecteer de categorie ‘Project’
- Sla op
Koppel het trefwoord aan de activiteit
- Ga naar de activiteit die je hiervoor hebt aangemaakt (bijv. Thuiswerkdag)
- Selecteer bij trefwoord het zojuist aangemaakte trefwoord ‘Thuiswerkdag’
- Sla op
Rapport
In het standaard rapport ‘Totaal uren per medewerker per maand’ (salarisadministratie) hebben wij de kolom ‘Thuiswerkdag’ toegevoegd. Deze kolom is alleen zichtbaar en gevuld als er daadwerkelijk op de activiteit (gekoppeld aan het trefwoord) geregistreerd is.
Vragen
Heb je een vraag over dit onderwerp? Stel deze dan snel en eenvoudig via de blauwe Help & Supportknop in je persoonlijke Yoobi omgeving. Onze supportmedewerkers staan voor je klaar.
Wil je weten hoe dit voor de reiskosten vergoeding geregeld wordt? Dat leggen we uit in dit blog.