Zo voorkom je vervallen verlofuren

Afhankelijk van de verloftype instellingen kan het zijn dat verlofuren van voorgaande jaren op 30 juni 2020 vervallen. Heb je medewerkers waarbij dit het geval is en wil je voorkomen dat deze uren verloren gaan, lees dan verder. In dit blog geven we aan wat je met deze uren kunt doen.  



Het kan zijn dat, afhankelijk van de verloftype instellingen binnen de huidige verlofregeling, verlofuren van medewerkers op 30 juni komen te vervallen. 

Voor veel medewerkers komen wettelijke verlofuren uit 2019 op 30 juni 2020 te vervallen.  Indien er uren komen te vervallen wordt de vervaldatum en het aantal te vervallen uren in de verlofkaart van de medewerker getoond.

Verlofaanvraag
Als een medewerker een verlofaanvraag indient, dan worden de goedgekeurde uren afgehaald van de uren die als eerst komen te vervallen. Yoobi kijkt hierbij naar de vervaldatum en zal altijd als eerste de oudste uren gebruiken voor de verlofaanvraag.

Verlofmutatie 
Naast verlofaanvragen kunnen er ook verlofmutaties worden gedaan. Deze optie gebruik je voor het ophogen of verlagen van een saldo. Bijvoorbeeld voor het aankopen van extra verlof. Bij het muteren van een verlofsaldo houdt Yoobi geen rekening met de vervaldatum. Een verlofmutatie gaat niet automatisch eerst van de oudste uren af, maar van het saldo van het huidige jaar.


Voorbeeld
Een medewerker heeft nog 20 uur beschikbaar en die komen te vervallen op 30 juni. Dan heeft hij of zij de volgende opties:

  • Uren opnemen
De medewerker kan de uren opnemen door een verlofaanvraag in te dienen. Het moment van aanvragen is niet belangrijk, wel dat de vrije dagen voor 30 juni moeten liggen. Met  een aanvraag tot 30 juni voor vrije dagen die vallen na 30 juni betekent het dat de verlofuren komen te vervallen.
 
  • Uren uitbetalen
Om de verlofuren niet te laten vervallen maar uitbetalen, maak je een verlofmutatie aan met de mutatiedatum van vorig jaar (december 2019). Zo zorg je ervoor dat de goedgekeurde mutatie binnen de vervaltermijn plaats vindt. Let op: Dit mag alleen bij bovenwettelijke vakantiedagen. Meer informatie lees je hier
 
  • Uren opnieuw uitgeven

Zijn de uren inmiddels vervallen, dan kun je de uren opnieuw aan een medewerker toekennen door een verlofmutatie uit te voeren (Via Personeel > verlofmutaties > nieuwe mutatie aanvraag > saldo ophogen). Hierbij maakt de datum van toekennen niet zo veel uit, als de mutatie maar in het vervaljaar plaats vindt.

Praktijkvoorbeeld
Waar Yoobi gebruikers soms mee te maken krijgen, is dat zij voor een medewerker een verlofmutatie hebben uitgevoerd, om te voorkomen dat de uren vervallen. Maar omdat Yoobi bij een verlofmutatie niet naar de vervaldatum kijkt (in tegenstelling tot een verlofaanvraag die de medewerker zelf doet), komen die uren alsnog te vervallen.


Om dit te corrigeren kun je de verlofmutatie intrekken. Zodra het intrekken van de mutatie is goedgekeurd worden de uren die vrijkomen toegekend aan het huidige saldo. Vervolgens voer je een nieuwe verlofmutatie door, die je laat vallen op 31 december 2019.

Meer informatie
Wil je meer lezen over dit onderwerp, gebruik dan de zoekfunctie op onze help-website. Heb je interesse in onze verlofmodule, neem dan contact op met ons. We laten je graag vrijblijvend kennis maken met Yoobi. 
 

  • Gepubliceerd op:
    15-06-2020
  • Gemaakt door:
    Margot Jonker
  • Bijgewerkt op:
    11-09-2020
  • Tag:
    vervallen verlof,verlofmutatie,verlof
  • Delen:
    Delen

Meer informatie?