N-ergie werkt overzichtelijk en efficiënt met Yoobi

‍Technisch advies- en tekenbureau

N-ergie is een technisch advies- en tekenbureau met 10 medewerkers. Ze werken vooral aan projecten in de energiewereld. Denk aan het uitwerken van middenspanningsnetten en vergunningsaanvragen. Met de huidige netcongestie is dat een actueel en belangrijk onderwerp. N-ergie ondersteunt   netbeheerders en aannemers bij het technisch uitwerken van projecten. Bijvoorbeeld in Apeldoorn-Noord, waar ze bekijken waar kabels mogen worden aangelegd en of dat past binnen de omgeving. Ze maken tekeningen voor netbeheerders en voor bijvoorbeeld perceeleigenaren. Het is specialistisch werk, legt Eline uit.

Je moet goed kijken: waar mag een kabel of leiding liggen, wel of niet langs een bepaalde weg, en past het binnen de vergunningen? Dat vraagt om overzicht in de verschillende projecten.”

Urenregistratie: duidelijkheid per project

Bij N-ergie lopen veel projecten tegelijk voor verschillende klanten. Dat maakt een goede urenregistratie extra belangrijk. Eline vertelt:

Aan het eind van de werkdag registreer ik mijn uren in Yoobi. Bijvoorbeeld: 1 uur op dit project en 2 op een ander project, met een korte toelichting erbij. Dat werkt heel fijn.”

Met de module Urenregistratie boeken medewerkers hun uren direct op het juiste project. Binnen Yoobi is alles logisch opgebouwd: van relatie naar project, en van project naar order. Daardoor is precies te zien hoeveel tijd er aan welk project is besteed en waarom. Je ziet altijd terug welke uren je hebt gemaakt en wat je hebt gedaan. Dat is belangrijk voor de doorfacturatie en de projectmanager ontvangt een urenoverzicht voor de financiële afwikkeling  

Factureren en koppeling met SnelStart

Naast Urenregistratie gebruikt N-ergie ook de Facturatiemodule van Yoobi, inclusief de koppeling met SnelStart.

Wij zochten goede software die betaalbaar was en een koppeling had met SnelStart. Die combinatie was voor ons doorslaggevend.”

Vanuit de geregistreerde uren en kosten maakt N-ergie eenvoudig facturen aan. Per project is inzichtelijk wat er al gefactureerd is, zowel met als zonder btw. Dat maakt het overzichtelijk voor de administratie en de projectmanager.

Je hebt altijd een basis waar je verder op bouwt. De projectmanager vraagt een kostenuitdraai van het project, wij controleren de uren en maken daarna de factuur op. Het is duidelijk en logisch.”

De koppeling met SnelStart zorgt ervoor dat facturen direct worden doorgezet naar de boekhouding. Dat scheelt dubbel werk en verkleint de kans op fouten. Eline heeft nog een kleine wens: in het factuurgedeelte contactpersonen sneller en eenvoudiger aanpassen. Maar over het geheel is ze duidelijk:

Het is fijn en praktisch om met deze software te werken.”

Verlofregistratie is snel geregeld

Ook de verlofregistratie verloopt via Yoobi. Medewerkers vragen hun verlof aan in het systeem en leidinggevenden keuren het digitaal goed.

Omdat iedereen van alles doet binnen ons bedrijf, is het belangrijk dat je snel ziet wie wanneer afwezig is."

Doordat alles centraal staat, is het overzicht altijd actueel. Geen losse mails of Excel-bestanden meer, maar 1 duidelijk systeem. Medewerkers zien zelf hoeveel verlofuren ze nog hebben. Dat voorkomt vragen en misverstanden.

Onkostenregistratie biedt overzicht op 1 plek

De module Onkostenregistratie wordt gebruikt om gemaakte kosten eenvoudig te verwerken. Denk aan kleine projectkosten of declaraties.

Wij werken veel achter de desktop, omdat we technisch tekenwerk doen. Dan is het handig dat je ook meteen je onkosten en verlof via dezelfde omgeving indient.”

Onkosten worden gekoppeld aan het juiste project. Daardoor zijn ze direct zichtbaar in de kostenoverzichten en kunnen ze worden meegenomen in de facturatie. Zo blijft de administratie compleet en overzichtelijk.

De Yoobi App: een goede tip

Op dit moment werkt N-ergie vooral via de desktop. Logisch, want het tekenwerk gebeurt ook op de computer. Toch ziet Eline zeker voordelen in de Yoobi App.

Voor urenregistratie is de app wel een goede tip. Het is nog eenvoudiger en sneller.”

Voor medewerkers die op locatie werken of niet de hele dag achter hun bureau zitten, biedt de app extra gemak. Even snel uren boeken of verlof aanvragen gebeurt dan ook onderweg.

Implementatie en support is snel en duidelijk

De overstap naar Yoobi verliep soepel. De implementatie was eenvoudig en snel en ze gingen er direct mee aan de slag. Wat Eline ook opviel, is hoe toegankelijk de software is.

Ik had nog geen ervaring met factureren. Maar het is zo praktisch opgezet dat ik het snel onder de knie had. Het is ook makkelijk overdraagbaar naar collega’s.”

Wanneer ze toch een vraag had, werd ze goed geholpen.

Jullie supportafdeling heeft ons goed geholpen. Als je iets nieuws wilt uitzoeken, kom je er meestal zelf wel uit. Maar het is fijn dat er ondersteuning is als je die nodig hebt.”

Excel-loos en toekomstgericht

Voor N-ergie betekent werken met Yoobi vooral structuur en overzicht. Met veel projecten tegelijk en een klein team dat breed inzetbaar is, is dat essentieel. Ze wilden echt Excel-loos werken, en dat is gelukt. Alles staat nu netjes per project, order en relatie bij elkaar. De combinatie van Urenregistratie, Facturatie met SnelStart koppeling, Verlof- en Onkostenregistratie zorgt ervoor dat de administratie klopt en aansluit op de praktijk. Eline vat het mooi samen:

Het is gewoon fijne software om mee te werken. Praktisch, duidelijk en ook als beginner goed te begrijpen."

Dat is precies wat N-ergie nodig heeft: overzicht in complexe energieprojecten en in hun eigen administratie.

‍