De facturen die je stuurt moeten kloppen. Alles van de gewerkte uren en tarieven tot de omschrijvingen en bijlagen. Stuur je als ondernemer een factuur die onvolledig is, of die tot vragen leidt, dan verlies je vertrouwen. Een oplossing die je snel toepast en waar medewerkers direct mee aan de slag gaan: een goede, online urenregistratie. Met een gestructureerde urenregistratie heb je grip op je tijd en leg je de basis voor een betrouwbare factuur. Lees hoe je het slim aanpakt en welke rol Yoobi daarin speelt.
Transparantie schept vertrouwen
Een klant wil graag weten waar hij voor betaalt. Een factuur met een opsomming en zonder uitleg roept vragen op. Waar zijn die uren precies aan besteed? Wanneer is er gewerkt? Hoe is het totaalbedrag opgebouwd? Door een duidelijke urenregistratie bij te houden, laat je zien:
- Welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd;
- Op welke dagen en tijden;
- Voor welk project of welke klant.
Die informatie maakt je facturen transparant en betrouwbaar. Klanten zien waaraan gewerkt is en krijgen inzicht in de status van het project. Met urenregistratiesoftware leg je je uren eenvoudig vast per activiteit of project. Zo heb je altijd een volledig overzicht bij de hand wanneer het tijd is om te factureren.
Hoe ga je nu efficiënt van uren naar factuur?
Een factuur is vaak het sluitstuk van een project. Maar zonder goed bijgehouden uren is het al snel een puzzel. Wat deed je op die dinsdag 3 weken geleden ook alweer? Hoeveel tijd ging er op aan die ene klantvergadering? Een zorgvuldige urenregistratie zorgt ervoor dat je maar 1 blik hoeft te werpen voor deze informatie. Dat levert nauwkeurigere facturen op en bespaart tijd bij het opstellen. Met urenregistratiesoftware ga je:
- Uren direct registreren vanuit je agenda of projectoverzicht;
- Standaardtarieven koppelen aan specifieke werkzaamheden;
- Automatisch facturen genereren op basis van geregistreerde uren.
Urenregistratie voor een professionele uitstraling
Een duidelijke factuur is functioneel en laat zien dat je georganiseerd werkt, je afspraken nakomt en je klanten serieus neemt. Met een gedetailleerde urenregistratie stel je facturen op die helder en overzichtelijk zijn. Denk aan:
- Een specificatie per projectfase of taak;
- Vermelding van gewerkte uren per dag of medewerker;
- Koppeling van tarieven aan werkzaamheden.
Vaak maakt de software het mogelijk om facturen in jouw eigen huisstijl te versturen, met alle relevante gegevens automatisch ingevuld. Zo combineer je nauwkeurigheid met een professionele uitstraling.
Hoe helpt urenregistratie bij je bedrijfsvoering?
Een goede urenregistratie is handig voor de facturatie en voor je bedrijfsvoering. Je ziet namelijk precies waar je tijd naartoe gaat. Misschien blijkt dat je structureel meer uren aan bepaalde klanten besteedt dan je factureert, of dat interne taken veel tijd opslokken. Dat inzicht helpt je om slimmer te plannen, realistischere offertes te maken en je tarieven eventueel aan te passen. Maak rapportages die laten zien:
- Hoeveel tijd er per project of klant is besteed;
- Hoeveel daarvan factureerbaar is;
- Waar ruimte ligt voor verbetering.
Snellere betaling door urenregistratie
Een heldere factuur leidt tot minder vragen en snellere betalingen. Wanneer klanten precies zien wat er is gedaan, is er minder aanleiding om facturen te wantrouwen. Stel, je factureert 15 uur voor een adviestraject. Zonder toelichting is er onduidelijkheid. Als je erbij vermeldt dat het gaat om 5 uur voorbereiding, 7 uur uitvoering en 3 uur evaluatie en rapportage, dan begrijpt de klant de opbouw direct. Met online urenregistratiesoftware maak je vanuit de urenregistratie in 1 klik een factuur aan die deze specificaties automatisch overneemt.
Direct aan de slag
Urenregistratie is de basis van een duidelijke factuur. Het zorgt voor transparantie, voorkomt fouten, straalt professionaliteit uit en geeft waardevol inzicht in je bedrijfsvoering. De voordelen voor bedrijven:
- Je bouwt vertrouwen op door transparantie;
- Je voorkomt fouten en tijdverlies;
- Je versterkt je professionele imago;
- Je krijgt grip op je rendement;
- Je versnelt het betaalproces.
Met Yoobi heb je alles in huis om dit proces moeiteloos te automatiseren. Van urenregistratie tot facturatie, alles sluit naadloos op elkaar aan.
Meer weten over onkostenregistratiesoftware?
Wil je direct meer inzicht in het gebruik van de software en ontdekken hoe Yoobi jouw bedrijf verder helpt? Plan een demo met 1 van onze specialisten.
