In Yoobi verzamel je ontzettend veel waardevolle data. Haal hier de juiste informatie uit en stuur met jouw cijfers naar betere resultaten. Tijdens het webinar 'Sturen op cijfers: beter resultaat met de Inzichtmodule' liet collega en Accountmanager, Bram Roodenburg, praktijkvoorbeelden zien, hoe je rapporten en grafieken maakt en hoe de Inzichtmodule een aanvulling vormt op de andere modules.
Inzichtrapporten: de basis
Begin met een bestaand rapport en voeg zelf velden toe die voor jouw organisatie relevant zijn. Zo geef je aan welke kolommen of variabelen je wilt gebruiken. Denk aan: medewerker, activiteit, uren en kosten. Geef ook aan in welke volgorde je ze wilt zien. Sla deze instellingen op als een nieuw favoriet rapport, zodat je het later eenvoudig opnieuw gebruikt. Daarnaast is het delen van rapporten mogelijk. Je bepaalt welke collega’s of groepen toegang krijgen en of het in hun standaardlijst getoond moet worden. Met de Inzichtmodule hebt de controle over welke gegevens je ziet, hoe ze er uit zien en met wie je ze deelt.
Rapport: uren per medewerker of activiteit
Een klassiek voorbeeld van zo’n rapport is een overzicht waarin je kijkt naar de gewerkte uren per medewerker of activiteit, over bijvoorbeeld een heel jaar. Het resultaat is een rapport waarin je in 1 oogopslag ziet wie hoeveel uren heeft geregistreerd. Dit is handig om te monitoren of urenregistratie consistent is, of medewerkers op het juiste niveau werken en of de verhouding tussen activiteiten klopt. Met de Inzichtmodule filter je op bepaalde projecten, medewerkers of activiteiten en je past eenvoudig de volgorde aan.
Rapporten per periode over meerdere jaren
Maak inzichtrapporten op basis van het huidige jaar of over meerdere jaren heen. Dit is heel waardevol wanneer je trendanalyses maakt. Bijvoorbeeld hoe de facturatie of omzet zich ontwikkelt over 5 jaren of hoe de urenregistratie per medewerker er uit ziet. Praktisch betekent dit dat je in de instellingen van het rapport meerdere jaartallen selecteert, zodat je bijvoorbeeld 2021-2025 in 1 overzicht ziet. Vervolgens vergelijk je de data met grafieken of tabellen.
Rapport: financieel inzicht
Een financieel rapport is een perfect voorbeeld van de vele mogelijkheden van de Inzichtmodule. Je wilt bijvoorbeeld de facturatie over 5 jaar weergeven. In Yoobi selecteer je de periode, facturatiebedrag en eventueel een klant. Kies de grafiekweergave en zie je omzet per jaar in een staafdiagram of een (stijgende) lijn. Daarnaast kun je de omzet per klant in kaart brengen: wie zijn je grootste klanten geworden, welke klant is juist afgenomen? Deze inzichten voeg je snel en eenvoudig toe aan je dashboard in Yoobi.
Rapport: kilometers
Voor organisaties waar kilometers worden geregistreerd, biedt de Inzichtmodule een handig rapport: ‘kilometers per maand’. In plaats van alleen aantallen laat het rapport ook kilometerstanden of gereden kilometers zien. Dit geeft een betere nauwkeurigheid van de inzet van voertuigen of reiskosten. Maak snel een eenvoudig een maand- of jaarrapport op basis van de data in je CRM. Je ziet direct in welke periode veel kilometers worden gemaakt.
Rapport: onkostendeclaraties met uit te betalen kosten
De Inzichtmodule maakt je onkostendeclaraties inzichtelijk. Denk aan een rapport waarin je voor het huidige jaar de declaraties uitsplitst per maand. Voeg een extra filter toevoegen en zie welke categorieën de meeste kosten maken en of er trends te zien zijn. Sla het rapport op en deel automatisch met bijvoorbeeld je financiële afdeling of afdelingshoofden.
Rapport: CRM verkopen
Voor organisaties met verkopen en een CRM is dit rapport uiterst interessant. In de Inzichtmodule maak je namelijk een rapport over de verkoopresultaten. Richt je cijfers in op jouw manier: met of zonder decimalen, de som van alle waardes of een gemiddelde per accountmanager. Filter op fase en stel je eigen kleuren in, bijvoorbeeld rood, oranje en groen, voor de doorlooptijd of budgetstatus. Bepaal zelf welke velden je kiest en hoe de weergave is.
Rapport: planning en prognose
De Inzichtmodule biedt ook waardevolle mogelijkheden op het gebied van planning en prognose. Je wilt bijvoorbeeld een rapport maken voor de komende maanden, waarin je inzicht krijgt in gepland werk per medewerker. Je selecteert een periode, de medewerker en uren en tarief. Zo heb je direct een betere prognose van de waarde van de inzet. Managers zien in 1 oogopslag welke medewerkers gepland staan, hoeveel uren en welke opbrengsten dat met zich meebrengt.
Rapport: budget vs realisatie in uren én cijfers
Ook is er een financieel rapport voor projecten. Door te werken met specifieke velden, zoals ‘aanneemsom gemiddeld’ en ‘gefactureerd gemiddeld’, zie je je direct welke projecten nog omzet in zich hebben zitten. Je selecteert de periode en kiest het project of de klant. Met dit rapport heb je helder zicht op nog niet voltooid budget, omzetpotentieel en welke projecten onder druk staan.
Behandelde vragen tijdens het webinar
Welk recht bepaald dat iemand een rapport mag delen in het systeem?
Iedereen die toegang heeft tot de Inzichtmodule (stel in bij Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen) heeft de mogelijkheid een rapport delen met iemand die ook toegang heeft tot de Inzichtmodule.
Welke rechten moet je mensen geven om toegang te krijgen tot de Inzichtmodule?
Je maakt eenvoudig een extra gebruikersrol aan, bijvoorbeeld met de naam ‘Inzichtmodule’. In deze rol geef je aan dat mensen toegang hebben tot de inzichtrapporten. Vervolgens koppel je deze rol aan de juiste medewerkers. Daarnaast is het mogelijk om bij de beheerdersrol aan te geven dat alle beheerders automatisch toegang hebben tot de Inzichtmodule.
Is er een whitepaper met daarin reeds beschikbare formules zoals verkooptotaal om te voorkomen dat we alle mogelijkheden 1 voor 1 moeten uitproberen?
Binnen de berekende waarden zoek je in de zoekbalk naar specifieke formules. Deze worden automatisch voor je ingevuld. Daarnaast is het mogelijk om zelf formules aan te maken.
Kun je ook de contracturen van een persoon toevoegen?
Ja, je voegt de contracturen van een medewerker eenvoudig toe aan een rapport.
Wat gebruikers over Yoobi zeggen
Regelmatig publiceren wij klantcases op onze website. We gaan in gesprek met de gebruikers van onze software en vragen naar hun ervaringen. Welke modules gebruiken ze? Wat levert het hen op? Waar hebben ze behoefte aan? Lees de ervaringen van Onprove, Regiekr8 en Fitis Interim.
Inzicht in WBSO-uren met de software van Yoobi
“Uren worden geregistreerd en hierbij wordt aangegeven dat het WBSO-uren zijn. Vervolgens wordt er eenvoudig een rapportage gemaakt. Dit rapport levert een overzicht op welke medewerker op welk project WBSO-uren heeft gemaakt.” - Embedded Engineering
EDR Advies & Accountancy stuurt op inzicht en efficiency
“EDR gebruikt de Inzichtmodule voor rapportages en analyses. Deze module is vooral handig voor nacalculatie en prijsbepaling van de abonnementen.” - EDR Advies & Accountancy
Urenregistratie goed geregeld bij CuraTec
“CuraTec maakt eigen rapporten met relevante informatie die bijdragen aan een overzichtelijke resultaatbepaling van afgeronde projecten.” - CuraTec
Inzicht voor jouw bedrijf
Wil je weten wat je omzetprognose is, wat projecten echt kosten of hoeveel uren je medewerkers per jaar maken? Met de Inzichtmodule heb je deze gegevens direct beschikbaar. Voeg rapportages toe en deel ze met collega's. Meer weten? Neem contact op met onze salescollega's via +31 (0)181 69 76 70, of mail naar sales@yoobi.nl.
