Consultancyorganisaties werken vaak met een flexibele schil van externe professionals. Interimspecialisten, freelancers en zelfstandige consultants leveren expertise op projectbasis en registreren hun uren voor verschillende opdrachtgevers. Iedere maand opnieuw komen facturen binnen van 10-tallen of soms 100+ externe professionals. Die facturen moeten gecontroleerd worden op tarieven, uren en projectgegevens voordat ze in de administratie terechtkomen. Selfbilling maakt het administratief eenvoudiger en zorgt voor grip op het facturatieproces.
Wat is selfbilling?
Selfbilling wordt ook wel reverse billing genoemd en draait het traditionele facturatieproces om. In plaats van dat een leverancier of freelancer een factuur opstelt, maakt de opdrachtgever zelf de factuur op namens de leverancier. Dit proces is juridisch toegestaan zolang beide partijen daarmee instemmen en de factuur voldoet aan de fiscale eisen. Op de factuur staat bijvoorbeeld duidelijk vermeld dat deze is 'uitgereikt door de afnemer’. In de praktijk betekent dit dat de factuur automatisch wordt opgebouwd op basis van goedgekeurde uren en gemaakte afspraken, zoals het afgesproken uurtarief of projectbudget. Zodra de uren zijn goedgekeurd, ontstaat direct een correcte factuur.
Waarom stappen consultancybureaus over op selfbilling?
Binnen consultancy draait vrijwel alles om uren en projecten. Dat betekent dat facturatie sterk afhankelijk is van correcte urenregistratie en duidelijke afspraken met externe professionals. Bij een traditionele werkwijze sturen freelancers hun facturen naar het bureau. De financiële administratie controleert vervolgens of het aantal uren klopt, of het tarief juist is toegepast en of de factuur bij het juiste project hoort. Dat proces kost tijd en zorgt regelmatig voor correctierondes.
Met selfbilling verschuift dat controlepunt naar het begin van het proces. Uren worden eerst geregistreerd en goedgekeurd, waarna automatisch een factuur ontstaat. Daardoor verdwijnen veel controlehandelingen achteraf.
Wat is de meerwaarde van selfbilling?
Selfbilling levert niet alleen voordelen op voor consultancyorganisaties zelf. Ook externe professionals ervaren het proces vaak als een verbetering. Freelancers hoeven namelijk geen eigen facturen meer te maken of na te denken over factuurnummers, btw-vermeldingen en factuurspecificaties. De factuur wordt automatisch opgesteld en voldoet direct aan alle administratieve eisen.
In de praktijk voorkomt dit veel kleine fouten die normaal gesproken voor vertraging zorgen. Denk aan een verkeerd tarief, een foutieve btw-vermelding of een factuur die naar de verkeerde entiteit wordt gestuurd. Wanneer de factuur automatisch ontstaat vanuit goedgekeurde uren, verdwijnen deze problemen grotendeels uit het proces.
Hoe zorgt selfbilling voor een snellere betaling?
Een ander voordeel van selfbilling is de snelheid van het betaalproces. Omdat de factuur gebaseerd is op vooraf goedgekeurde gegevens, zijn er vrijwel geen correcties meer nodig voordat de factuur in de administratie wordt verwerkt. Voor freelancers betekent dat vaak een snellere betaling. Voor consultancyorganisaties zorgt het voor meer voorspelbaarheid in de financiële administratie.
In een consultancyomgeving lopen inkoopfacturen en verkoopfacturen vaak parallel. De uren van een externe consultant worden bijvoorbeeld eerst gefactureerd aan het bureau, waarna het bureau diezelfde uren weer doorfactureert aan de eindklant. Wanneer beide facturatiestromen vanuit de goedgekeurde uren ontstaan, sluit het proces automatisch op elkaar aan.
Wat doet selfbilling software?
Om selfbilling effectief toe te passen, speelt software een belangrijke rol. De kracht van selfbilling ontstaat namelijk wanneer urenregistratie, projectbeheer en facturatie met elkaar verbonden zijn. In software zoals Yoobi worden uren bijvoorbeeld eerst geregistreerd in een projectomgeving. Zodra deze uren zijn goedgekeurd, ontstaat automatisch een selfbilling factuur voor de externe professional. Daarmee verdwijnen verschillende handmatige stappen uit het proces. De factuur bevat automatisch de juiste gegevens zoals btw-nummer, factuurnummer en projectinformatie. Bovendien werkt het systeem met een aparte factuurnummerreeks per leverancier, zodat de administratie overzichtelijk blijft.
Grip op groeiende flexibele schil
De rol van externe professionals in consultancy groeit nog steeds. Bedrijven bouwen steeds vaker een flexibel netwerk van specialisten rondom projecten en klanten. Dat maakt het belangrijk om processen rondom uren, projecten en facturatie goed in te richten. Zonder duidelijke structuur groeit de administratieve last namelijk net zo hard mee als het aantal externe professionals. Selfbilling helpt om die groei beheersbaar te houden. Plan een demo en kijk direct mee in de software.
