Yoobi ontwikkelt door!

Bij Yoobi staan we nooit stil en blijven we continu onze software verbeteren én vernieuwen. Op korte termijn komt automatische rapportdeling beschikbaar. Ook is de onkostenmodule flink verbeterd en werken we aan een volledig nieuwe module. We vertellen je graag meer.  

Nieuw in Yoobi: automatische rapportdeling

In Yoobi zijn tal van standaardrapporten beschikbaar. Een flink aantal van deze rapporten wordt door onze gebruikers met regelmaat gedeeld met hun eigen collega’s of klanten. Deze rapporten worden gedownload in pdf of Excelformaat en vervolgens per e-mail verzonden. Bij Yoobi zijn we dol op automatiseren en daarom introduceren we: automatische rapportdeling. Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar vanaf eind juni 2023.

Wens van gebruiker

‍
Bij Yoobi verbeteren we onze software continu. Dit doen we vaak aan de hand van wensen van onze gebruikers. Zo ook in dit geval. Via onze supportafdeling dienen gebruikers een wens in en vervolgens onderzoeken wij of het mogelijk is deze wens te realiseren. Door rapportdeling te introduceren verbeteren we het gebruiksgemak voor een zeer groot deel van onze gebruikers.  

Wat is rapportdeling?

‍
Door automatische rapportdeling te introduceren wordt het mogelijk om op door jouw bepaalde momenten een door jou geselecteerd standaardrapport in Yoobi automatisch met jouw collega’s of klanten te delen. Hiermee bespaar je de tijd van handmatig werk én vergeet je nooit (tijdig) een rapport te versturen.

Hoe werkt rapportdeling?

‍
Wanneer je naar de standaardrapporten in Yoobi navigeert (Menu > Rapporten) zie je alle rapporten die voor jou beschikbaar zijn. Selecteer het rapport dat je wilt delen en open dit. Aan het rapportscherm is een nieuwe knop toegevoegd ‘Rapportdeling’

Met deze knop opent een overzicht van alle rapportdelingen van het betreffende rapport. Wanneer er nog geen rapportdeling is, opent de nieuwe rapportdeling-popup

In dit scherm bepaal je de instellingen voor dit rapport:

• Kies de relatie
• Kies de contactpersoon
  Filter het rapport met de gewenste filters, en klik vervolgens op rapportdelingen om het rapport te delen
• Kies de herhaaltermijn (dagelijks, wekelijks, maandelijks, per kwartaal)
• Kies welk type document je wilt delen (pdf, Excel of beide)
• Kies voor een standaard template (liggend) of andere template
• Pas, indien gewenst, de standaard e-mail aan

Wanneer je al deze instellingen hebt bepaald klik je op de rode knop ‘Nieuwe Rapportdeling’. Vanaf nu wordt jouw rapport automatisch gedeeld met de betreffende ontvanger.  

Wanneer je het rapport met meerdere mensen wilt delen dan doorloop je de stappen opnieuw. Het is niet mogelijk om het rapport vanuit 1 pop-up met meerdere mensen te delen. Wanneer je manager of beheerder bent in Yoobi dan vind je via Beheer > Rapportdelingen een overzicht van alle gedeelde rapporten.  

‍
Vernieuwde onkostenmodule

‍
Eerder vertelden we je al meer over de wijzigingen in de Onkostenmodule. De afgelopen weken hebben we hard doorgewerkt en het resultaat mag er zijn: vanaf 23 juni is de vernieuwde onkostenmodule voor iedereen beschikbaar!  

We sommen de belangrijkste wijzigingen beknopt voor je op:  

• Vernieuwd uiterlijk
• Meerdere bonnetjes aan 1 declaratie toevoegen wordt mogelijk
• Het wordt mogelijk om over een totaalbedrag meerdere btw-tarieven te berekenen

Nieuwe module voor inkoop

‍
Een aantal van onze gebruikers hebben aangegeven dat Yoobi nóg completer zou zijn wanneer we een Inkoopmodule ontwikkelen. We hebben goed nieuws: deze spiksplinternieuwe module laat nog even op zich wachten maar komt er in 2023 nog aan! We konden echt niet wachten om jullie hier alvast wat meer over te vertellen. We trappen af met het ontwerp zoals het er nu staat:

‍

Wat wordt er mogelijk met de Inkoopmodule?  

‍
Met de Inkoopmodule wordt het mogelijk om inkoopfacturen in Yoobi te plaatsen en deze, wanneer nodig, door te belasten met een verkoopfactuur. Voor het doorbelasten wordt een regie-order gebruikt.

Daarnaast biedt de Inkoopmodule inzicht. Doordat het mogelijk is om inkoopfacturen in Yoobi te plaatsen ontstaat er een volledig beeld van projectkosten inclusief de inkoopkosten. Net zoals in de andere modules wordt ook voor deze module met de tabbladen en kaartjes gewerkt. Inzicht in projectinkoop verkrijg je straks via het projectdashboard op de tab ‘Inzicht’. We lichten alvast een tipje van sluier op met het voorlopig ontwerp van de inzichttab:

Onderhanden werk

‍
Uit het gebruikersonderzoek voor deze module kwam naar voren dat voor het inzicht ook onderhanden werk van belang is. Uiteraard proberen we dit op een goede manier te verwerken in de Inkoopmodule.

‍

De verschillende fases bij de ontwikkeling van de Inkoopmodule

‍
Het ontwikkelen van een nieuwe module kost veel tijd en gaat in een aantal fases. De ontwerpfase is inmiddels afgerond. Tijdens deze fase heeft onze UX-designer Zoya flink wat informatie verzameld bij onze gebruikers om zo te beslissen wat er absoluut niet mag ontbreken in de Inkoopmodule. Al deze informatie heeft ze verwerkt tot een visueel ontwerp.

Een wens die naar voren is gekomen is de mogelijkheid om inkoopfacturen in te lezen in Yoobi. We streven ernaar om dit in een later stadium, na het beschikbaar maken van de Inkoopmodule, te realiseren.  

De volgende fases zijn het daadwerkelijk ontwikkelen en testen van de module. Naast dat we het intern volledig gaan testen betrekken we hier in een later stadium ook gebruikers bij. Op deze manier vergaren we belangrijke feedback en weten we zeker dat we straks een dijk van een module neerzetten voor jullie.  

Onze ontwikkelaars staan te popelen om te beginnen met het ontwikkelen van deze module. We houden jullie via ons blog en de nieuwsbrief op de hoogte van de ontwikkelingen.

‍