Iedereen wil verandering, maar niemand wil zélf veranderen. Dus wordt nieuwe bedrijfssoftware niet altijd even vriendelijk ontvangen in je bedrijf. Die weerstand hoort er nu eenmaal bij en daarom werk je direct een plan uit mét concrete acties om weerstand te voorkomen.
Mensen hebben een hekel aan verandering omdat het onzekerheid met zich meebrengt. Als je nieuwe software introduceert, verandert het werk van je medewerkers. De vraagtekens die daardoor ontstaan, veroorzaken angst en weerstand bij je medewerkers. Je brein geeft nou eenmaal de voorkeur aan voorspelbaarheid, zekerheid en stabiliteit. Om medewerkers echt aan boord te krijgen is het belangrijk dat je ze laat zien dat het uiteindelijk een stap voorwaarts is. In dit blog lees je 5 tips om weerstand te voorkomen.
1. Geef je mensen voldoende tijd
Als je zelf het project leidt om nieuwe software te introduceren, dan denk je al snel dat de implementatie het grootste struikelblok wordt. Dit vergt tijd en moet zorgvuldig en doordacht gebeuren. Toch is er een veel grotere uitdaging: je medewerkers overtuigen om die nieuwe software volledig te omarmen. Deze factor wordt vaak onderschat tijdens de zoektocht naar nieuwe software. Hoeveel tijd het kost om medewerkers aan boord te krijgen is niet vooraf te bepalen. Dat hangt af van factoren zoals bedrijfsgrootte en -cultuur, en de complexiteit van de software.
Wat hierin ook belangrijk is: werken medewerkers nu met een ander pakket, of is werken met bedrijfssoftware volledig nieuw? Stel vooraf een moment vast waarop je de software gaat gebruiken en begin ruim van tevoren met de juiste mensen betrekken. Zeker als je meerdere lagen in je bedrijf hebt en managers ook op hun beurt weer hun eigen teams mee moeten krijgen.
Theorie van gepland gedrag
Werk hierbij met de theorie van gepland gedrag, een theorie die al jaren gebruikt wordt bij het voorspellen en verklaren van het gedrag van een individu. De theorie bestaat uit 3 pijlers:
Attitude
Dit is de ‘wij-willen-dit'-factor. Hierin wordt gekeken of een individu positief of negatief tegen een verandering aankijkt. Als iemand iets leuk vindt of er een duidelijke winst te behalen valt dan is de kans groter dat deze persoon meegaat in de verandering. Zorg er daarom voor dat tijdens deze fase er minimaal 3 positieve uitkomsten zijn wanneer de software wordt geïntroduceerd.
Sociale druk
Dit is de ‘zij-willen-dit'-factor, heel simpel gezegd, als een individu denkt dat andere belanghebbenden positief zijn en het idee omarmen, dan zijn ze veel eerder geneigd hierin mee te gaan. Eigenlijk is dit sociale of groepsdruk. Pas dit toe op een grotere groep mensen en een bedrijf wordt veel meer welwillend om mee te gaan in de verandering.
Bekwaamheid
Dit is het ‘wij-regelen-dit’-gevoel. Maak je de verandering laagdrempelig dan wordt er geloofd dat de individu de controle heeft. Als iedereen in je bedrijf ervan overtuigd is dat ze genoegmiddelen en expertise hebben om de verandering naar het werken met bedrijfssoftware waar te maken, voelen ze meer controle over het implementeren van deze verandering.
2. Waardeer de ideeën van je mensen
Je voorkomt veel weerstand door je medewerkers al vanaf het begin af aan te betrekken in het traject. Nog vóórdat je beslist hoe het werk verandert. De expertise zit bij je medewerkers: zij weten vaak hoe het werk beter en efficiënter georganiseerd wordt en hebben wellicht al ervaring met verschillende softwarepakketten. Sta open voor hun inbreng en ideeën. Als je daarmee aan de slag gaat, neem je al veel weerstand weg. Blijf tijdens dit proces continu luisteren naar de ideeën van je medewerkers en als je een idee naast je neerlegt, zorg er dan voor dat je uitlegt waarom er voor een ander idee is gekozen.
3. Zet je mensen aan het stuur
Het is een utopie om al je medewerkers bij alle beslissingen te betrekken. Kies op basis van de innovatietheorie de belangrijkste belanghebbenden die positief tegenover het idee staan. De theorie van Everett Rogers beschrijft hoe snel verschillende type mensen verandering omarmen, zo heb je de innovators, pioniers, voorlopers,achterlopers en achterblijvers. Ons advies is om een projectgroep samen te stellen met innovators en pioniers. Uit zijn onderzoek blijkt dat aanvaarding als een waterval werkt: elke groep beïnvloedt de volgende. Achterblijvers volgen op den duur, vergeet niet om in de tussentijd wel hun vragen en zorgen serieus te nemen en zorgvuldig en uitgebreid te beantwoorden. Doe je dit niet? Dan haken ze af.
4. Kies voor bottom-up
Een andere weg om te bewandelen: draai het om en begin op de werkvloer. Laat een aantal eindgebruikers de software testen. Zodra die enthousiast zijn, geven ze dit aan bij hun leidinggevenden. Zodra ook die de voordelen ervaren, gaat het weer een trapje hoger in de managementstructuur, tot je het juiste beslissingsniveau bereikt. Het voordeel van deze methode is dat in elke ronde mensen meedenken over praktische inzetbaarheid van de software. En het allerleukste: het volledige bedrijf maakt kennis met de nieuwe software vóór de directie beslist. Dat neemt al veel angst voor onzekerheid weg.
5. Start klein en fijn
Begin klein, kies voor een softwarepakket dat met je bedrijf meegroeit. Werk je nu nog in losse systemen of Excel, begin dan met alleen het registreren van uren en ga zo steeds een stapje verder totdat je een volledig pakket hebt waarin je veel werkzaamheden stroomlijnt en automatiseert. Deze aanpak werkt goed voor kleine bedrijven tot 25 medewerkers. Ben je al groter gegroeid en stap je over? Kies dan wel direct voor een groter pakket maar begin op 1 of enkele afdelingen.
Dit is een interessante aanpak om draagvlak te creëren bij je medewerkers. In die testperiode los je niet alleen de praktische zaken op, ook eventuele weerstand neem je weg. Voorwaarde is wel dat je goed luistert naar de testgroep. Misschien is dat wel de sleutel tot succesvolle verandering: luisteren naar je mensen.
