Hoe uren- en verlofsoftware de salarisadministratie vereenvoudigd

Uren- en verlofregistratie wordt gezien als een bijzaak waar organisaties zo min mogelijk tijd aan willen besteden. Dit is gek, want naast dat het ontzettend belangrijk is levert het kiezen voor goede uren- en verlofregistratiesoftware juist alleen maar voordelen op. Het minimaliseert fouten, bespaart tijd én stroomlijnt processen.

‍Software koppelen met je salarisoplossing

‍De basis om je salarisadministratie te vereenvoudigen is het koppelen met een oplossing die bi-directioneel gegevens uit kan wisselen. Hiermee stuur je belangrijke informatie heen en weer tussen de twee systemen.Zo stuur je vanuit je salarisadministratie de basisinformatie over de medewerkers door. Vervolgens registreren medewerkers uren of verlof en stuurt de koppeling dit direct naar de salarissoftware.

‍Verlof eenvoudig & snel regelen

‍In Nederland is het wettelijk verplicht om verlof vast te leggen. Als werkgever ben je verplicht inzicht te verschaffen wanneer verlofdagen verlopen en hoeveel verlof een werknemer nog tegoed heeft. Als werknemer ben je verplicht schriftelijk verlof aan te vragen zodat je werkgever dit goed kan keuren.In veel organisaties gebeurt dit nog met Excel, losse e-mails of via de ouderwetse verlofkaart. Dit is niet alleen een tijdrovende klus, het zorgt er ook voor dat er fouten gemaakt worden en er weinig overzicht is.

‍Moeiteloos proces

‍Met verlofsoftware zorg je voor een moeiteloos proces voor jezelf en je werknemers. Werknemers vragen via het systeem snel & eenvoudig verlof aan en hebben altijd inzicht in hun actuele verlofsaldo.Als werkgever regel je alle types verlof overzichtelijk in 1 systeem. Van (boven)wettelijk tot ADV en zwangerschaps- of ouderschapsverlof tot seniorendagen. Ook verwerk je op een eenduidige manier tijd-voor-tijd of extra ingekocht verlof.

‍Bespaart tijd en minimaliseert fouten

‍Voor zowel werkgevers als werknemers: verlof regelen in een hiervoor ontwikkeld systeem bespaart iedereen tijd én het minimaliseert fouten. Omdat het geautomatiseerd wordt voorkom je vragen over verlofsaldo van werknemers. Ook worden er geen fouten gemaakt. Je voert een verlofregeling immers in aan hand van het contract. Hierdoor wordt jaar in, jaar uit het juiste verlofsaldo toegekend. Oók wanneer een werknemer bijvoorbeeld meer of minder uren gaat werken wordt de aanpassing in het verlofsaldo direct doorgevoerd.

‍Inzicht in verlof

‍Met verlofregistratie krijg je inzicht in alle verlofaanvragen. Hierdoor is het verlof van medewerkers beter te plannen. Vakantietijd? Geen probleem, je ziet precies welke medewerkers wanneer verlof aanvragen en je reageert hier snel en adequaat op zodat het verlof van werknemers goed verdeeld is over de vakantieperiodes.Ook zorgt verlofsoftware voor inzicht in verlofsaldi van je werknemers. Zo weet je wanneer verlofuren komen te vervallen en anticipeer je hier tijdig op. Attendeer bijvoorbeeld werknemers op vervallende verlofuren of voer een verlofmutatie door om vervallen verlof te voorkomen.

‍Urenregistratie als aanvulling op de salarisadministratie

‍Het correct registreren van uren is de basis voor de salarisverwerking. De regelmatige full- of parttime werkweek bijhouden is niet zo belangrijk, maar er zijn tal van situaties wanner dit wel van groot belang is. Bijvoorbeeld wanneer je werkt met onregelmatigheids-, weekend- of overwerktoeslag of wanneer je werkt met oproep- of flexkrachten.

‍Altijd de juiste gegevens voor de loonstroken

‍Wanneer werknemers niet iedere maand dezelfde diensten of aantal uren werken dan zijn er dus ook iedere maand andere gegevens nodig voor de salarisverwerking. Wanneer dit handmatig gebeurt kost je dit zeeën van tijd. Met urenregistratiesoftware voeren werknemers snel en eenvoudig uren in via desktop of app. De leidinggevende keurt de uren goed en de salariskoppeling doet de rest. Zonder enige moeite beschik je als salarisadministrateur over de correcte gegevens voor de loonstrook. Je bespaart dus niet alleen tijd, je voorkomt ook fouten!

‍Je zorgt beter voor je werknemers

‍Het is natuurlijk fantastisch wanneer processen gestroomlijnder verlopen, je tijd bespaart en je minder fouten maken. Maar het gebruik van gedegen uren- en verlofsoftware zorgt er gewoonweg ook voor dat je beter voor je werknemers zorgt.Omdat je zoveel inzicht hebt zie je het sneller wanneer een werknemer structureel overwerkt of wanneer er weinig verlof wordt opgenomen. Wanneer je hier tijdig op acteert voorkom je opgebrande of vermoeide medewerkers en zo beïnvloed je het ziekteverzuim én de algehele medewerkers tevredenheid op een positieve manier.