De meerwaarde van digitaal registreren en accorderen

Yoobi heeft het proces van registreren en accorderen volledig ingericht, zodat een urenstaat eenvoudig langs alle partijen gaat en er duidelijkheid is bij iedereen. Wat vinden onze klanten van deze werkwijze en welke voordelen ervaren zij? 


 


Wat is een registratie?
Een registratie is het vastleggen van uren, aantallen of kilometers in de timesheet. Elke aanpassing die je doet op een cel uit de timesheet, slaat Yoobi automatisch op. Deze instelling zorgt er voor dat er geen gegevens verloren gaan.

Wanneer worden de meeste registraties gedaan?
Iedereen maand verwerkt onze server (gemiddeld) ruim 211.112 registraties. De meeste registraties worden op werkdagen gemaakt. Ruim 8 keer zo veel als in het weekend. Met de maandag als absolute uitschieter.

Timesheet sluiten
Zodra medewerkers hun gewerkte uren hebben ingevuld, sluiten ze die periode (een week of maand) van de timesheet af. Yoobi biedt de urenstaat automatisch te controle aan bij de projectmanager of externe opdrachtgever, per e-mail. Hij of zij beoordeelt de uren, waarna er intern goedkeuring voor de uren kan worden gegeven. Dit kan via de app of webversie. Zodra de uren door alle partijen zijn goedgekeurd, worden de uren toegekend aan het (verlof)saldo van de medewerker en staan de uren klaar voor facturatie.

Yoobi voegt een bijlage toe aan de factuur, met daar op de naam van de externe opdrachtgever die de uren heeft goedgekeurd. Dit kan handmatig of automatisch,
je stelt dit zelf in. 


Dit heldere proces van digitaal accorderen zorgt voor:

  • Duidelijkheid over de uren bij alle partijen
  • Sneller akkoord op de gewerkte uren
  • Kortere tijd tot de facturatie
     

Sneller akkoord door digitaal goedkeuren

‘’Al onze opdrachtgevers werken met Yoobi, zonder dat zij hier een account voor hoeven aanmaken. Geen gedoe meer met wachtwoorden en inlog gegevens, maar direct uren accorderen vanuit de e-mail. Laagdrempelig en professioneel. Voor ons is dit het grootste pluspunt van Yoobi”. Aldus Cengiz Cetintas, partner bij Connect Professionals. 

Minder tijd kwijt aan de administratie    

Yoobi heeft het proces van registreren en accorderen volledig ingericht en ondersteund met automatische taken. Je hebt op ieder moment inzicht in de voortgang en status van de uren. Yoobi stuurt notificaties als een beoordeling te lang op zich laat wachten. Zo bevorderd Yoobi een vlotte verwerking van geregistreerde uren.

De ervaring van onze klanten
Ook Corpo Mission en Orginals hebben hun urenregistratie gedigitaliseerd met Yoobi en namen afscheid van werkbriefjes. Welke voordelen behalen zij door te werken met Yoobi?  

Heldere en eenduidige werkwijze

Het grootste voordeel voor Corpo Mission zit in de tijdwinst en uniformiteit van de urenregistraties. Iedereen levert zijn of haar uren op dezelfde manier aan. Bas Monster: “Omdat het digitaal is en er herinneringsmails worden verzonden, hebben wij de geaccordeerde uren snel binnen. De facturatie is daarna met 1 druk op de knop geregeld. Yoobi heeft als bijkomend voordeel dat het een modulair pakket is en meegroeit met onze organisatie”.

Altijd complete controle

Marco van Zanten, van Originals: “Door Yoobi beschik ik over een volledig overzicht van openstaande en geaccordeerde uren, van medewerkers en opdrachtgevers. Met als voordeel dat ik niets meer hoeft af te drukken of te scannen. Zo zijn we digitaal van begin tot het eind”.
 

Inzicht in (declarabele) uren

Om de declarabiliteit van medewerkers te bewaken, gebruik je het rapport ‘Declarabiliteit medewerkers’. Het rapport toont hoeveel uur medewerkers hebben geregistreerd en hoeveel uur daarvan zij declarabel waren, in uren en als percentage. Yoobi zet dit ook af tegen de contracturen.  

 

Wil je meer informatie?
Heb je interesse in onze oplossing voor urenregistratie of extern accorderen,
neem contact op met Jessica of Bram, via sales@yoobi.nl
of bel naar: +31 (0)181 69 76 70. 
Zij vertellen je graag meer.

 

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!

 

  • Gepubliceerd op:
    09-05-2017
  • Gemaakt door:
    Sarah Kocken
  • Bijgewerkt op:
    15-04-2019
  • Tag:
  • Delen:
    Delen