De meerwaarde van digitale urenregistratie en digitaal uren accorderen

Digitale urenregistratie is 1 van de belangrijkste aspecten wanneer je op projectbasis werkt. Toch ziet niet iedereen de meerwaarde in van urenregistratie en het digitaal accorderen van uren. Wij laten je zien dat je meer uit je werk haalt met slimme functionaliteiten.

Wat is digitale urenregistratie?

‍Een registratie is het vastleggen van uren, aantallen of kilometers in de timesheet. Ook is het mogelijk om te registreren of er op kantoor of thuis wordt gewerkt. Ideaal om hiermee aan de vernieuwde regelgeving omtrent de thuiswerkvergoeding te voldoen. Elke registratie die je invoert in de timesheet wordt real-time en automatisch opgeslagen. Zo gaan er nooit registraties verloren. Door de digitale urenregistratie heb je altijd alle gegevens bij de hand.

Meer voordelen van urenregistratie

‍Door uren te registreren zorg je voor meer inzicht op alle vlakken van je onderneming. Je krijgt inzicht in hoeveel tijd medewerkers kwijt zijn aan bepaalde activiteiten. Hierdoor krijg je automatisch ook inzicht in je declarabiliteit en winstgevendheid van je projecten. Met de inzichten uit de digitale urenregistratie stuur je snel bij wanneer je bijvoorbeeld budgetten dreigt te overschrijden. Ook zijn deze inzichten een perfecte basis voor toekomstige offertes.  

‍Urenregistratie is feitelijk ons belangrijkste stuk software. Wij detacheren mensen, dus het gaat om uren. Het moet gewoon goed geregeld zijn, anders gaan we heel snel failliet. Zonder juiste urenregistratie hebben we geen idee wat we aan wie moeten factureren, dus samen met de salarissoftware is dit de basis van ons bedrijf’. 
- Levi Reuhmann | doen'r -

Om bijvoorbeeld de declarabiliteit van medewerkers te bewaken, gebruik je het rapport ‘Declarabiliteit medewerkers’. Het rapport toont hoeveel uur medewerkers hebben geregistreerd en hoeveel uur daarvan zij declarabel waren, in uren en als percentage. Yoobi zet dit ook af tegen de contracturen. Naast dit rapport zijn er nog meer handige rapporten beschikbaar.  

Wanneer worden de meeste registraties gedaan?  

‍In de eerste helft van 2022 verwerkten wij gemiddeld 592.282 registraties per maand. De meeste registraties worden op werkdagen gemaakt. Nog geen 2% van de registraties wordt gemaakt gedurende het weekend. Op dinsdag worden de meeste registraties gemaakt. Van alle gemaakte registraties is ruim 93% een urenregistratie. De overige procent betreft kilometers of aantallen.  

Helder proces vol voordelen

‍Het volledige proces van uren, aantallen en kilometers registreren levert een hoop voordelen op. De digitale urenregistratie inclusief digitaal accorderen is een helder proces met 4 stappen.  

1. Registratie(s) invoeren  

2. Periode (week of maand) afsluiten  

3. Afgesloten periodes worden automatisch ter beoordeling aan projectmanager of externe opdrachtgever aangeboden om digitaal te accorderen. Via de desktop of de Yoobi app.  

4. Zodra de registraties door alle partijen zijn goedgekeurd, worden de uren toegekend aan het (verlof)saldo van de medewerker en staan de uren klaar voor facturatie. Aan de factuur wordt een bijlage toegevoegd met daar op de naam van de externe opdrachtgever die de uren heeft goedgekeurd.  

Dit heldere proces van digitaal accorderen levert alleen maar voordelen op. Zo zorg je voor duidelijkheid over de registraties bij alle betrokken partijen, een sneller akkoord op de registraties én een kortere tijd tot de facturatie. Een extra mogelijkheid in het volledige proces is het toevoegen van selfbilling. Dit is een ideale oplossing wanneer je veel met ingehuurde krachten werkt. En past perfect bij de digitale urenregistratie en digitaal accorderen.

Minder tijd kwijt door digitale urenregistratie

‍Yoobi heeft het proces van registreren en accorderen volledig ingericht en ondersteund met automatische taken. Je hebt op ieder moment inzicht in de voortgang en status van de uren. De snelheid van het accorderen wordt bevorderd door het versturen van notificaties wanneer een beoordeling te lang op zich laat wachten. Doordat je continu inzicht hebt in de status van de registraties verlopen alle processen sneller en ben je minder tijd kwijt aan je administratie. Je hoeft immers niet non-stop mensen zelf te herinneren en je schakelt snel wanneer iemand achterloopt met registraties.  

‍

Omdat het digitaal is en er herinneringsmails worden verzonden, hebben wij de geaccordeerde uren snel binnen. De facturatie is daarna met 1 druk op de knop geregeld. Yoobi heeft als bijkomend voordeel dat het een modulair pakket is en meegroeit met onze organisatie"
- Bas Monster | Corpo Mission -

‍

‍Meer weten?  

‍Benieuwd wat urenregistratie en digitaal accorderen voor een verschil maakt voor jouw processen? Neem dan contact op via sales@yoobi.nl. Onze specialisten helpen je graag bij het ontdekken van de voordelen voor jou en het samenstellen van jouw ideale pakket. Benieuwd naar de ervaringen van onze gebruikers? Lees dan de klantverhalen op onze website.

‍