Digitale urenregistratie is vaak een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Niet iedereen staat hierom te springen. We delen 5 tips om de weerstand op digitale urenregistratie weg te nemen.
Uren registreren hoort erbij. Hoe voorkom je dat het schrijven van uren wordt uitgesteld en vergeten? Gebruikersgemak is een belangrijk aspect waarmee je de drempel verlaagt. Maar ook het gevoel wat digitale urenregistratie oproept bij medewerkers speelt mee. We geven je 5 tips om weerstand op digitale urenregistratie weg te nemen.
1. Waarom wordt er gebruikt gemaakt van digitale urenregistratie?
Het is belangrijk dat je als werkgever aangeeft waarom digitale urenregistratie belangrijk is voor de organisatie. Vaak is het doel een efficiënte(re) administratie voeren. De digitale urenregistratie wordt hierbij gebruikt als basis voor het facturatieproces. Daarom is het belangrijk dit goed op orde te hebben. Met een kloppende digitale urenregistratie krijgen de collega’s van de financiële afdeling minder vragen over facturen én wordt het voor hen eenvoudiger om direct de juiste factuur te maken. Daarnaast is de transparantie die je biedt goed voor de relatie met opdrachtgevers.
De win-win van digitale urenregistratie zit hem dan ook in de tijdswinst voor je financiële afdeling én de verbeterde klantrelatie door het bieden van transparantie over waaraan geregistreerde uren worden besteed.
2. Van controle naar vrijheid
Digitale urenregistratie is ideaal in het ‘nieuwe werken’. Er komt meer inzicht in gewerkte uren. Wanneer mogelijk binnen jouw organisatie, bied je hiermee ook een mate van vrijheid aan medewerkers. Het wordt eenvoudiger om, wanneer nodig, uren te compenseren of overuren uit te laten betalen. Alles is immers overzichtelijk geregistreerd. Oók thuiswerkdagen registreer je eenvoudig. Hierdoor is het voor de salarisadministratie direct duidelijk of er een reiskosten- of thuiswerkvergoeding uitgekeerd moet worden.
Het is dus niet alleen belangrijk voor jou, digitale urenregistratie biedt ook voordelen voor je medewerkers. De weerstand zal direct afnemen wanneer je de voordelen voor de werknemer duidelijk communiceert.
3. Inzicht
Door middel van digitale urenregistratie op project- of klantbudgetten wordt inzichtelijk gemaakt ‘waar de tijd blijft’. Met deze inzichten stuur je vervolgens beter op het gebied van projectmanagement en projectplanning. Doordat de planning beter wordt neemt de werkdruk voor medewerkers ook af, je weet immers hoeveel capaciteit er nodig is en hierdoor wordt overwerk automatisch beperkt. Kortom, nog een voordeel voor al je medewerkers.
4. Voer je uren in via een App
Gebruiksgemak is een belangrijk aspect om de drempel bij digitale urenregistratie te verlagen. Zorg er daarom voor dat medewerkers op de hoogte zijn van alle mogelijkheden. Laat ze, bijvoorbeeld, de digitale urenregistratie regelen via een mobiele app. Het is in zowel de desktop als mobiele applicatie van Yoobi mogelijk om weken te kopiëren. Wanneer een medewerker gedurende een langere periode aan hetzelfde project werkt kost digitale urenregistratie op deze manier nog minder tijd.
Met de mobiele app registreer je uren altijd en waar je ook bent. Gebruiksgemak aan alle kanten.
5. Gebruik geïntegreerde software
Oftewel, een complete oplossing waarbij verschillende functies in een pakket zijn samengevoegd. Want met goede software ondervang je het complete proces van urenregistratie en bespaar je tijd. De overzichtelijke timesheet en app maken het invoeren van uren eenvoudig en snel. Onze uitgebreide rapportages geven een actueel inzicht in de data.
Benieuwd naar de voordelen van digitale urenregistratie voor jouw organisatie? Neem contact met onze specialisten of vraag direct een vrijblijvende demo aan.