In 3 stappen naar datagedreven werken

Wat betekent datagedreven werken?

Datagedreven werken draait om het gebruiken van informatie als ondersteuning bij keuzes en beslissingen. Binnen je organisatie bestaat al veel informatie. Denk aan gegevens over projecten, capaciteit, uren, klantvragen of werkzaamheden binnen teams. De uitdaging zit vaak in de vraag welke informatie relevant is. Datagedreven werken betekent daarom vooral bewust kijken naar de gegevens die dagelijks beschikbaar zijn en bepalen welke inzichten bijdragen aan jouw organisatie.

Draait datagedreven alleen om technologie?

Bij het onderwerp data gaat de aandacht vaak direct naar systemen en rapportages. Maar zorg dat eerst duidelijk is welke informatie belangrijk voor je is en waarom. Een dashboard vol cijfers geeft bijvoorbeeld weinig richting wanneer onduidelijk blijft wat die cijfers vertellen. Meer informatie leidt niet zomaar automatisch tot meer inzicht. Datagedreven organisaties beginnen vaak met eenvoudige vragen:

• Welke informatie gebruiken we vandaag al?  

• Welke keuzes maken we regelmatig?  

• Welke inzichten helpen om die keuzes beter te onderbouwen?  

Welke eerste stap brengt overzicht?

De eerste stap draait om inzicht krijgen in bestaande informatie. Je verzamelt stiekem meer gegevens dan je denkt. Alleen staat die informatie vaak verspreid over verschillende systemen, bestanden of afdelingen. Door eerst in kaart te brengen welke gegevens beschikbaar zijn, zorg je voor overzicht. Je ziet waar informatie vandaan komt, wie ermee werkt en hoe gegevens vandaag worden gebruikt binnen jouw organisatie.

Waarom vormen duidelijke doelen de tweede stap?

Wanneer overzicht ontstaat, volgt de vraag: wat wil je weten? Datagedreven werken draait niet om zoveel mogelijk cijfers verzamelen, maar om informatie die helpt om richting te geven aan keuzes. Daarom is een helder doel hebben belangrijk. Misschien wil jouw organisatie beter inzicht krijgen in werkdruk. Of ontstaat er behoefte aan meer zicht op capaciteit, projectvoortgang of productiviteit. Door een duidelijk vertrekpunt te kiezen, ontstaat er focus.

Hoe ontstaat de derde stap in de praktijk?

De derde stap draait om het gebruiken van inzichten in dagelijkse werkzaamheden. Juist daar ontstaat de echte waarde van data. Wanneer informatie onderdeel wordt van gesprekken, overleggen en besluitvorming, groeit inzicht uit tot een vast onderdeel van de manier van werken binnen je organisatie. Teams kijken naar wat er gebeurt en welke vervolgstappen logisch zijn. Vaak ontstaat al veel waarde door regelmatig stil te staan bij ontwikkelingen en patronen die zichtbaar worden binnen jouw organisatie.

Wat heeft datagedreven werken te maken met betrokkenheid?

Data staat nooit los van mensen, want achter ieder cijfer zitten werkzaamheden, keuzes en processen die dagelijks plaatsvinden binnen teams. Daarom ontstaat datagedreven werken ook vanuit samenwerking. Wanneer medewerkers begrijpen waarom informatie belangrijk is en hoe inzichten bijdragen aan hun werk, groeit betrokkenheid vanzelf. Daardoor ontstaat meer draagvlak en wordt informatie ook daadwerkelijk gebruikt in de praktijk.

Hoe herken je datagedreven werken in de praktijk?

Datagedreven werken herken je niet aan grote rapportages of ingewikkelde analyses. Vaak zit het juist in kleine momenten: teams die bewuster prioriteiten bepalen, leidinggevenden die ontwikkelingen sneller herkennen. Of medewerkers die informatie gebruiken om werkzaamheden beter af te stemmen. Inzicht wordt dan onderdeel van dagelijkse keuzes. Dit zorgt voor de ondersteuning van een manier van werken waarin overzicht en richting centraal staan.

De eerste stap begint met inzicht

Datagedreven werken ontstaat niet in 1 keer, maar groeit vanuit overzicht, duidelijke doelen en het gebruiken van inzichten in de dagelijkse praktijk. Juist door klein te beginnen ontstaat een sterke basis voor verdere ontwikkeling.

In dit eerste blog heb ik gekeken naar 3 stappen richting datagedreven werken. In het volgende blog zoom ik verder in op een onderdeel dat vaak wordt onderschat: definities. Want wanneer iedereen iets anders verstaat onder dezelfde cijfers, ontstaat er ruimte voor verschillende interpretaties. Hoe zorg je voor duidelijkheid binnen data en rapportages?

Over de auteur

Bram Roodenburg is accountmanager bij Yoobi. In zijn rol houdt hij zich bezig met sales en relatiebeheer. Al meer dan 15 jaar helpt hij gebruikers en prospects dagelijks meer inzicht en grip te krijgen door data die wordt verzameld in Yoobi, of het nu gaat om omzetcijfers, geregistreerde uren of projectbudgetten, de inzichtmodule kent geen geheimen voor hem.

“In 2009 ben ik begonnen bij Yoobi. In die tijd deden we nog trajecten onder de naam Mijnuren Online. Ik vind het leuk dat bedrijven op zoek zijn naar oplossingen en dat we samen met hen een Yoobi omgeving neerzetten, die hen écht verder helpt en waar ze tevreden mee zijn.”

‍