Succesvol een urenregistratiesysteem kiezen

Het is zover, je bent op zoek naar de beste urenregistratie, facturatie en/of CRM voor jouw organisatie. In dit blog delen we niet alleen tips maar ook een handige lijst die je helpt bij het maken van je keuze.



Wanneer je binnen je organisatie op projectbasis werkt, dan factureer je vaak op basis van gewerkte uren. Wanneer uren niet goed worden geregistreerd, dan krijg je te maken met omzetlekkage. In andere woorden, uren worden gewerkt maar niet gefactureerd. Maar ook wanneer je op basis van fixed price werkt is het belangrijk om te weten of het project het aantal uren kost wat je hebt ingeschat. 
 Kortom, het is tijd om op zoek te gaan naar een bij jou passende software oplossing voor urenregistratie.
 

Urenregistratie: een onmisbare basis

Voordat je op zoek kunt naar een passend systeem is het belangrijk om te weten waarom urenregistratie belangrijk en wat het je brengt. Urenregistratie is een onmisbare basis. Met een goede urenregistratie krijg je antwoord op vragen zoals: hoeveel uren worden er nog gefactureerd, heb ik voldoende mensen en uren beschikbaar en wat is de prognose voor de rest van het jaar?
 

Urenregistratie als basis voor de financiële afdeling

Een sluitende urenregistratie is de basis voor de financiële afdeling. Zonder geregistreerde uren valt er immers niets te facturen. Wanneer de basis van dit proces goed op orde is en ook de tariefafspraken juist worden vastgelegd, loopt de facturatie op rolletjes en voorkom je vragen en creditnota's.
 

Urenregistratie als basis voor verbetering

Urenregistratie biedt inzichten op het gebied van performance. Je ziet bijvoorbeeld precies hoeveel declarabele uren een medewerker maakt of hoeveel tijd een bepaalde opdracht heeft gekost. Hierdoor stuur je beter op de cijfers en gaat je rendement omhoog.
 

Urenregistratie als basis voor de toekomst

Wanneer je al enige tijd uren registreert, dan gebruik je dit als basis voor de toekomst. Je hebt inzicht in het werkelijke resultaat van gerealiseerde opdrachten en hiermee schat je beter in, hoeveel uren je moet offreren aan nieuwe opdrachtgevers.
 

Succesvol oriënteren

Werk je al met een urenregistratiesysteem, maar is dit niet langer de perfecte match? Of ben je op zoek naar een manier om processen binnen je organisatie te verbeteren? Wat de reden ook is, je ziet ruimte voor verbetering.
Het begint allemaal met het oriëntatieproces. Tijdens deze fase onderzoek je de mogelijkheden. Ze zeggen niet voor niks: een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat het duidelijk is wat je zoekt vóór je de verschillende mogelijkheden gaat vergelijken.
 

3 tips voor een succesvolle oriëntatiefase

Er zijn meer softwareleveranciers dan je op één hand kan tellen. Ze allemaal uitgebreid vergelijken is niet haalbaar. We geven drie tips zodat je de oriëntatiefase succesvol doorloopt.

Tip 1: Verzamel intern informatie
Stap 1 is intern informatie verzamelen. Zorg ervoor dat je in kaart hebt gebracht welke afdelingen met de software gaan werken. Denk hierbij niet alleen aan de voor de hand liggende zoals de operationele, financiële & HR afdeling. Vaak hebben ook de salarisadministratie, planning en IT hier mee te maken.

Betrek de juiste medewerkers bij de oriëntatie. Door draagvlak te creëren vergroot je de kans op een succesvolle implementatie. Maak hierbij een duidelijk onderscheid tussen strategische en operationele stakeholders. Verzamel informatie over wat belangrijk is in het nieuwe systeem, of beter nog: wat hen frustreert in het huidige systeem.

Tip 2: Formuleer duidelijke doelen
Nadat je het net intern hebt opgehaald zul je ontdekken dat je snel genoeg tot een gezamenlijk doel komt dat alle afdelingen dient. Een veel voorkomend doel bij het kiezen van software is procesoptimalisatie om zo fouten te verminderen én tijd te besparen. Een ander doel kan zijn om het als basis voor beslissingen te gebruiken. Het correct en zorgvuldig registreren van uren zorgt voor waardevolle inzichten. Denk dan ook goed na over welke informatie je in het systeem stopt én welke informatie wil je er vervolgens uit halen.

Tip 3: Stel een lijst op met duidelijke criteria
Stel een lijst op met criteria waar de software aan moet voldoen. Met deze lijst vink je eenvoudig af of een softwarepakket wel of niet voldoet aan de gestelde criteria. Zo komt er uiteindelijk een duidelijke shortlist uit waarmee je gaat testen. Denk bij het opstellen van deze lijst aan criteria voor alle afdelingen. Hulp nodig? Download dan deze voorbeeldlijst.

Testen & kiezen
Na uitgebreid oriënteren is het tijd om te testen. Neem ook hier weer de tijd voor. Je wilt in deze fase zeker weten dat je het pakket kiest wat het beste aansluit bij je wensen. Het kiezen van een nieuw softwarepakket is tenslotte niet een klus die je met regelmaat opnieuw wilt doen. Zorg er tijdens het testen voor dat alle betrokken afdelingen de onderdelen testen welke zij straks gaan gebruiken.

Na deze fase is je organisatie er klaar voor. Je gaat de toekomst fris tegemoet met het beste softwarepakket! Onze specialisten staan voor je klaar en helpen je graag bij het kiezen voor een passende oplossing. Neem contact op via sales@yoobi.nl of vul dit formulier in

 

  • Gepubliceerd op:
    05-01-2022
  • Gemaakt door:
    Bram Roodenburg
  • Bijgewerkt op:
    01-06-2022
  • Tag:
  • Delen:
    Delen