Naast de ontwikkelingen zoals, bijvoorbeeld, het verbeteren van de onkostenmodule werken we ook aan andere verbeteringen die minder groot lijken maar wel het gebruik van Yoobi sterk verbeteren. Zo hebben we afgelopen maand het wachtwoordbeleid aangepast en krijg je binnenkort de notificaties niet meer los maar per dag gebundeld. We vertellen je er graag meer over.
Notificaties in Yoobi
Vanuit de software worden er veel verschillende notificaties gestuurd. Zo krijgen beheerders/projectmanagers tal van notificaties voor het goedkeuren van timesheets, projecten of verlof. Eerder vertelden we je al hoe wij ervoor zorgen dat alle notificatie e-mails aankomen.
Doordat wij dit inzichtelijk hebben gemaakt werd het duidelijk dat beheerders/projectmanagers soms tot wel 50 e-mails per dag krijgen. Hier komt binnenkort verandering in. Op 18 mei wijzigen wij in Yoobi de instelling hoe vaak je e-mails met notificaties ontvangt. Hierdoor wordt het aantal losse e-mails sterk verminderd.
Notificaties bundelen
Standaard ontvang je voor iedere notificatie een losse e-mail. Dit wordt aangepast naar 1 e-mail per dag. In deze e-mail bundelen we de notificaties. Zo zie je in 1 oogopslag welke acties je moet uitvoeren. Ontvang je toch liever een e-mail per notificatie? Dit is, uiteraard, mogelijk. Stel dit dan zelf weer in. Dit doe je onder Mijn Profiel > Instellingen > Notificaties.
Notificaties voor Extern Accorderen
Wanneer je gebruik maakt van Extern Accorderen dan is het ook mogelijk om notificaties te bundelen. Dit is echter niet standaard ingesteld. Wel notificaties bundelen? Ga da naar Beheer > Instellingen > Projecten en kies hier voor 'samenvatting (dagelijks)'. Wanneer je dit aanpast ontvangen externe accordeurs iedere dag een e-mailnotificatie met een overzicht met daarin de uren die klaar staan om geaccordeerd te worden.
Het belang van het verminderen van e-mailverkeer
Voor jou, als Yoobi gebruiker, neemt het aantal e-mails af en wordt het ook direct overzichtelijker. Het voordeel voor ons is dat onze betrouwbaarheid als e-mail verzender gewaarborgd blijft. Wanneer we een groot aantal e-mails, zoals deze notificaties, sturen dan worden onze e-mails gezien als minder zinvol door e-mailproviders. Dit heeft tot gevolg dat de betrouwbaarheid van Yoobi als afzender lager wordt omdat e-mails als SPAM worden gezien. Iets wat we, uiteraard, willen voorkomen.
We merken dat veel e-mails die wij versturen niet worden geopend. Ook dit is een reden dat e-mailproviders e-mails als SPAM zien. Naast dat de betrouwbaarheid afneemt, omdat ze als SPAM worden ervaren is er ook geen noodzaak om ze te sturen wanneer ze niet geopend worden door de ontvanger.
Voor welke notificaties is dit van toepassing?
Deze verbetering is van toepassing voor een flink aantal notificaties. Welke dit zijn zie je in de afbeelding hieronder. De notificaties zijn afhankelijk van je rol in Yoobi. Het is dan ook mogelijk dat jouw scherm er anders uitziet. Onder Mijn Profiel > Instellingen > Notificaties stel je zelf in hoe en wanneer je welke notificaties ontvangt.
Wachtwoordbeleid aangepast
We schreven eerder al een blog over de veiligheid van jouw Yoobi wachtwoord. Onlangs hebben we ook het wachtwoordbeleid van Yoobi aangepast. In de oude situatie waren de standaardeisen summier. Voorheen was het criterium dat het wachtwoord uit minimaal 6 tekens moest bestaan. Hier komt nu meer keuze in waardoor je een veiliger wachtwoordbeleid voert. Dit is, bijvoorbeeld, belangrijk voor een ISO-9001 certificering. Op organisatieniveau kies je nu zelf voor een bepaalde wachtwoordsterkte.
Basis of Fort Knox?
In totaal zijn er 4 verschillende gradaties voor het instellen van een wachtwoord, van basis tot Fort Knox. Sowieso is het niet meer mogelijk om enkel leestekens te gebruiken. Bij alle mogelijkheden is het zowel verplicht om een kleine letter als hoofdletter in het wachtwoord te verwerken. Ook moet er een cijfer in verwerkt zijn. Bij de meer uitgebreidere opties zijn de eisen voor lengte langer en moet er, bijvoorbeeld, een speciaal teken in het wachtwoord verwerkt worden. In totaal zijn er 4 gradaties.
Wachtwoordgeldigheid instellen
Het is nu ook mogelijk om een wachtwoordgeldigheid in dagen toe te voegen. Standaard staat deze waarde op ‘0’. Dit betekent dat gebruikers een wachtwoord niet opnieuw in hoeven te stellen. Gebruikers krijgen 7 dagen voor het verlopen van hun wachtwoord een e-mailnotificatie met link om het wachtwoord aan te passen. Wanneer hier niet binnen 7 dagen op geanticipeerd wordt, volgt er na het inloggen een pop-up in Yoobi waarin ze verplicht het wachtwoord aan moeten passen. Het instellen van de moeilijkheidsgraad van het wachtwoord en de geldigheid doe je als beheerder onder Beheer > Instellingen > Gebruikersaccounts.
Vragen?
Mocht je vragen hebben over deze nieuwe mogelijkheid dan stel je deze snel en eenvoudig via de blauwe help & support knop in jouw persoonlijke Yoobi omgeving.
.webp)
