Klantcase Hamstra en Partners

Hamstra & Partners is een groeiend organisatieadviesbureau gespecialiseerd in beloningsvraagstukken (compensation & benefits), beloningsbeleid en organisatie-inrichting. Opgericht in 2010 en op dit moment bestaan ze uit een team van 9 consultants met daarnaast een uitgebreid netwerk van experts op het gebied van beloning, arbeidsvoorwaarden en HR analytics, die op projectbasis ingezet worden ter ondersteuning van de advieswerkzaamheden. Een van de mensen in het team van Hamstra & Partners is Rien Nijman en twee jaar geleden was hij medeverantwoordelijk voor de keuze voor Yoobi. Inmiddels werken zij ruim twee jaar met de modules voor urenregistratie, verlof, facturatie en crm.

Onze organisatie groeide qua projecten en mensen en zo ontstond de behoefte aan meer controle op beide onderdelen. Ik zocht daar een oplossing voor. Yoobi stond in eerste instantie niet op de shortlist, maar via ons boekhoudpakket iMuis kwam Yoobi in beeld. Vervolgens heb ik vrij grondig gekeken of Yoobi kan wat we willen en dat bleek zo te zijn.

‍
Naast dat Yoobi voldoet aan onze eisen is het laagdrempelig voor onze gebruikers. Daarnaast vind ik het prettig dat het een Nederlands bedrijf is met korte lijnen.

Voordelen van Yoobi
Het werken met Yoobi heeft ons veel opgeleverd. Het voornaamste is dat we nu beschikken over een complete projectadministratie en de uren netjes worden bijgehouden. Voorheen registreerden we alles handmatig in MS Excel en dat was foutgevoelig. Ook het direct vanuit het systeem kunnen factureren is een belangrijke functionaliteit voor ons en scheelt veel tijd.
‍
Data visualiseren
De koppeling met de API is erg prettig. De rapportages in Yoobi vond ik niet goed genoeg. Althans, niet de rapportages die wij belangrijk vinden. Dat hebben we opgelost door gebruik te maken van de API en te koppelen met de dashboardingtool Klipfolio. Hiermee kan ik naast de operationele projectinformatie vanuit Yoobi ook commerciële en financiële informatie presenteren.

Deze koppeling stelt mij in staat om real-time gegevens te presenteren. Zo kan ik bijvoorbeeld op maandagochtend de relevante cijfers van de vorige week laten zien en weet iedereen precies op welke projecten we aan het werk zijn geweest, hoeveel uren er geschreven zijn, en hoeveel uren we declarabel zijn geweest. Andere dashboards geven inzicht in de commerciële pijplijn en de voorgang van lopende projecten zodat we ook concreet vooruit kunnen kijken. Op maand en kwartaalbasis presenteer ik vervolgens weer andere informatie. Altijd up-to-date en zonder allerlei Excel werk en discussies over de waarde van de cijfers. In feite faciliteer ik op deze wijze het juiste gesprek tussen onze mensen.

De gegevens staan klaar zodra het dashboard wordt geopend. Zo spelen we kort op de bal en kunnen we direct naar de goede dingen kijken.  

‍
Ondersteuning  
Ik ben eerst zelf aan de slag gegaan met Klipfolio om dit ik wilde weten hoe het werkt en om te kijken of het voor ons zou kunnen werken. Het support-team van Yoobi me hierbij geholpen met uitleg bij vragen en door dingen aan te passen in de API, waardoor de koppeling goed werkt.

De medewerkers bij Yoobi proberen het goed neer te zetten voor een klant. Ze denken met je mee en voeren verbeteringen door waar dat kan. Mijn ervaring met andere oplossingen is, dat dit ook echt totaal anders kan zijn. Hoe ze omgaan met dingen die je onderweg tegen komt is waardevol voor ons als klant.

Ambities
Met Klipfolio beschik ik snel over bruikbare informatie en behaal ik snel resultaat. Maar ik zou dit wel verder willen uitwerken en medewerkers inzicht willen geven in hun persoonlijke data en data ook op andere manieren laten zien. Daarom kijken we op dit moment naar Power BI. Een ander punt van aandacht zijn onkostendeclaraties van medewerkers. De Yoobi oplossing hiervoor heb ik bekeken en men heeft dit mooi ingericht. Voor ons is hierbij het nadeel dat de Yoobi onkostendeclaratiemodule niet is gekoppeld met Imuis, hier worden deze declaraties ingeboekt en van hieruit doen wij de betalingen. Daar wil ik later dit jaar nog eens naar kijken. Maar overall zijn wij als gebruiker tevreden over Yoobi als oplossing en wij kunnen het elk bedrijf in de professional services aanraden.

‍
Voor meer informatie over de dienstverlening van Hamstra & Partners bezoek je de website. Heb je een vraag over hun werkwijze en de mogelijkheden voor jouw bedrijf, neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.

Klipfolio is een cloudbased tool waarmee je dashboards kunt maken en is eenvoudig te koppelen door middel van een API. De kracht van Klipfolio zit in het vertalen en ombouwen van data naar visuele custom (maatwerk) klips.‍