Verwerkersovereenkomst Yoobi NL

Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de Opdrachtbevestiging tussen Partijen overeengekomen op ............ (Hierna: “de Overeenkomst”)

Partijen

  • Klant;(Hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”);
  • e-dynamics B.V. gevestigd aan de Curieweg 7 te Spijkenisse, handelend onder de naam Yoobi, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24302692 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer V. Egt in zijn hoedanigheid als directeur
    (Hierna: “Verwerker”);

In aanmerking nemende dat

  • De Verwerkingsverantwoordelijke beschikt over persoonsgegevens van diverse betrokkenen;
  • De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalde vormen van verwerking wil laten verrichten door de Verwerker, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen aanwijst;
  • Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende werkzaamheden verricht
    • Systeemoplossing voor het registreren en bijhouden van uren in het kader van projectmanagement, bijhouden van klantgegevens, contactpersonen en registreren van verlofuren van medewerkers
  • Verwerker zal Persoonsgegevens alleen in het kader van voornoemd omschreven doel verwerken en slechts voor zover noodzakelijk voor de uitvoering daarvan en uitsluitend in overeenstemming met deze Overeenkomst.
  • Verwerker zal op grond van deze Overeenkomst de volgende soort Persoonsgegevens kunnen verwerken:
    • Voornaam, achternaam, voorletters
    • Gebruikersnaam
    • wachtwoord
    • E-mailadres
    • Geslacht
    • Personeelsnummer
    • Geboortedatum
    • BSN
    • IBAN nummer
    • Ziekteverzuim
    • Contractgegevens
  • De Persoonsgegevens hebben betrekking op de volgende categorie:
    • Werknemers van Verwerkingsverantwoordelijke
    • Relaties en contactpersonen van Verwerkingsverantwoordelijke
  • Verwerker bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten, zoals beschreven in Verordening (EU) 2016/679 van het Europese Parlement van 27 april 2016 en de Nederlandse wet -en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
  • Partijen hun rechten en plichten voor de verwerking van deze Persoonsgegevens schriftelijk wensen vast te leggen middels deze verwerkersovereenkomst
    (hierna: “Verwerkersovereenkomst”)
 

Zijn als volgt overeengekomen

Artikel 1. Doeleinden van de verwerking

  1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.
  2. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Verwerkersovereenkomst plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
  3. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld, Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet in de Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
  4. De Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker neemt geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.
  5. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van de Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.

Artikel 2. Verplichtingen Verwerker

  1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet -en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet -en regelgeving op gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Hierna: “AVG”).
  2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
  3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van de Verwerker.

Artikel 3. Verwerkingsregister

  1. Verwerker houdt, conform de AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten, die zij ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke hebben verricht (Hierna: “Verwerkingsregister”).
  2. Indien voor een nieuwe verwerking onder deze Verwerkersovereenkomst een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, of voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, verplicht mocht zijn, dan zal Verwerker hieraan haar medewerking verlenen voor zover noodzakelijk en redelijk. Verwerker kan hiervoor redelijke kosten in rekening brengen bij Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 4. Verdeling van de verantwoordelijkheid

  1. Verwerker stelt ten behoeve van de verwerkingen ICT-middelen ter beschikking, die door Verwerkingsverantwoordelijke te gebruiken zijn voor de hierboven genoemde doelen. Verwerker verricht alleen schriftelijke opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkingen.
  2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
  3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze overeenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
  4.  Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte als een instructie, naar haar mening, een inbreuk maakt op de wet- en regelgeving.
 

Artikel 5. Beveiliging

  1. Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van de persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
  2. Verwerker heeft in ieder geval de volgende maatregelen genomen zoals beschreven in bijlage 1: “Yoobi Security Briefing d.d. 16-5-2018”.
  3. ​Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.

Artikel 6. Meldplicht

  1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk in verband met persoonsgegevens; tenzij de inbreuk redelijkerwijs geen risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van individuen) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 uur, nadat het lek bij hem bekend is geworden op de hoogte van het datalek
  2. De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens.
  3. De meldplicht behelst in ieder geval:
  • het melden van het feit dat er een lek is geweest.
  • een beschrijving van het datalek, inclusief de categorieën en het aantal betrokkenen
  • de inhoud van de Persoonsgegevens
  • datum en tijdstip van het incident
  • samenvatting waardoor het datalek kon ontstaan
  • een beschrijving van de gevolgen en mogelijke risico’s voor de betrokkenen
  • de contactgegevens van aanspreekpunt van de Verwerker waar meer informatie kan worden opgevraagd.
  • een beschrijving van de genomen maatregelen om de negatieve gevolgen van het datalek te beperken.

Artikel 7.  Afhandeling van verzoeken van betrokkenen

  1. In het geval dat een betrokkene een verzoek met betrekking tot zijn persoonsgegevens richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.

Artikel 8. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

  1. Verwerker zorgt ervoor dat eenieder, waaronder haar werknemers, vertegenwoordigers en/of subverwerkers, die betrokken zijn bij de verwerking van de Persoonsgegevens die Verwerker ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Overeenkomst, als vertrouwelijk behandelen en bewerkstelligt dat voor eenieder die betrokken is bij de verwerking van de Persoonsgegevens een geheimhoudingsovereenkomst/beding is gesloten. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
 

Artikel 9. Audit

  1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits te laten uitvoeren door een onafhankelijke derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit de verwerkersovereenkomst en alles dat daar direct een verband mee houdt.
  2. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
  3. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door de Verwerker worden beoordeeld en kunnen, naar eigen goeddunken van Verwerker en op de wijze zoals Verwerker zelf bepaalt, worden doorgevoerd door Verwerker.
  4. Een controle mag de bedrijfsactiviteiten van de Verwerker niet onnodig verstoren.
  5. De kosten van de audit worden door Verwerker gedragen.

Artikel  10. Inzet Subverwerkers                              

  1. ​Verwerkingsverantwoordelijke verleent Verwerker hierbij toestemming om bij de verwerking onderaannemers (Subverwerkers) in te schakelen. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke tijdig op de hoogte stellen van iedere voorgenomen nieuwe of te wijzigen Subverwerker, en Verwerkingsverantwoordelijke in de gelegenheid stellen hiertegen schriftelijk bezwaar te maken. Wanneer Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt, zullen partijen hierover in overleg treden om tot een oplossing te komen.
  2. Verwerker zal aan Subverwerkers minimaal dezelfde of soortgelijke verplichtingen opleggen als voor zichzelf uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien en toezien op de naleving daarvan door Subverwerker.  
  3. Verwerker blijft volledig aansprakelijk jegens Verantwoordelijke voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan Subverwerkers. 
  4. De inzet van Subverwerkers in een land buiten de Europese Economische Ruimte is toegestaan mits aan de wettelijke vereisten hiervoor is voldaan.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

  1. ​De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst is per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar van Verwerker in het betreffende geval uitkeert. Indien de verzekeraar niet uitkeert, dan is de aansprakelijkheid van Verwerker beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over de drie maanden voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
  • schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
  • redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker ertoe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
  • redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
  • redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.
  • een administratieve boete van de Autoriteit Persoonsgegevens.
  1. De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet behalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
  2. De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Verwerker of haar bedrijfsleiding.
  3. Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst slechts indien Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
  4. Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.
  5. Verwerker zal op eerste verzoek van de Verwerkersverantwoordelijke het verzekeringscertificaat doen toekomen.
 

Artikel 12. Duur en beëindiging

  1. ​Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door (digitale) ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.
  2. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
  3. Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn deze en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen binnen 1 tot 2 maanden.
  4. Verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor het downloaden van alle gegevens voordat de Overeenkomst wordt beëindigd.
  5. Partijen mogen deze overeenkomst alleen wijzigen met wederzijdse instemming.

Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

  1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
  2. Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.
  3. Wanneer een wijziging in de privacywetgeving daartoe aanleiding geeft, treden Partijen in overleg om te bezien of en hoe deze Verwerkersovereenkomst gewijzigd moet worden.

Aldus overeengekomen en getekend,

Verwerker

Verwerkingsverantwoordelijke

Naam: 

Naam: 

Functie: 

Functie: 

Datum: 

Datum: 

 

 

Handtekening:
 

 

Handtekening: 
 

 

Bijlage 1 beveiligingsmaatregelen, architectuur en gegevensverzameling

Yoobi is een online webapplicatie voor CRM, projecten, urenregistratie, verlof- en verzuimuren, planning en facturatie. De webapplicatie is geheel ontwikkeld door Yoobi (juridische naam e-dynamics B.V.) Alle software development, dienstverlening rond software en inrichting en bijbehorende documentatie worden in eigen beheer gedaan.

e-dynamics B.V. heeft voor al haar online diensten de expertise en dienstverlening ingehuurd van Site4U B.V. te Wageningen. Dit is een gespecialiseerde hosting partij. Site4U B.V. heeft haar netwerk ondergebracht in het datacenter van BIT, te weten Bit 2A te Ede. Beiden zijn ISO gecertificeerd.

[ De overige onderdelen van de bijlage worden niet publiekelijk gepubliceerd.]