Zo zorg je voor een betere bedrijfsvoering

1. Urenregistratie 

‍Wanneer je binnen je organisatie op projectbasis werkt, dan factureer je vaak op basis van gewerkte uren. Wanneer uren niet goed worden geregistreerd, dan krijg je te maken met omzetlekkage. In andere woorden, uren worden gewerkt maar niet gefactureerd. Maar ook wanneer je op basis van fixed price werkt is het belangrijk om te weten of het project het aantal uren kost wat je hebt ingeschat.  

Om het probleem van gelekte omzet of budget overschrijding te voorkomen is een goede registratie van uren belangrijk. Bijvoorbeeld in systemen die time sheets bijhouden. Belangrijk is om dit proces zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken voor eindgebruikers. Systemen die in de cloud werken en via een smartphone te gebruiken zijn vallen daarom in de smaak. 

Een accurate urenregistratie biedt daarnaast voor het management een aantal bijkomende voordelen. Zij krijgen via rapportages in no-time overzichtelijk hoeveel uur aan wat wordt besteed. Ook is het vaak mogelijk om te koppelen met Business Intelligence tools voor nóg specifiekere inzichten.  

Zo stuur je op projectresultaat en interne werkzaamheden. Het wordt met urenregistratie inzichtelijk hoeveel gewerkte uren declarabel zijn. Een KPI die in flink wat sectoren van groot belang is. 

De verschillende inzichten op het gebied van omzetlekkage en accurate registratie zijn vervolgens een solide basis voor toekomstige projecten en/of offertes. 

2. Efficiënt factureren 

‍Facturen betaald krijgen is van essentieel belang voor iedere organisatie. Veel organisaties werken nog met Excel als basis voor de administratie en facturering. Hier komt veel handmatig werk bij kijken. De foutmarge neemt significant toe en je bent onnodig tijd kwijt aan fouten herstellen, creditnota’s maken en vragen beantwoorden. 

Een ander nadeel aan een Excel-administratie: het is niet gekoppeld aan een boekhoudpakket. Hierdoor is er geen compleet zicht op de betaalstatus en dus het werkkapitaal. Automatisering van financiële systemen zorgt ervoor dat er werk uit handen genomen wordt. Denk hierbij aan het automatisch versturen van betaalherinneringen en het draaien van rapportages. 

Kortom, je zorgt voor een gestroomlijnd proces van A tot Z.  

3. Optimaal relatiemanagement 

‍De laatste tip richt zich op het sales & marketingproces. Investeer in relaties en zorg voor een goed CRM-systeem. Hiermee ben en blijf je in controle. Wanneer je (nog) geen CRM-systeem gebruikt loop je tegen allerlei uitdagingen aan. Denk hierbij aan het mislopen van nieuwe klanten of een niet tijdige opvolging van leads in je sales funnel. 

Enkele voorbeelden van uitdagingen: Een salespersoon wil een prospect benaderen, maar heeft niet de juiste gegevens. Of een leidinggevende die geen inzicht heeft in de lopende prospects en de sales funnel. Of: een salescampagne die niet het rendement oplevert waarop werd gehoopt.  

Met een goed CRM-systeem heeft de sales-afdeling continu inzicht in prospects en kunnen accountmanagers en sales professionals duidelijke offertes uitbrengen. Ook heeft het management altijd inzicht in de status van de salesfunnel, stelt Yoobi.  

Doordat er te alle tijde zicht is op de status van lopende verkopen, worden er belangrijke inzichten verkregen op het gebied van sales. Hoe lang duurt het proces van prospect naar klant? Welke prospects converteren wel of juist niet? Met het antwoord op deze vragen stuurt de marketingafdeling nog gerichter op de juiste prospects. Wanneer dit proces zich blijft herhalen wordt de salesfunnel van steeds hogere kwaliteit. 

Bonus tip: Combineer het in één oplossing 
Er zijn veel bedrijven die uren, facturatie en CRM in één pakket aanbieden. Vaak zelfs meer, zoals verlof, onkosten en planning. Hier vind je handige tips om je succesvol te oriënteren op software die bij jouw organisatie past.  

‍