Hoe efficiënt werk jij? Hoe goed plan je je dag? Hoeveel krijg je gedaan in een week? Productiviteit ligt niet alleen bij de inzet van je medewerkers, maar zegt veel meer over het resultaat van hoe werk is georganiseerd. Ga niet voor harder werken en kies juist voor slimmer inrichten. Door processen zo vorm te geven dat werk logisch stroomt, informatie beschikbaar is en medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht. In dit eerste blog van de reeks kijken we waarom productiviteit begint bij processen, en wat er gebeurt als die basis ontbreekt.
Wat is productiviteit?
Productiviteit is meer dan alleen harder of sneller werken. Er zijn maar zoveel uren in een dag, en je wilt tot het beste resultaat komen zonder je medewerkers daarin te verliezen. Wanneer productiviteit afhankelijk wordt van individuele inzet, ontstaat er druk. Medewerkers gaan langer door, schakelen sneller en proberen meer tegelijk te doen. Dat lijkt even te werken, maar is zelden duurzaam. Echte productiviteit ontstaat wanneer het werk zelf klopt. Wanneer taken logisch op elkaar aansluiten, er duidelijkheid is over prioriteiten en wanneer je medewerkers niet telkens opnieuw hoeven uit te zoeken hoe iets moet. Met andere woorden: productiviteit zit in de structuur van het werk.
Wat gebeurt er als processen niet goed zijn ingericht?
In organisaties waar processen niet helder zijn, zie je vaak dezelfde patronen terug. Werk blijft liggen, overdrachten gaan mis en informatie moet steeds opnieuw worden opgezocht of gecontroleerd. Omdat het systeem je medewerkers niet ondersteunt, ontstaat er vertraging in het proces. Denk aan situaties waarin:
- Taken niet duidelijk zijn belegd;
- Informatie verspreid staat over verschillende plekken;
- Prioriteiten regelmatig veranderen zonder duidelijke reden.
In zulke omgevingen wordt productiviteit een uitdaging. Medewerkers zijn namelijk te veel tijd kwijt aan afstemmen, zoeken en herstellen.
Hoe zorgen goed ingerichte processen voor meer productiviteit?
Wanneer processen wél goed zijn ingericht, ontstaat er iets anders: rust en voorspelbaarheid. Werk loopt door zonder dat het voortdurend onderbroken wordt door vragen of onduidelijkheden. Dat betekent niet dat alles vastligt. Integendeel. Goede processen maken duidelijk wat de bedoeling is, terwijl er ruimte blijft voor eigen invulling. Het effect daarvan merk je direct:
- Minder misverstanden in samenwerking;
- Minder afhankelijkheid van individuen;
- Snellere besluitvorming doordat informatie beschikbaar is.
Wat vraagt dit van jouw organisatie?
Procesmatig werken vraagt om bewustwording, waarbij je let op wat er gebeurt en hoe het gebeurt. Dat begint met vragen stellen: hoe loopt werk nu eigenlijk door je organisatie? Waar ontstaan vertragingen? Waar zitten onduidelijkheden? Door processen inzichtelijk te maken, zie je waar verbetering mogelijk is. Vaak zijn dat geen grote veranderingen, maar kleine aanpassingen die samen een groot effect hebben. Belangrijk daarbij is dat processen niet losstaan van mensen. Ze moeten namelijk aansluiten op hoe jouw medewerkers werken.
Hoe herken je productiviteit in de praktijk?
Productiviteit is zichtbaar in cijfers, maar komt ook terug in de manier van werken en wat het resultaat daarvan is. In organisaties waar processen goed zijn ingericht, merk je dat direct: overleggen zijn korter en duidelijker, taken worden snel opgepakt en nieuwe collega’s vinden sneller hun weg. Je merkt op dat medewerkers hun tijd besteden aan werk dat direct bijdraagt aan het geheel. Zo ga je sneller richting je doelen en blijft je medewerkerstevredenheid hoog.
Wanneer wordt productiviteit een vast onderdeel?
Productiviteit wordt pas duurzaam wanneer het een onderdeel is van hoe je naar werk kijkt. Stel jezelf de vraag: hoe organiseren we werk zo dat productiviteit vanzelf ontstaat binnen ons bedrijf? Organisaties die die stap maken, blijven zichzelf verbeteren. Je bent namelijk ook bewust bezig met de weg richting productiviteit. Dat sluit aan bij een bredere ontwikkeling die draait om inzicht hebben in processen. Door beter te organiseren, ontstaat er groei die je eenvoudiger begeleidt.
Verhoog de productiviteit binnen jouw bedrijf
Productiviteit is geen kwestie van harder werken, maar van slimmer organiseren. Goed ingerichte processen zorgen voor duidelijkheid en medewerkers richten zich op wat echt belangrijk is. In dit blog hebben we de basis gelegd: productiviteit begint bij processen. In het volgende blog maken we het concreter. Welke functionaliteiten helpen om die processen te ondersteunen en productiviteit te verhogen? We lichten 5 praktische mogelijkheden uit die direct bijdragen.
Over de auteur
Jurelyn van Kapel-Doelslamet is inside sales specialist bij Yoobi. Ze is verantwoordelijk voor de verkoop van de software en het onderhouden van klantrelaties. Naast (online) demo's, houdt ze zich bezig met het verwerken van orders en opstellen van offertes. Een gezonde kijk op productiviteit draagt bij om de salesdoelstellingen te behalen.
Na wat omzwervingen in de zorg en de corporatiewereld, kwam ik in 2019 weer terug bij waar ik begonnen was: de ICT. Met mijn affiniteit met IT zat het wel goed, mijn marketingervaring was mooi meegenomen, de locatie was ideaal, alleen de functie was nog onbekend terrein. Inmiddels haal ik veel plezier uit de rol, het team, de gesprekken en het samenwerken.”
.webp)
